I 3 migliori software di gestione documentale senza carta
2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate
Viviamo in un mondo digitale in cui tutto si sta spostando verso i computer, gli smartphone o la robotica. Sono finiti i tempi in cui si dovevano conservare tutti i documenti in armadi che non solo erano pesanti, ma occupavano anche molto spazio in casa o in ufficio. Oggi è in atto una nuova tendenza per l'ufficio domestico, chiamata documentazione senza carta, che incoraggia le persone a ridurre il consumo di carta e ad archiviare più documenti in formato digitale. Quando si parla di documentazione senza carta, la prima cosa che viene in mente è la gestione di questi documenti digitali, ed è qui che entra in gioco lo strumento di gestione dei documenti senza carta. Ecco una guida passo passo all'organizzazione dei documenti senza carta che vi illustrerà tutti i dettagli su come gestire i documenti senza carta. I migliori 4 software di gestione dei documenti senza carta includono:
I 3 migliori software di gestione documentale senza carta
1. PDF Transformer Pro
PDF Transformer pro è un altro software di gestione dei documenti senza carta che consente di modificare o convertire i documenti scansionati dal computer Windows. Una volta scansionati i documenti, è possibile trasferirli rapidamente in PDF Transformer pro e apportare modifiche a questi documenti. Oltre a questo, fornisce anche diverse opzioni per convertire o estrarre porzioni specifiche dal file PDF. Questo strumento dispone anche di OCR, ma manca ancora di molte funzionalità di livello professionale, come ad esempio l'impossibilità di caricare direttamente i documenti sui servizi cloud e l'assenza di una versione per Mac del programma.
2. Evernote
Evernote è uno dei programmi più popolari per prendere e organizzare appunti su dispositivi Windows, Mac, iOS, Android e Chrome OS. A differenza di altri editor PDF professionali, non c'è la possibilità di modificare il testo o le immagini nel file PDF, ma ha la funzione OCR nella versione premium che costa 5 dollari al mese. Inoltre, non è necessario acquistare un servizio cloud separato, poiché è possibile archiviare i documenti direttamente nel programma senza alcuna difficoltà. L'interfaccia utente del programma è perfetta per organizzare o gestire facilmente i documenti Paperless PDF su qualsiasi computer.
3. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat non ha bisogno di presentazioni; è senza dubbio uno dei programmi più popolari per gestire qualsiasi tipo di file PDF. L'unico aspetto negativo del programma è il prezzo, che si aggira intorno ai 400 dollari per l'acquisto una tantum o 15 dollari al mese per l'utilizzo su più dispositivi. Il programma offre le funzioni per creare, modificare, convertire, unire e dividere i documenti PDF e dispone anche di una funzione OCR di livello professionale. Inoltre, è possibile firmare digitalmente i documenti utilizzando Adobe Acrobat Pro DC per qualsiasi sistema operativo.
Una volta scelto il software perfetto per la gestione dei documenti senza carta, la cosa successiva da fare è gestire tutti i file PDF. Ecco come fare.
4. Elemento PDF
Il miglior software per gestire i documenti senza carta è PDFelement for Business, con capacità illimitate. Dalla creazione di un nuovo documento su un foglio bianco alla modifica di un documento già presente, dalla conversione dei documenti PDF esistenti alla loro firma digitale, dalla combinazione di diversi file PDF alla loro suddivisione in diverse parti, questo strumento può fare tutto.
La cosa migliore che la maggior parte degli utenti apprezza di questo programma è l'interfaccia semplice e intuitiva con tutte queste opzioni nel modo più semplice. Oltre alle funzioni di base degli editor o convertitori di PDF, dispone anche di funzioni di livello professionale come l'OCR per modificare i documenti scansionati, convertire le pagine Web in file PDF, condividere istantaneamente i documenti con altri utenti o caricarli direttamente su Dropbox. Tutte queste funzioni sono racchiuse in un piccolo ma utilissimo strumento di gestione dei documenti senza carta che si può trovare su Internet.
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Passi per la gestione delle documentazioni senza carta
- La cosa più importante nella gestione dei documenti senza carta è il sistema di riempimento. Dovrete organizzare tutti i file PDF proprio come facevate con i vostri armadi. È possibile creare cartelle diverse per i vari tipi di file. Vi raccomandiamo di assegnare ai file PDF un nome il più semplice possibile, in quanto vi aiuterà a trovare il file perfetto nel modo più semplice possibile. Potete anche installare un perfetto strumento di ricerca di documenti per Windows: Search everything, che è open source e assolutamente gratuito.
- Salvate tutte le e-mail importanti in arrivo come file PDF. Mac OS X offre l'opzione "Salva come PDF" nella maggior parte degli strumenti di modifica dei documenti, mentre gli utenti di Windows possono installare una "Paperless Printer", una stampante virtuale per salvare qualsiasi documento come file PDF sul computer.
- Utilizzate i servizi cloud ed eseguite un backup di tutti i vostri file su servizi cloud come Dropbox o Google Drive; vi consigliamo di acquistare la versione a pagamento che potete scegliere in base alla capacità di archiviazione.
- Elencate tutti i documenti salvati sul computer nel file Notes sul Mac o in Evernote su un computer Windows. In questo modo, ricorderete quale tipo di file avete salvato sul vostro computer.
Dopo aver gestito i documenti senza carta o dopo aver utilizzato il software appropriato, sarete in mani sicure per passare alla gestione dei documenti senza carta. Lo strumento migliore per gestire i documenti senza carta è Wondershare PDFelement, che non solo è conveniente ma offre anche tutte le funzionalità professionali. Quale programma userete per gestire i documenti senza carta? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
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Salvatore Marin
staff Editor
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