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I vantaggi del PDF per gestire il flusso di lavoro dei documenti legali

Quali sono i vantaggi del formato PDF per gestire il flusso di lavoro dei documenti legali? Leggete il seguente articolo per avere la risposta a questa domanda.

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Ci sono molte opzioni di formato di file per gestire il flusso di lavoro dei documenti legali, ma perché il PDF è il migliore? Nell'industria legale, è essenziale che il documento soddisfi i requisiti necessari dati dal tribunale. Per scopi legali, il formato scelto dovrebbe essere sicuro. In questa guida, elenchiamo alcuni dei principali vantaggi dei documenti PDF in ambito legale.

Parte 1. I vantaggi del PDF per gestire il flusso di lavoro dei documenti legali

Il pdf è uno dei formati di file più economici e pratici. È efficiente nel soddisfare i requisiti di un documento legale. È, infatti, un formato che non può essere modificato senza lasciare una traccia elettronica. Bene, ecco altri vantaggi dei file pdf e perchè utilizzarli nel lavoro con documenti legali.

Sicurezza a livello di documento

Condividere un documento più volte su internet mette sicuramente a rischio la sua sicurezza, e certamente non potete rischiare la sicurezza dei vostri documenti legali. Tuttavia, il formato PDF aiuta molto in questo caso. Il vostro studio legale non si preoccuperà di qualcuno che visualizza o altera i documenti legali perché è possibile utilizzare l'opzione di sicurezza con password, per garantire la sicurezza del documento. Un documento protetto da password richiede la password agli utenti non autorizzati prima di permettere loro di visualizzare o alterare il contenuto. Anche se la password viene violata, sarete in grado di riconoscere l'account che accede al documento.

Compatibilità

La parte migliore di un file pdf è che può essere condiviso un milione di volte senza alcuno stress di perdere il contenuto effettivo. È stato progettato per creare documenti che possono essere condivisi più e più volte. Può essere condiviso su più piattaforme di computer. Non importa quale sia la specifica del dispositivo, se supporta il file pdf, la rappresentazione del documento non sarà influenzata. Apparirà lo stesso su PC e Mac. Il layout, il design e tutto il resto saranno esattamente gli stessi impostati dall'autore.

Meno carta

I progressi tecnologici in tutto il mondo hanno diminuito l'uso della carta. I documenti cartacei possono essere convertiti in pdf e i pdf possono essere convertiti in documenti cartacei. Poiché tutto si sta spostando online, i file pdf sono facilmente trasferibili da un dispositivo all'altro, diminuendo l'uso della carta. Non è necessario stampare un documento e farlo firmare prima di inviarlo a qualcuno. È possibile utilizzare la funzione di firma digitale e condividere il file pdf con chiunque in qualsiasi momento.

Diminuire la dimensione del file

Non c'è dubbio che l'archiviazione dei dispositivi sia un problema serio del 21° secolo. Si suggerisce sempre di diminuire la dimensione del file il più possibile. Tuttavia, quando si ha a che fare con i pdf, non c'è bisogno di preoccuparsi della qualità del documento se si ha intenzione di diminuire la dimensione del file. È anche possibile unire più documenti in uno solo.

Documenti interattivi

I pdf sono documenti altamente interattivi, se avete lo strumento giusto da usare. È possibile aggiungere collegamenti ipertestuali, rich media, audio, testi e quant'altro. C'è la possibilità di usare una discreta quantità di funzioni di commento. Se lavorate in un ufficio, i vostri colleghi possono facilmente visualizzare e commentare i documenti che avete condiviso con loro. Nel settore legale, i documenti possono essere rivisti comodamente in ogni momento.

Ricerca di parole

È sicuramente preoccupante avere a che fare con lunghi file pdf. Trovare una sezione specifica diventa frenetico quando si è senza l'opzione di ricerca. Il formato pdf permette di cercare facilmente parti specifiche nel documento che si sta visualizzando. Vi dà anche la possibilità di collegare le sezioni alle loro pagine appropriate nel file, si può, inoltre, organizzare il documento con l'aiuto di un indice. I documenti legali possono essere lunghi a volte, ma se sono in formato pdf, non c'è nulla di cui preoccuparsi.

Supporto nel mobile

Le dimensioni delle tecnologie che utilizziamo stanno diventando sempre più piccole giorno dopo giorno. Il mondo è colpito da un potente cambiamento tecnologico. Il valore dell'informazione sta aumentando ad una velocità vertiginosa. La gente ha spostato gran parte del suo carico di lavoro sui telefoni cellulari. Quasi ogni dispositivo ha un lettore Adobe che permette di visualizzare il file pdf sul cellulare senza alcun ostacolo. È possibile accedere ai file pdf su qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.

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Parte 2. Cinque ragioni per cui gli studi legali scelgono il PDF/A

Ecco le cinque ragioni per cui gli studi legali scelgono PDF/A.

Archiviazione di e-mail come PDF/A

I progressi nei media elettronici hanno permesso di inviare sempre più corrispondenza via e-mail e la maggior parte di essa è di natura contrattuale. L'archiviazione delle e-mail in PDF/A è facile da implementare utilizzando diversi strumenti.

Piani, mappe e disegni di progettazione

Comprimere disegni architettonici, mappe digitali, piani di costruzione, e molti altri dati in PDF/A, non è mai stato un compito più facile. Comprimendo i file, non ci si deve preoccupare della formattazione dei documenti, dato che non verranno alterati.

Contratti digitali firmati

Uno degli usi più efficienti di PDF/A è la possibilità di firmare contratti digitali. Mentre entriamo nel vasto mondo dei media elettronici, la percentuale di corrispondenza commerciale inviata elettronicamente sta aumentando. Per consentire contratti legalmente efficaci, i documenti PDF/A possono essere firmati facilmente da remoto. Non c'è bisogno di stampare il documento per firmarlo, i contratti digitali firmati stanno spopolando nelle aziende. Sempre più aziende si stanno adattando ai contratti digitali firmati.

Colori corretti nei documenti immagine

Il documento PDF/A sicuramente non interferirà per quanto riguarda i colori. Permette la visualizzazione accurata dei colori. Che si tratti di richieste di assicurazione o rapporti medici, la qualità del contenuto non sarà mai compromessa. I colori delle immagini giocano un ruolo significativo nell'aspetto generale del documento. Qualsiasi cattiva gestione dei colori di un'immagine può cambiare l'intera rappresentazione dei documenti.

File PDF accessibili

L'accessibilità è sempre stata un problema, ma non nel caso dei file pdf. Per i membri ipovedenti della società, consentire l'accessibilità delle informazioni ha giocato un ruolo vitale. PDF/A supporta in modo efficiente il contenuto strutturato dei documenti PDF. Creare un documento pdf accessibile è l'ideale.

Conclusione

Il formato pdf è diventato una parte importante del nostro quotidiano. Questo formato è stato creato nel 1993, ma sta diventando sempre più significativo giorno dopo giorno. Gli utenti cercano sempre un formato che sia altamente accessibile e compatibile ovunque. Per scopi legali, non c'è formato migliore del pdf. Nei documenti legali, la sicurezza non può mai essere compromessa. Il pdf è uno dei formati più sicuri, poiché tiene traccia degli utenti che hanno avuto accesso al vostro documento.

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