I 4 migliori software per l'organizzazione dei documenti

Salvatore Marin

2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate

L'organizzazione dei documenti è una parte essenziale di qualsiasi azienda e per questo è necessario un software di organizzazione dei documenti per far funzionare correttamente l'afflusso e il deflusso dei documenti aziendali. A seconda dei documenti aziendali da organizzare e della natura della vostra attività, il software di organizzazione dei documenti può variare da un'azienda all'altra.

I 4 migliori software per l'organizzazione dei documenti

1. Patriarca - Piattaforma di archiviazione

Si tratta di una soluzione di archiviazione elettronica basata sul cloud, ideale per le aziende che hanno bisogno di archiviare documenti e dati transazionali. Questo software di organizzazione dei documenti offre il massimo livello di sicurezza per tutti i documenti organizzati tramite questo servizio e soddisfa tutti i requisiti normativi di conformità. Trattandosi di una piattaforma basata sul cloud, è facile condividere i dati archiviati con i soci, i clienti e i dipendenti dell'azienda. Inoltre, rende molto semplice individuare, gestire e condividere rapidamente le informazioni necessarie, anche se i documenti archiviati sono numerosi.

software organizzatore di documenti gratuito

Pro:

Facilita la ricerca dei documenti necessari, consentendo di risparmiare tempo e risorse.
È basato sul cloud, il che significa maggiore sicurezza per i documenti e facilità di condivisione.
Già conforme alle normative, per cui non dovrete affrontare alcuna richiesta di informazioni.

Contro:

Inizialmente può essere un po' difficile da configurare.

2. Stazione di scansione

Si tratta di un software di organizzazione dei documenti per il front-office per la scansione dei documenti. È dotato di funzioni di autenticazione e verifica, nonché di funzionalità OCR, OMR, ICR, DMS e cloud. È particolarmente utile perché rende la scansione il più semplice possibile e l'utente non ha bisogno di conoscenze tecniche preliminari per utilizzare questa soluzione. Dispone inoltre di funzionalità di acquisizione della firma elettronica per consentire agli utenti di firmare e inviare documenti da firmare. La funzione di ricerca full text facilita l'individuazione e la gestione dei documenti scansionati, soprattutto quando si tratta di documenti di grandi dimensioni.

software per organizzare i documenti scansionati

Pro:

Rende molto semplice la scansione e la gestione dei documenti acquisiti.
Dispone di funzioni OCR che consentono agli utenti di modificare i documenti scansionati.
Le opzioni di archiviazione in cloud rendono la condivisione dei documenti scansionati molto più semplice.

Contro:

A causa delle sue numerose caratteristiche e capacità, può essere difficile da configurare inizialmente.

3. Salvataggio carta

Si tratta di un software di organizzazione dei file particolarmente utile quando si desidera automatizzare la generazione e la condivisione delle fatture. Il fatto che sia molto facile da usare significa che potete facilmente migliorare le relazioni con i clienti e i fornitori, assicurando che le fatture siano generate in modo rapido e semplice. Inoltre, riduce significativamente il tempo necessario per archiviare i documenti e per recuperarli in caso di necessità. Essendo basato su cloud, le fatture possono essere condivise con tutte le parti interessate nel più breve tempo possibile e la possibilità di automatizzare la conservazione dei documenti consente di non dover ripetere l'inserimento di dati comuni.

software per l'organizzazione personale dei documenti

Pro:

Viene fornito con la conservazione automatica dei record per facilitare l'inserimento dei dati.
Archiviazione e recupero rapido dei documenti
Dispone di una funzione OCR per la modifica dei documenti scansionati.
Le funzioni di gestione della stampa consentono di ottenere rapidamente copie cartacee dei documenti necessari.

Contro:

L'azienda è notevolmente carente nell'assistenza ai clienti.

4. MaxxVault Enterprise

Si tratta di un software per l'organizzazione dei documenti progettato per semplificare la revisione dei documenti e per rendere più facile il controllo della qualità dei documenti. Fa quasi tutto quello che serve, compreso il controllo dell'accesso ai documenti, l'archiviazione e la conservazione, l'assemblaggio dei documenti, la conversione dei documenti in altri formati, l'indicizzazione dei documenti, le firme elettroniche, l'OCR e molto altro ancora. È facile da usare e, grazie al fatto che è distribuito nel cloud, è possibile condividere facilmente i documenti. È inoltre dotato di una funzione di ricerca full text che consente di trovare qualsiasi documento anche tra migliaia.

Pro:

È efficace nella gestione di tutti gli aspetti dell'organizzazione dei documenti.
La gestione delle e-mail è una funzione ideale se si inviano e ricevono molte e-mail.

Contro: