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Come Usare Software PDF nei Documenti dei Sistemi di Gestione Qualità

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2022-04-11 19:40:29 • Filed to: How-Tos • Proven solutions

I sistemi di gestione della qualità sono essenzialmente una raccolta di protocolli, procedure e altra documentazione finalizzata al raggiungimento di standard di qualità predefiniti. Pertanto, i documenti di un Sistema di Gestione della Qualità o QMS devono essere accessibili centralmente da tutti i dipendenti di un'organizzazione, indipendentemente dalla loro posizione. Nella maggior parte dei casi, ci sono standard di qualità unici per ogni reparto o divisione, e questo può richiedere che alcune parti del sistema siano bloccate ad altri. Qualunque sia la necessità, il formato PDF svolge un ruolo fondamentale nella manutenzione dei documenti di un QMS. In questo articolo, esploreremo gli strumenti ideali necessari per gestire e mantenere un tale ecosistema di documentazione e come aiutano a organizzare le risorse, e daremo anche uno sguardo più da vicino ad alcuni dei processi coinvolti nell'utilizzo di strumenti PDF in un ambiente QMS.

Parte 1. Perché un Editor PDF Professionale è Importante

Poiché gran parte della documentazione deve essere archiviata per un facile recupero, i repository QMS e le banche di dati sono spesso conservati come documenti PDF. Ciò consente una facile distribuzione, una visibilità globale e l'uso di strumenti di sicurezza, insieme a tanti altri fattori.

Introduciamo PDFelement, la soluzione PDF più economica, completa e flessibile che si possa trovare. Il motivo per cui PDFelement è un editor PDF molto ricercato è che copre tutte le funzioni tipicamente utilizzate per mantenere i documenti di un Sistema di Gestione della Qualità, come descritto di seguito:

Crea: PDFelement può convertire centinaia di tipi di file in file PDF, quindi se si dispone di fogli di calcolo, grafici, testo, immagini, pagine web, eBook o qualsiasi altro formato di file, è possibile consolidare le informazioni in PDF per un'accessibilità facile e sicura.

Converti: È inoltre possibile convertire documenti specifici nei loro formati nativi per la modifica, in seguito ai quali possono essere aggiunti al file master PDF. Questo permette di tenere sempre aggiornate le informazioni.

Modifica: Testo, immagini, collegamenti ipertestuali e altri contenuti possono essere modificati direttamente nel file PDF utilizzando PDFelement.

Unisci: I documenti chiave di un sistema di gestione della qualità possono essere raggruppati e uniti per consolidare le informazioni correlate. I file uniti avranno una prima pagina aggiuntiva contenente il nome di ciascuno dei documenti che sono stati uniti per creare il file master.

Organizza: Le pagine PDF possono essere aggiunte, cancellate, riordinate, estratte, ruotate, ecc., consentendo di riorganizzare rapidamente il contenuto per soddisfare le esigenze in continua evoluzione della tua organizzazione.

Sicurezza: La sicurezza delle password per un impresa può essere implementata in tutti i documenti di un Sistema di Gestione della Qualità per garantire che solo il personale autorizzato possa modificare le informazioni. Altri possono essere autorizzati a visualizzare, stampare e copiare il contenuto.

Per tutti questi motivi, PDFelement è l'editor PDF preferito per la maggior parte delle iniziative di gestione della qualità.


Parte 2. Applicazioni del Formato PDF nei Sistemi di Gestione Qualità

1. Cos'è un QMS o Sistema di Gestione Qualità?

Come abbiamo visto brevemente, un QMS è una raccolta di documenti che delineano come specifici obiettivi di qualità dovrebbero essere raggiunti, e le migliori pratiche per raggiungerli. Ciò comporta principalmente l'uso di una vasta documentazione sotto forma di manuali di qualità, standard di funzionamento, documenti di procedura, liste di controllo di qualità e tipi simili di contenuto.

Mentre ci sono diversi modi per gestire tali flussi di lavoro di documenti, i requisiti di un QMS sono chiari:

  • Le informazioni devono essere accessibili SOLO ai dipendenti pertinenti a cui tali informazioni si riferiscono
  • I file dovrebbero essere facilmente condivisibili, sia tramite URL o come allegati di file
  • Le informazioni devono essere correttamente catalogate e indicizzate per una migliore ricerca

Considerando questi fattori, gli strumenti che PDFelement offre coprono completamente la gamma di requisiti per la manutenzione dei documenti di un sistema di gestione della qualità. Diamo un'occhiata ad alcuni di questi requisiti.

2. Come Firmare un PDF

I PDF in un QMS avevano sempre bisogno di essere approvati da un capo divisione o da un capo dipartimento. Per questo, può essere utilizzata la funzione di firma elettronica in PDFelement.

sign document

3. Come Applicare la Protezione con Password

I documenti che sono ampiamente diffusi non devono essere modificati in alcun modo. Ciò può essere ottenuto implementando misure di sicurezza come restrizioni basate su password, che è possibile con PDFelement.

password setting


Parte 3. Applicazione del PDF nei Documenti di Controllo dei Protocolli Operativi

I documenti QMS devono anche essere gestiti correttamente per l'efficienza, la ricerca e la condivisione sicura. Ecco alcuni processi che coprono questi requisiti.

1. Come Combinare gli Attuali Standard per i Documenti

La funzione Combina PDF può essere utilizzata per unire più file in un unico file PDF. Questo può essere fatto facilmente con l'aiuto di PDFelement come mostrato di seguito:

Passo 1. Nella nuova finestra, clicca su Combina PDF.

combine pdf

Passo 2. Ora puoi trascinare i file nell'interfaccia per aggiungerli alla coda. Puoi anche aggiungere il pulsante in basso per importare file, cartelle e documenti attualmente aperti.

Passo 3. Riordina i file nella coda se necessario.

Passo 4. Nel pannello laterale destro, puoi scegliere di combinare tutti i file nella coda o inserire un nuovo documento in tutti i file in coda.

Passo 5. Una volta impostati i parametri, fai clic su Applica e quindi scegli una posizione per archiviare il file PDF unito.

2. Come Impostare un Segnalibro

I segnalibri PDF sono utili quando si cerca un documento per una sezione specifica o quando è necessario aggiornare le informazioni in una particolare parte del file. Tali segnalibri possono essere impostati facilmente con PDFelement.

Passo 1. Una volta aperto il file, fai clic sull'icona del pannello laterale in alto a sinistra e seleziona Segnalibri per vedere il riquadro Segnalibri.

add bookmark

Passo 2. Scorri fino alla pagina in cui vuoi aggiungere il primo segnalibro.

Passo 3. Nella parte inferiore del riquadro, fai clic su Aggiungi segnalibro e inserisci un nome per identificarlo.

Passo 4. Continua a scorrere su ogni pagina in cui è richiesto un segnalibro ed esegui il passaggio 4.

Una volta aggiunti tutti i segnalibri, salva il file per preservare le modifiche. Tutti gli spettatori saranno in grado di accedere al riquadro Segnalibri per navigare facilmente nel documento durante la ricerca o l'aggiornamento del contenuto.

3. Condividi un Documento Protetto con un Ispettore

I documenti QMS protetti spesso devono essere controllati da specialisti o consulenti di terze parti per convalidare i contenuti o raccomandare le modifiche. Per condividere questi documenti con loro, anche le password corrispondenti dovranno essere condivise. Per semplificare le cose, crea un nuovo PDF contenente tutte le password necessarie, quindi applica una singola password Aperta per proteggere il file. Questo file può essere inviato all'ispettore e la singola password può essere condivisa con loro usando un canale diverso.

Passo 1. Per creare un nuovo file PDF, clicca su File → Nuovo → Documento Vuoto

Passo 2. Nel nuovo documento, fare clic Testo per andare in modalità di modifica del testo

Passo 3. Fai clic sul simbolo T+ per aggiungere nuovo testo, quindi copia-incolla tutte le password richieste

Passo 4. Quindi, applica una password a questo file utilizzando il processo mostrato sopra, ma la differenza qui è che applicherai una password aperta piuttosto che una password con autorizzazione

Passo 5. Il documento può ora essere condiviso con il destinatario insieme ai file bloccati e la password per il nuovo file può essere inviata separatamente tramite un'altra applicazione di posta elettronica o chat.

file share

Pensieri Conclusivi

I sistemi di gestione della qualità sono spesso fondamentali per il successo di un'organizzazione e la soddisfazione dei suoi clienti. Come tale, la quantità di sforzo che va nell'organizzazione di un QMS rendendolo in modo sicuro accessibile a tutti i dipendenti autorizzati è una parte vitale di quel processo. PDFelement è uno strumento altamente utile per dirigere tutti i documenti per un Sistema di Gestione Qualità, ed è anche l'alternativa più conveniente ad altri programmi per PDF eccellenti come Acrobat di Adobe, NitroPDF, e gli altri con funzionalità corrispondenti.

Inoltre, PDFelement è disponibile anche per Windows e iOS, e c'è un nuovo cloud storage ed una piattaforma per la firma elettronica chiamato Wondershare Document Cloud per aiutare a gestire i documenti QMS. Con questo ecosistema di app e piattaforme, è più facile che mai aggiornare i documenti QMS.

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Salvatore Marin

staff Editor

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A: Usa PDFelement per aiutarti a modificare, annotare, firmare e convertire rapidamente i documenti PDF.

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