Cos'è la contabilità computerizzata

Salvatore Marin

2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Contabilità • Soluzioni comprovate

La contabilità manuale per migliaia di anni è stata la tendenza e lo standard fino a quando, intorno agli anni '80, i computer veloci sono arrivati sul mercato a livello globale. I computer per diverse funzioni non solo si sono rivelati affidabili, altamente precisi e più facili da usare in ambito contabile, ma hanno anche reso più semplice l'archiviazione e la gestione di tonnellate di dati finanziari. Oggi i software di contabilità consentono alle piccole imprese, agli enti governativi e ai singoli individui di svolgere qualsiasi tipo di funzione contabile e la contabilità computerizzata continua ad avere molte caratteristiche uniche. Di seguito sono riportate tutte le informazioni importanti sulla contabilità computerizzata.

Definizione di contabilità computerizzata

La contabilità in sé è il sistema costituito da diversi controlli, processi e procedure per la sintesi, la classificazione, la registrazione e la raccolta di dati finanziari per aiutare le imprese, gli individui, i governi e altre entità a prendere decisioni e a interpretarli per comprendere il loro stato finanziario. La contabilità computerizzata viene eseguita tramite software contabili computerizzati e computer per la registrazione, l'analisi e l'archiviazione dei dati finanziari e contabili. Con tutti i tipi di sistemi disponibili oggi, le piccole imprese e chiunque altro possono trovare il sistema di contabilità computerizzata che corrisponde alle loro caratteristiche individuali.

Le transazioni finanziarie di un'organizzazione sono oggi interamente registrate in programmi di contabilità computerizzati, con una registrazione effettuata in gran parte al termine delle transazioni. Tutte le informazioni vengono registrate nel sistema contabile computerizzato; grazie allo sviluppo dei sistemi di archiviazione cloud, è più facile collegare il programma computerizzato di un'azienda al cloud ed eseguire il backup di tutte le informazioni finanziarie in tempo reale, per salvaguardarsi da eventuali crash del sistema senza alcun preavviso. I backup vengono eseguiti anche con sistemi di backup interni ed esterni per mantenere intatti questi dati vitali.

I vantaggi della contabilità computerizzata e le sue caratteristiche

I vantaggi della contabilità computerizzata e le sue caratteristiche sono molteplici. Alcuni dei vantaggi particolari di un sistema di contabilità computerizzata sono:

Automazione: La contabilità computerizzata si è sviluppata a causa della natura delle pratiche burocratiche, che sono ingombranti, faticose e richiedono molto tempo. I sistemi computerizzati pongono fine alla maggior parte delle attività contabili che richiedono molto tempo e che sono legate alla gestione manuale dei dati finanziari. Alta precisione: la contabilità computerizzata è così precisa che la possibilità di errore è praticamente impossibile. Dopo l'imputazione dei dati finanziari, dalle sottrazioni, alle aggiunte, ai calcoli complessi, ogni processo viene completato automaticamente dal software.

Accesso alle informazioni: Prima dei sistemi contabili computerizzati, collaborare con i colleghi a distanza in tempo reale e condividere informazioni e dati finanziari era del tutto impossibile. I software di contabilità e i computer consentono agli utenti di condividere le informazioni finanziarie in tempo reale, sia su dispositivi mobili come i tablet che su computer fissi, attraverso diversi metodi tra cui i sistemi web basati su cloud.

Affidabilità: L'accuratezza dei diversi rendiconti finanziari grazie ai computer ha portato al miglioramento degli strumenti contabili e dell'affidabilità dei rendiconti finanziari.

Scalabilità: Man mano che le piccole imprese crescono e la complessità della contabilità richiesta diventa più intensa, la contabilità computerizzata garantisce che nulla limiti realmente le prestazioni e i processi dell'azienda; il software di contabilità e i computer complessi mantengono i processi veloci, affidabili e facili da eseguire.

Sicurezza: Con le scelte di archiviazione esterne e basate su cloud, i dati vengono archiviati in modo sicuro, evitando perdite dovute a terremoti, alluvioni, incendi e incidenti. Anche le caratteristiche dei sistemi contabili computerizzati sono diverse. Sia che abbiate seguito un corso intensivo di contabilità computerizzata, sia che non l'abbiate fatto, siete in grado di eseguire la contabilità attraverso qualsiasi sistema informatico. La contabilità computerizzata è sufficientemente avanzata per gestire molte transazioni allo stesso tempo in modo accurato e veloce.

È inoltre possibile effettuare report in tempo reale e istantanei, fornendo i tanto necessari rapporti di contabilità finanziaria di qualità e dati accurati e affidabili. L'era del sistema manuale completo con molti documenti cartacei è virtualmente scomparsa. Non c'è più bisogno di buoni, ricevute, diari, libri e registri per completare i processi contabili.

Grazie a funzioni come l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) nei PDF, è possibile trasformare rapidamente tutti i documenti finanziari, dalle ricevute alle fatture, in documenti PDF ricercabili e modificabili. I sistemi di contabilità computerizzati assicurano che i rapporti contabili vitali, completi e necessari siano prodotti rapidamente e come previsto.

Freshbooks - Software adatto alla contabilità computerizzata

Per lavorare in modo intelligente nella vostra piccola impresa non c'è modo migliore che installare un software di contabilità computerizzato. FreshBooks è un ottimo esempio di strumento contabile computerizzato che esiste da oltre 10 anni e che automatizza i processi, tra cui la fatturazione, il monitoraggio del tempo e l'organizzazione delle spese. Il software di contabilità funziona con desktop, tablet, smartphone e Mac, garantendo funzioni contabili professionali ed efficienti.

Il sistema basato su cloud garantisce l'accesso immediato ai rapporti finanziari dei clienti, ovunque e quando necessario. Non è più necessario perdere tempo a progettare e creare fatture; vengono offerti modelli di fattura professionali e la fatturazione viene completata nello strumento contabile computerizzato. È anche possibile tenere traccia delle spese, indipendentemente dall'entità delle transazioni finanziarie, e sapere se si è in attivo presentando o condividendo i rapporti finanziari e i dati in formato CSV con il proprio commercialista.

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