7 vantaggi significativi dell'uso di PDF per il business

Potresti aver usato un semplice strumento di fusione PDF online o qualche servizio di conversione PDF online ad un certo punto. Oppure potresti avere qualche esperienza con un editor PDF o un creatore di PDF. In effetti, potresti anche essere un professionista in operazioni PDF avanzate come l'OCR e l'estrazione dei dati. Qualunque sia il tuo livello di esperienza, usare i PDF per il tuo business ti aiuta in molti modi diversi. Che si tratti di digitalizzazione diretta di flussi di lavoro cartacei utilizzando un creatore di PDF o di elaborazione avanzata in batch di attività PDF, l'uso dei PDF per qualsiasi azienda apporta una moltitudine di vantaggi. Vediamone alcuni nell'uso dei PDF per il business.

Parte 1. 7 vantaggi significativi dell'uso di PDF

1: Formato di documento fisso

PDF è universalmente attraente perché è completamente indipendente dal dispositivo e dal sistema operativo. Non importa quale dispositivo o browser usi, un file PDF sarà identico. Lo stesso non si può dire per la maggior parte degli altri formati come Text, Word, HTML e così via. Questo è il motivo principale per cui è così utile per le aziende. L'uniformità che porta si traduce in una accurata distribuzione delle informazioni indipendentemente dalla piattaforma.

2: PDF è onnipresente

Anche se i primi anni del PDF hanno visto una tendenza d'uso molto ristretta, il formato è cresciuto rapidamente in termini di popolarità, fino a diventare lo standard globale per i documenti aziendali. Adesso, che sono passati quasi tre decenni dall'uscita del primo formato, ci sono numerosi strumenti scaricabili online per gestire i flussi di lavoro PDF. Questa è un'evidente prova che il PDF è qui per restare.

3: La sicurezza è garantita

La sicurezza dei PDF è diventata una parte importante del moderno flusso di lavoro aziendale e si è evoluta nel tempo. Oggi le caratteristiche di sicurezza di livello aziendale, come la crittografia della password e la redazione, sono caratteristiche predefinite nelle applicazioni PDF di qualità come Wondershare PDFelement e Adobe Acrobat DC. Tali strumenti offrono una protezione dei dati superiore e preservano la riservatezza dei documenti che si condividono esternamente all'azienda.

4: Piccolo ingombro (archiviazione dei file)

I file PDF hanno generalmente un piccolo ingombro rispetto a un documento simile in Word e altri formati. A meno che il tuo file non sia pieno di immagini ad alta risoluzione, avrà solo pochi MB di dimensione. Naturalmente, i file più grandi sono spesso utilizzati per esigenze aziendali, come i documenti normativi, i manuali di formazione e così via. Tuttavia, il PDF ha l'impronta più piccola in termini di dimensioni del file. Questo permette alle organizzazioni di risparmiare sulle spese di stoccaggio e archiviazione on-premise o basate su cloud che possono facilmente andare fuori controllo.

5: Supportato da qualsiasi sistema operativo

Se un utente sta usando Windows, Mac, Linux, ChromeOS, Android, iOS, iPadOS, o qualsiasi altro sistema operativo, i file PDF sono supportati. Tutto ciò che serve è un browser in grado di visualizzare i PDF o un'applicazione software progettata per gestire i file PDF. Non importa quale sia la vostra esigenza di business, c'è una soluzione PDF che si adatta.

6: Supporta elementi non testuali

La bellezza del PDF è che supporta tutti i tipi di contenuto, anche i media incorporati. La combinazione di capacità multi-media e multi-elemento insieme a una piccola dimensione di file lo rende superiore a formati come TXT o anche RTF. Questo permette alle aziende di usare i PDF per testo, immagini, grafici, tabelle, contenuti incorporati, allegati, filigrane, redazioni e altri tipi di elementi non testuali. Questo è un altro motivo per cui è altamente adatto all'uso aziendale.

7: È il futuro dei flussi di lavoro della gestione dei documenti.

Il PDF è altamente versatile, il che lo rende pronto per il futuro. La maggior parte delle aziende ha già digitalizzato i propri documenti e li ha archiviati come file PDF, e il futuro appartiene al PDF. Come soluzione flessibile e robusta per le informazioni elettroniche, è superiore a quasi tutti gli altri formati di file, la maggior parte dei quali sono adatti solo in determinate situazioni. In netto contrasto, PDF può essere utilizzato ovunque, e tutto ciò di cui avete bisogno è un semplice strumento che permetta di modificare e fare altre azioni.

Parte 2. Quale programma posso usare per creare PDF?

Comporre un file PDF da zero o creare un PDF convertendo un file da un formato diverso può essere fatto solo con un servizio online specializzato o un software progettato per gestire tali compiti. Un ottimo esempio di tale applicazione è Wondershare PDFelement.

Quali altre caratteristiche offre PDFelement?

Convertire PDF in altri formati

PDFelement può convertire accuratamente e rapidamente i file PDF in più di una dozzina di formati diversi come DOCX, XLSX HTML, RTF, EPUB, JPG, PNG e altri. Il contenuto sarà conservato esattamente nello stesso formato del file PDF di origine, ma ora sarete in grado di modificarlo nella sua applicazione nativa

Proteggere i PDF

È possibile proteggere i documenti aggiungendo password di apertura o di autorizzazione. È anche possibile mascherare il contenuto esistente utilizzando lo strumento di redazione, che è un'azione permanente che protegge le informazioni sensibili dal cadere in mani sbagliate.

Annotazioni

La collaborazione è un gioco da ragazzi con strumenti di annotazione facili e robusti per rivedere e commentare i file PDF condivisi. Le nuove versioni di PDFelement si spingono ancora oltre con elenchi di annotazioni e altre caratteristiche avanzate.

Gestione dei moduli

Si può facilmente riempire un modulo, crearne uno, o convertire da un altro formato non compilabile per creare PDF compilabili. Strumenti intuitivi come Form Field Recognition e Highlighting vi aiuteranno lungo il percorso. Inoltre, è possibile applicare una firma elettronica legalmente valida o una firma digitale manoscritta ai documenti PDF.

OCR

PDFelement può convertire il testo da immagini in testo ricercabile o modificabile in 20 lingue diverse. La conversione è più veloce e più accurata della maggior parte degli altri moduli PDF OCR.

Processo Batch

Invece di elaborare i file uno alla volta, è possibile convertire, aggiungere filigrane, estrarre dati, ecc. da un grande lotto di file mettendoli in coda in PDFelement, e lasciando che il software faccia il resto.

Ottimizzazione dei file

Le dimensioni dei file possono essere ridotte fino all'80% o più a seconda del tipo di contenuto. Questo viene realizzato utilizzando un complesso processo di backend, ma l'utente deve solo selezionare la qualità dell'output e premere il pulsante Optimize, rendendolo facile da fare per chiunque.

Gestione dei file e delle pagine

Dividete o unite facilmente i PDF, organizzate le pagine, rimuovete e aggiungete contenuti, rinumerate i PDF e fate tutto quello di cui avete bisogno.

Utilizzo di PDFelement

Passo 1: Dopo aver installato il prodotto e averlo lanciato, vedrete una home page iniziale dove le varie azioni sono disposte in modo ordinato e conciso. Scegliete l'azione che volete eseguire e utilizzate il menu File per aprire un file PDF. In alternativa, si può semplicemente trascinare un PDF nell'interfaccia e il programma lo aprirà automaticamente. Potete anche aprire direttamente un file usando l'icona della pagina di benvenuto per Open Files.

Passo 2: Una volta che il file è aperto, è possibile eseguire vari compiti utilizzando la scheda degli strumenti in alto. Questo include la modifica, la conversione, la compilazione di moduli, la firma elettronica, la sicurezza e altro.

Passo 3: Una volta selezionata una particolare modalità, potrete vedere tutti gli strumenti relativi a quella caratteristica, che appariranno in una posizione conveniente proprio sopra il documento. Facendo clic su una qualsiasi di queste opzioni, appariranno altri strumenti proprio sopra la selezione. Qui è possibile fare modifiche di livello inferiore come la dimensione del carattere, ecc.

Passo 4: Una volta finito di modificare un file, usa l'opzione di menu File per salvarlo sul tuo desktop. Nel nuovo PDFelement Pro DC per Windows, puoi anche salvare un documento direttamente su Wondershare Document Cloud, che è una piattaforma autonoma di cloud storage e firma elettronica di Wondershare che è stata integrata con PDFelement.

Parole finali

PDFelement è per i PDF ciò che i PDF sono per la gestione dei documenti. In altre parole, la flessibilità e la versatilità che i documenti PDF portano al mondo degli affari sono esattamente ciò che PDFelement porta ai documenti PDF stessi. Con PDFelement, avete la libertà di creare, convertire e manipolare i file PDF esattamente come volete, rendendolo una parte indispensabile della vostra attrezzatura software aziendale. È anche utile per le istituzioni educative, gli insegnanti, gli studenti, i professionisti, i team creativi e chiunque altro stia cercando il modo migliore per archiviare e distribuire in modo sicuro le informazioni business-critical e mission-critical, che si tratti di testo, immagini, allegati, link o qualsiasi altra cosa.