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Perché scegliere il documento in formato PDF per la peer review

Leggi l'articolo per ottenere le ragioni per scegliere il documento con formato PDF nella peer review

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Il seguente articolo inizia con una breve introduzione alla peer review, per poi continuare con un confronto tra i diversi standard di formati di file e i loro rispettivi vantaggi e svantaggi. Segue la discussione sui vantaggi dell'uso del formato PDF rispetto alla peer review. Infine, lo strumento di editing PDF, PDFelement viene descritto nel dettaglio prima del paragrafo conclusivo.

Parte 1. Cos'è la Peer Review

"La peer review ha lo scopo di valutare la validità, la qualità e spesso l'originalità degli articoli da pubblicare". (Wiley)

peer review

La peer review si svolge per lavori creati da persone con competenze comparabili. Non solo la revisione paritaria è più economica rispetto alla revisione standard, ma è anche più efficace e quindi richiede relativamente meno tempo. La revisione paritaria spesso motiva gli autori a presentare lavori di migliore qualità. La revisione paritaria migliora la qualità dei rispettivi articoli pubblicati.

Parte 2. Standard per il formato dei file nella peer review

Una delle prime e più importanti questioni affrontate durante la revisione paritaria è la selezione del formato di file per il rispettivo articolo. I formati di file più comuni utilizzati sono: DOC, DOCX, TXT, RTF e PDF. Si può sostenere che ogni formato di file ha i suoi vantaggi e svantaggi, tuttavia, alcuni formati di file hanno un chiaro e distinto vantaggio quando si tratta di peer review.

1. TXT

Il formato di file .txt memorizza testo semplice, ed è associato a un footprint molto piccolo, cioè occupano una quantità molto piccola di spazio, e quindi si caricano molto velocemente. Inoltre, è anche molto più semplice aprire e accedere ai file .txt perché sono supportati da tutti i software di editing di testo esistenti. Virus, worm e trojan, però, spesso accedono ai computer attraverso i file .txt. Anche se i file .txt sono molto convenienti, mancano di sicurezza e sono anche molto inclini a cambiamenti indesiderati nella formattazione, quindi non sono adatti alla peer review.

2. RTF

Il formato di file RTF (Rich Text Format) è il successore dei file .txt. Il formato di file .rtf permette la formattazione del testo e l'inserimento di immagini. Questi sono anche molto comodi per quanto riguarda la loro accessibilità, e possono essere aperti su qualsiasi file system con facilità. Anche questi però, manca di sicurezza e la formattazione è incline a variare nei diversi sistemi in cui vengono aperti, risultando così file incoerenti nei diversi sistemi e quindi inadatti alla peer review.

3. DOC e DOCX

I formati di file DOC e DOCX sono ben associati a Microsoft Word. Il DOCX è il diretto successore del formato DOC. Il formato DOCX è stato introdotto da Microsoft 2007 in poi, e il nuovo formato crea file più piccoli e leggeri rispetto al .doc, con il vantaggio di essere più facile da aprire e leggere. Infine, è anche più facile riparare un file .docx danneggiato rispetto a un file .doc.

È però difficile aprire e accedere facilmente ai formati di file .doc/.docx, a causa della loro incompatibilità con la maggior parte dei software di editing open source e gratuiti. D'altra parte, però, i file .docx sono altamente sicuri, si aprono in una "Vista Protetta", permettendo agli utenti di verificare, e quindi decidere se abilitare o meno l'editing per proteggere se stessi e i loro rispettivi sistemi - siano essi laptop, smartphone o computer desktop - da attacchi maligni, come Trojan, virus e worm. Per riassumere, i formati di file .doc/.docx presentano una buona sicurezza e sono molto più coerenti con il loro editing, rispetto alla maggior parte degli altri formati di file. Tuttavia, la loro visualizzazione è, a volte scomoda, a causa della necessità di possedere un software specializzato come MS-Word.

4. PDF

I file PDF sono il marchio di fabbrica per il trasferimento formale di documenti. L'immensa popolarità dei file .pdf si ha per la loro sicurezza, le piccole dimensioni, la formattazione coerente e l'OCR. I formati di file PDF supportano un'ampia varietà di possibilità di compressione delle immagini, e sono quindi molto facili da memorizzare e accedere (tempi di caricamento rapidi). Questo migliora la gestione generale dei file sul disco rigido stesso. Inoltre, i file PDF possono essere firmati dagli autori e protetti da password, aumentandone così la loro sicurezza. Tuttavia, questi file non possono essere modificati facilmente, il che, per quanto riguarda la peer review, è un vantaggio, in quanto impedisce ai revisori di apportare modifiche al documento presentato.

Parte 3. Vantaggi dell'uso formato PDF nella peer review

1. Compressione

Il formato PDF permette di utilizzare un'ampia varietà di algoritmi di compressione rispetto agli altri formati di file. Le tecniche di compressione danno ai formati di file .pdf un vantaggio rispetto allo spazio occupato, e quindi i file PDF occupano quantità più basse di spazio nel sistema, migliorando così la gestione dei file stessi, riducendo lo spazio di archiviazione occupato, specialmente quando si tratta di un gran numero di file.

2. Supporto multipiattaforma

Rispetto ai suoi concorrenti come il .docx, che è principalmente supportato solo da Windows e dal suo software proprietario, il formato di file .pdf è supportato da più software gratuiti su tutti i sistemi operativi presenti.

3. Sicurezza

Alcuni dei fattori chiave che portano alla sicurezza dei file PDF includono la presenza di una protezione basata su password e la firma dei documenti per garantirne la testabilità. La protezione basata su password impedisce alle persone indesiderate di accedere a dati sensibili. Uno strato di protezione che migliora la privacy, può anche impedire che i suddetti file vengano manipolati per contenere codici dannosi come spyware e virus. I file PDF sono anche più sicuri in quanto è più facile eseguire scansioni antivirus su tali file, e quindi è molto più facile rilevare i file danneggiati rispetto ad altri formati di file.

4. Comunicazioni

Infine, i lettori possono aggiungere commenti a parti specifiche dei file PDF senza rivelare la loro identità o modificare il documento stesso, migliorando così l'anonimato e la sicurezza.

Parte 4. PDFelement per la revisione professionale tra pari

La revisione professionale tra pari richiede che i file siano verificati e liberi da qualsiasi tipo di minaccia per il sistema. Inoltre, ci dovrebbe essere un'opzione per aggiungere commenti dove è richiesto, permettendo al revisore di evidenziare gli errori fatti e permettendo così all'autore di rivedere tali errori in seguito. Tenendo a mente i requisiti di cui sopra, PDFelement non solo soddisfa tali criteri, ma li migliora in tutti gli aspetti possibili.

PDFelement è un software contenente un'ampia varietà di strumenti che permette di creare, modificare, convertire e firmare documenti PDF facilmente sia su Windows che su Mac.

PDFelement ha un'interfaccia molto chiara e intuitiva, facile da usare, che permette agli utenti di utilizzare e accedere facilmente agli strumenti di cui hanno bisogno. Alcuni degli strumenti presenti includono: OCR (per leggere il testo dalle immagini), firma dei documenti, annotazioni e protezione con password. Gli strumenti che sono utili specialmente nella peer review includono la capacità di rivedere e commentare, e il controllo ortografico. Per quanto riguarda i commenti, gli utenti possono usare segni e aggiungere commenti alle parti di file che devono essere modificate e che richiedono una valutazione.

add comment in PDF

Conclusione

Nel corso degli anni, sono stati introdotti molti formati di file diversi, ognuno dei quali soddisfa esigenze e requisiti diversi. Nel corso del tempo, molti formati di file sono diventati ridondanti, e sono stati quindi sostituiti da versioni migliorate. Quando si tratta dell'interscambio formale di copie, non c'è dubbio che il formato di file PDF funziona meglio di qualsiasi altro formato di file attuale grazie alla presenza di una forte protezione della privacy e al supporto per programmi anti-virus.

Quando si tratta di peer review, la possibilità di aggiungere commenti anonimi e di evidenziare parti di testo senza la modifica del file stesso sono un bonus aggiunto, e non sarebbe un'esagerazione dire che usare i formati di file PDF per la peer review è davvero la scelta migliore.

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