Modello di Policy Memo

Altre Informazioni riguardo il Modello di Policy Memo

Cos'è una Policy Memo

Un Policy Memo è un documento scritto che fornisce analisi e raccomandazioni o forse anche un consiglio per un determinato problema. Questo è spesso indirizzato a un lettore o pubblico limitato, ad esempio un capo politico, un supervisore o un manager. Questo tipo di comunicazione è basato su fatti e discussioni su determinati problemi, inclusi contenuti informativi in modo professionale, fornisce lo sfondo del problema, una soluzione e ciò che ha spinto l'autore della comunicazione a fornire la raccomandazione o il consiglio. Una Policy Memo dovrebbe essere sufficientemente chiara e concisa da catturare l'attenzione e la comprensione ed è ben organizzato, anche la prima e la seconda frase della comunicazione dovrebbero essere sufficientemente chiare da consentire al lettore di avere un'idea di cosa tratta la comunicazione.

Formato Base di Policy Memo

Una policy memo segue una struttura o un formato di base. Include intestazioni e/o sottotitoli, una breve introduzione, un background del problema, un'analisi del problema e conclusione o raccomandazione. Potrebbe non essere necessaria una lunga spiegazione perché deve essere sempre concisa e comprensibile. Normalmente è divisa in paragrafi o sezioni che riguardano il contenuto giusto nel giusto ordine e devono essere in un metodo logico. I promemoria politici dovrebbero essere scritti in modo professionale e informativi per aiutare il pubblico a raggiungere l'obiettivo del creatore. Questo tipo di promemoria non è fatto per dire al decisore cosa fare, ma aiutare il lettore a implicare un ordine o una decisione.

Come Creare una Policy Memo

Una policy memo dovrebbe dare un rapido accesso alle informazioni per prendere una decisione consapevole. Esistono diversi formati su come farlo ed eccone uno:

Step 1: Fai una bozza di uno schema organizzato su come consegnare la policy memo per quanto riguarda le informazioni e la dichiarazione. Dopo averlo fatto, prova a scegliere le parole giuste e più semplici da usare.

Step 2： Inizia scrivendo la parola Memo o Policy Memo nella parte superiore della pagina e al centro. In questo modo, il lettore distinguerà facilmente qual è lo scopo del documento.

Step 3：Il prossimo passo è scegliere i contenuti dell'intestazione secondaria che sono A, Da, Data e l'oggetto del memo. Rivolgersi correttamente al lettore o al pubblico del memo aiuta sulla leggibilità e professionalità dello stesso.

Step 4：Procedo ora all'introduzione della nota in cui si dovrà vedere la definizione della questione e si scrive la sintesi o l'indicazione della raccomandazione nonché la conclusione della totalità della nota.

Step 5： La sezione successiva è la discussione o la ripartizione dello sfondo del problema. Elenca o dichiara logicamente tutte le informazioni necessarie. In questa parte il produttore dovrà anche spiegare come il problema sia diventato una preoccupazione.

Step 6： Successivamente, procedi con la scrittura degli argomenti o dell'analisi di supporto. Elenca tutte le opzioni possibili per quanto riguarda il problema. Questa parte dovrebbe anche discutere eventuali pro e contro di qualsiasi punto.

Step 7 ：L'ultima parte del memo dovrebbe essere il consiglio che il creatore della comunicazione vuole dare. È inoltre richiesto che l'autore della comunicazione elabori in questa parte i motivi per cui sta raccomandando tale idea.

Altri Consigli riguardo la Policy Memo

Prendi in considerazione l'utilizzo di elenchi puntati o numerati quando si enumerano opzioni o idee per riflettere le scelte.

Usa idee basate sui fatti. Aiuta la chiarezza e la leggibilità del memo. Ricorda che questo tipo di comunicazione è basata sui consigli e non sul dire al decisore cosa fare. È anche meglio usare correttamente le parole.

Conoscere lo scopo del promemoria per aiutarti a trovare idee che potrebbero essere incluse nel promemoria. Fai sempre prima una bozza per scegliere facilmente le cose da includere o meno.

Rileggi ancora e ancora per sapere se ci sono errori commessi. Controlla il formato e il contenuto che è scritto.

Se è necessario presenta documenti giustificativi, assicurati di allegarli insieme al promemoria e allegarli con una graffa. La stessa cosa vale se ci sono altre pagine come continuazione del memo.

Spiega ogni raccomandazione e sottolinea in modo efficiente e logico.