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Il Modulo DA 4856 è un modulo di consulenza evolutiva con quattro parti, cioè; Parte I, Parte II, Parte III e Parte IV. La compilazione di questo modulo è la responsibilità dell'ufficiale (leader) e del soldato (Subordinato).

1. La prima parte sono dati amministrativi che raccoglie i dati del soldato da consultare. Il nome includerà nome, cognome e iniziali del secondo nome. Vengono registrati anche rango e grado della persona coinvolta. Gli altri dati importanti catturati nella prima parte del modulo sono il numero di previdenza sociale; la data della consulenza e l'organizzazione del subordinato. L'ultima colonna della parte dei dati amministrativi raccoglie nome e titolo del consulente.

2. Le informazioni di background vengono registrate nella parte II del modulo. In questa parte, il leader deve dichiarare la motivazione per la sessione di consulenza. Per esempio, il motivo potrebbe essere professionale/rendimento o una consulenza orientata gli eventi, ed esso potrebbe includere le osservazioni e i fatti del leader sul problema prima di pianificare la consulenza. È importante che il leader aggiunga fatti specifici pertinenti e oggettivi o qualsiasi osservazione specifica. Nota, potrebbe esserci stata una precedente sessione di consulenza. Quindi, se possibile, è consigliabile che leader e subordinato inizino la sessione riesaminando il piano d'azione concordato in precedenza.

3. Parte III del modulo riassume la sessione di consulenza. Qui vengono semplicemente scritti i punti chiave della discussione. È importante notare che questa parte dev'essere compilata durante o immediatamente prima dell'inizio della consulenza. A questo punto, il leader e il subordinato devono impegnarsi per sviluppare una comprensione mutua dei problemi di fondo. Sia il leader che il subordinato devono fornire osservazioni specifiche o esempi per ridurre la percezione di pregiudizi e giudizi non necessari da entrambe le parti.

4. Sul lato posteriore del PDF del Modulo DA 4856, c'è una colonna per il piano d'azione. Il leader deve evidenziare le azioni richieste che il subordinato deve eseguire dopo la sessione di consulenza per raggiungere l'obiettivo concordato. Il piano d'azione dev'essere SMART. Cioè, dev'essere specifico (Specific), misurabile (Measurable), ottenibile (Achievable), realistico (Realistic) e con limite temporale (Time bound). Le azioni devono essere fatte in modo che possono modificare o mantenere il comportamento del subordinato nell'intervallo di tempo per implementazione e valutazione. È importante comprendere che nella consulenza orientata ad eventi con addestramento correttivo come piano d'azione, non si ci può legare ad un intervallo di tempo specifico. Nota che l'addestramento correttivo sarà completato dopo che il subordinato raggiunge lo standard richiesto.

5. Il piano d'azione dev'essere seguito dalla chiusura della sessione. In questa colonna, il leader deve riassumere i punti chiave della discussione e valutare la comprensione del piano d'azione da parte del subordinato. Poi, il subordinato acconsente o dissente e fornisce osservazioni se applicabili. Il subordinato procede col firmare con la sua firma e con la data della sessione di consulenza. Qui non devi elencare tutto ciò per il quale eri responsabile, solo i punti chiave. Se sei stato promosso durante la tua occupazione, menzionalo.

6. La colonna delle responsabilità del leader è dove il leader deve elencare le risorse necessarie e impegnarsi a fornirle per il subordinato. Ciò viene seguito da firma e data del consulente.

7. La parte IV del modulo compilabile DA 4856 è la valutazione del piano d'azione. Qui è dove il piano d'azione viene valutato per vedere se ha prodotto il risultato desiderato. Dev'essere firmato sia dal leader che dal subordinato.

1. La valutazione di un piano d'azione è un modo per ottenere informazioni utili per le successive consulenze in futuro. Quindi, dev'essere completato prima dell'inizio della sezione successiva.

2. Il leader non deve dimenticarsi di condurre la valutazione basandosi sulla risoluzione della situazione o basandosi sull'intervallo temporale stabilito discusso durante il piano d'azione.

3. Nota che è per entrambi il consulente e il soggetto interessato è importante avere il modulo compilabile DA 4856 per registrare la consulenza.