I 6 migliori software gratuiti per la gestione dei documenti nel cloud che dovete assolutamente provare

Salvatore Marin

2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate

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La gestione dei documenti in cloud è diventata molto popolare al giorno d'oggi tra i singoli e le aziende. Tutto ciò è dovuto al fatto che il software semplifica la gestione dei documenti, consentendo agli utenti di accedere e organizzare i file dal cloud storage. Con un gran numero di software di gestione documentale nel mercato, può essere difficile scegliere, ma questo articolo ha fatto tutte le ricerche per voi e vi presenteremo 6 dei migliori sul mercato.

Scegliere il giusto software di gestione documentale in cloud

1. Zoho Docs

Zoho Docs supporta la gestione dei dati nel cloud. Favorisce inoltre la condivisione di documenti e foto e offre la chat istantanea, che incoraggia le discussioni su un documento tra gli utenti. Funziona bene con iCloud, SaaS, web, dispositivi Android e iOS. Offre controlli di accesso per impedire modifiche non autorizzate ai documenti e supporta la conversione dei documenti, la gestione dei moduli e l'indicizzazione dei documenti.

Pro:

• Dispone di tutte le funzioni essenziali di Google Docs ed è possibile integrare molte piattaforme con esso.

Contro:

• Anche se ha le caratteristiche di Google Docs, non funziona bene come Google Docs, il che lo rende sfavorevole agli utenti.

Scaricare Zoho Docs>>.

2. Adamero Content Central

Adamero è uno strumento di facile utilizzo che aiuta ad archiviare e organizzare rapidamente i documenti nel Cloud storage. Consente agli utenti di organizzare i file in un'unica posizione. Ad esempio, è possibile organizzare ricevute, contratti e diversi tipi di documenti digitali con l'aiuto della Content Central di Adamero. I nuovi file aggiunti vengono etichettati, convertiti in PDF ricercabili e inviati ai centri di archiviazione o alle cartelle appropriate. Se è necessario creare file da zero, i modelli di creazione e l'editor sono molto facili da implementare.

Pro:

• È possibile organizzare facilmente i file dai dispositivi supportati dal Web.

Contro:

• Il software non supporta la manipolazione dei PDF all'interno dell'applicazione.
• Sebbene salvi i file sul cloud, non supporta i backup automatici né il ripristino dei dati.

Scarica Adamero Content Central>>.

3. Volta di Eisen

Eisen Vault è un software di gestione documentale basato su cloud che viene utilizzato dalla maggior parte delle industrie per gestire i documenti essenziali nelle operazioni quotidiane. Aiuta ad archiviare i documenti sia in forma digitale che fisica. Altre caratteristiche di questo programma sono l'assemblaggio dei documenti, la condivisione o la consegna dei documenti, la conversione e l'indicizzazione dei documenti. L'applicazione supporta la manipolazione dei file all'interno del programma, dove è possibile convertire diversi file o documenti PDF in PDF.

Pro:

• È sia basato sul web che accessibile tramite un'applicazione installata sui dispositivi mobili.
• Supporta i dispositivi mobili, facilitando la gestione dei dati in qualsiasi luogo.

Contro:

• È solo un'applicazione web e mobile, non esiste una versione per desktop.

Scarica Eisen Vault>>.

La migliore soluzione per il software di gestione documentale in cloud

PDFelement for Business è uno strumento di gestione dei documenti molto potente che supporta il controllo e la modifica dei file e si sta rapidamente affermando come il migliore in circolazione. È dotato di ottime funzionalità, essenziali per le operazioni aziendali.

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Ad esempio, è in grado di convertire in PDF file diversi come Excel e Word, in modo da non dover ricreare i documenti. Lo strumento dispone di un eccellente OCR che facilita la conversione di documenti scansionati e la ricerca di PDF in più di 20 lingue. Può unire diversi file in un unico documento e aiutare a dividere i file in singoli documenti. Offre la protezione dei documenti consentendo l'uso di password crittografate digitalmente. Infine, offre funzioni di modifica dei dati per evidenziare, aggiungere note, timbri e altre annotazioni al documento. È giunto il momento di scegliere. Scegliete e godetevi la rivoluzione del cloud!

4. SharePoint

La gestione documentale di SharePoint è uno strumento che si concentra sull'archiviazione e sull'organizzazione dei documenti per supportare un processo continuo che comprende la creazione e la condivisione di contenuti all'interno di un'istituzione. La gestione documentale di SharePoint soddisfa le esigenze documentali dell'organizzazione offrendo vari servizi. Ad esempio, aiuta ad archiviare, organizzare e localizzare importanti materiali aziendali. Inoltre, garantisce la coerenza dei documenti. Inoltre, aiuta a gestire i metadati dei documenti.

Inoltre, aiuta a proteggere i documenti da utenti non autorizzati e garantisce flussi di lavoro aziendali coerenti, mostrando come vengono gestiti i documenti. Dispone di impostazioni riutilizzabili che descrivono i comportamenti condivisi di un particolare documento, dando così agli utenti la possibilità di gestire, organizzare e controllare i contenuti in modo coerente. Inoltre, SharePoint aiuta a creare siti per la creazione, l'utilizzo e l'archiviazione di decine di documenti. I siti progettati sono dotati di specifiche funzionalità di gestione dei documenti che aiutano ad apportare e registrare le modifiche a un documento esistente. Questo strumento consente anche di tenere traccia delle modifiche apportate a un documento, ovvero di sapere chi ha aggiunto o modificato il contenuto di un determinato documento.

I seguenti suggerimenti sono essenziali per ottenere il massimo dalla gestione dei documenti di SharePoint.

• Sviluppare un piano per un modo efficace di organizzare le informazioni. Il piano deve considerare la cultura dell'azienda, il modo in cui le persone collaborano, prendono decisioni e conducono gli affari.
• Assicuratevi che i dipendenti siano adeguatamente formati sull'uso del software e delle strategie, tenendo presente che la formazione dei dipendenti è fondamentale per qualsiasi sistema di gestione dei documenti.
• Utilizzate tutte le funzioni del vostro software. È necessario capire tutte le funzioni e come possono semplificare le cose nella vostra organizzazione.
• Assicurarsi che i proprietari dei contenuti abbiano la responsabilità di gestire i loro contenuti. Conoscere le persone che creano e lavorano con le informazioni e determinare i loro ruoli nel ciclo di vita dei documenti.
• Assicuratevi che i vostri dipendenti o tutti gli utenti del software siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda le modalità di collaborazione e condivisione dei documenti.

Scarica SharePoint>>

5. PaperPort Pro

PaperPort Pro consente all'utente di svolgere molte attività di gestione dei documenti basate sul cloud dall'interno del programma. Offre un backup sicuro nel cloud e i dati possono essere gestiti dall'archiviazione nel cloud. Offre agli utenti la possibilità di convertire i documenti in PDF e di scegliere una combinazione di OCR e conversione in PDF durante l'archiviazione dei documenti nelle cartelle. Consente di specificare le autorizzazioni di sicurezza per i dipendenti, garantendo così la sicurezza dei documenti.

Pro:

• È possibile utilizzare la fotocamera del telefono per caricare un documento nell'applicazione.
• Fornisce strumenti per proteggere anche i file più sensibili della vostra azienda.

Contro:

• Non dispone di integrazione CRM

Scaricare PaperPort Pro>>

6. FileCenter Pro

FileCenter Pro è un software facile da usare e da installare che supporta la gestione dei documenti nel cloud, archiviando e tracciando i documenti nel cloud. Permette all'utente di etichettare, categorizzare e archiviare i dati elettronici e di preparare correttamente i file cartacei. Quando si installa il programma, il software guida l'utente nel trasferimento dei file alla libreria. Inoltre, l'archiviazione e il backup nel cloud sono impostati in questo momento. Offre la possibilità di scansionare i documenti direttamente dal software, risparmiando tempo.

Pro:

• Le funzionalità OCR integrate aiutano a scansionare i documenti.

Contro:

• Non ci sono controlli del flusso di lavoro o della versione, il che rende complicato l'utilizzo del software.

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Salvatore Marin

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