Le 5 migliori applicazioni senza carta per iOS e Android - Aggiornato

Salvatore Marin

2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate

Per una piccola impresa che cerca di massimizzare i profitti riducendo i costi, uno dei modi per farlo è quello di passare a un ambiente di lavoro senza carta. Il processo di transizione verso un ambiente di lavoro senza carta può essere noioso e molto impegnativo, ma esistono applicazioni paperless che possono renderlo molto più semplice. Queste app senza carta per utenti Android e iOS non solo aiutano nel periodo di transizione, ma sono anche utili per aiutare la vostra azienda a rimanere senza carta. Questo articolo tratta delle 5 principali app senza carta che possono aiutarvi a realizzare questa transizione in modo molto più semplice e veloce.

5 migliori applicazioni paperless per dispositivi mobili

1. PDFelement per iOS

PDFelement per iOS offre un'ottima soluzione per chi lavora con i documenti PDF. Se non avete bisogno di carta e quindi vi ritrovate ad avere tutto in formato PDF, allora dovete mettere le mani su PDFelement perché è l'app definitiva per la gestione dei PDF senza carta. L'app, disponibile per dispositivi iOS, può essere utilizzata per modificare documenti PDF, annotarli e anche condividerli facilmente tramite servizi cloud o via e-mail.

disabilitare gli aggiornamenti automatici

È possibile utilizzare l'app e la fotocamera del dispositivo per eseguire la scansione di un documento PDF che si desidera modificare e poi, direttamente nell'app, modificare il testo e le immagini del documento. Le opzioni di annotazione sui PDF includono la possibilità di commentare o prendere appunti sul documento PDF e persino di evidenziare e barrare il testo all'interno del documento. Gli utenti Android non devono preoccuparsi perché PDFelement è disponibile anche come applicazione desktop.

2. Evernote

Forse la conoscete già. È una delle applicazioni senza carta più efficienti ed efficaci che si possano utilizzare. Permette agli utenti, tra le altre cose, di prendere appunti, fotografare ricevute, salvare immagini e persino ritagliare pagine web. Tutto questo, oltre alla sua incredibile capacità di sincronizzazione, che consente anche di condividere il proprio lavoro con altre persone. È un'ottima applicazione da avere ed è disponibile sia per iOS che per Android.

3. Scannerizzabile

Si tratta di una semplice applicazione scanner per iPhone, ideale per la scansione di documenti da utilizzare in seguito. È sufficiente aprire l'applicazione quando la fotocamera è già sul documento e toccare il pulsante del menu per scansionare il documento. È inoltre dotata di una serie di impostazioni che consentono di personalizzare la visualizzazione del documento scansionato.

4. Spesare

Expensify è un'ottima applicazione senza carta per le note spese. Elimina la necessità di dover allegare le ricevute a un foglio di carta mentre si compila un modulo stampato. Si spinge un po' più in là, aiutandovi a scansionare ricevute e altri documenti in modo da poterli aggiungere facilmente alla nota spese. L'applicazione è disponibile per utenti Android e iOS. Inoltre, rileva automaticamente alcuni aspetti della nota spese, tra cui la data, i nomi, i luoghi e la spesa totale.

5. Scanner Pro 7

È un'altra applicazione per la scansione senza carta che rende molto semplice la scansione dei documenti utilizzando l'obiettivo della fotocamera. Tutto ciò che dovete fare è puntare la fotocamera sul documento che volete scansionare e poi premere il pulsante rosso nell'angolo in basso a destra dell'app. L'app caricherà quindi un'anteprima che potrete scegliere di conservare cliccando su "Fatto" o di tornare indietro per rifarla.

Inoltre, consente agli utenti di condividere facilmente i documenti scansionati e offre anche funzioni di editing di base, tra cui la possibilità di cambiare il colore o di passare alla modalità foto e di ritagliare, ruotare o persino modificare il contrasto e la luminosità.

Suggerimenti per un uso corretto delle applicazioni senza carta

Le app senza carta sono solo un aspetto della transizione verso un'azienda senza carta. Di seguito sono riportati altri suggerimenti che vi aiuteranno a raggiungere più rapidamente questo obiettivo.

1. Investite negli strumenti giusti

Con le applicazioni di cui sopra, siete già sulla buona strada per utilizzare gli strumenti giusti per rendere la nostra azienda senza carta. Ci sono ancora molti altri strumenti da considerare. Ad esempio, potrebbe essere una buona idea trovare un modo per condividere i documenti online e, a questo proposito, potrebbe essere una buona idea investire in Google Drive o in altre opzioni come Dropbox o OneDrive.

2. Creare politiche a sostegno dell'eliminazione della carta

È molto probabile che i vostri dipendenti, almeno in un primo momento, non abbiano familiarità con le procedure per passare all'assenza di carta. È vostro compito assicurarvi che tutti siano d'accordo e, per evitare resistenze, potete implementare politiche che aiutino la transizione. Ad esempio, potete limitare attivamente il numero di stampe che un singolo dipendente può effettuare in un giorno.

Potete anche incentivare il processo proponendo premi per i dipendenti che dimostrano maggiore iniziativa.

3. Diventare davvero senza carta

Se potete, chiedete ai vostri fornitori di inviarvi fatture e ordini di acquisto in formato PDF. Questo ridurrà notevolmente la quantità di carta che avete sulla scrivania in ogni momento. Potreste anche fare lo stesso, inviando le fatture ai clienti in formato PDF.

E abbiamo detto che potrete accedere ai vostri documenti da qualsiasi luogo? Nel mondo nuovo e moderno in cui viviamo, dirigenti e dipendenti devono utilizzare e trovare le informazioni in pochi secondi, non in giorni. Questo è possibile solo con un ufficio senza carta.

Un altro modo per ridurre la carta è scannerizzare tutti i documenti scannerizzabili e buttare via le fotocopiatrici cartacee. Se ad esempio avete troppi biglietti da visita, utilizzate una delle applicazioni per l'eliminazione della carta che abbiamo visto sopra per creare copie scannerizzate. Potreste anche scoprire che in questo modo sono facilmente organizzabili.

È anche possibile ricevere i fax nella casella di posta elettronica anziché sotto forma di fax. A tal fine è necessario un fornitore di fax online. Ce ne sono molti, alcuni anche gratuiti.

Infine, verificate se la vostra banca può inviare gli estratti conto elettronici invece di quelli cartacei. Se è possibile, chiedete di iniziare a farlo d'ora in poi. Vi garantiamo che almeno la vostra scrivania sarà meno ingombra.

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