I 6 principali sistemi di gestione elettronica dei documenti
2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate
Ogni azienda ha esigenze diverse in materia di gestione elettronica dei documenti. Prima di procedere all'acquisto, è importante trovare con calma la soluzione giusta per la vostra azienda. Una volta valutate le vostre esigenze e pronti a trovare il sistema di gestione elettronica dei file che fa per voi, questo articolo vi aiuterà a confrontare i migliori strumenti sul mercato. Ecco i 6 principali sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) da prendere in considerazione.
Scegliere il giusto sistema di gestione digitale dei documenti
1. Zoho Docs
La prima è Zoho Docs, una soluzione di gestione elettronica dei documenti che vi aiuterà a lavorare in movimento. Un archivio centrale per tutti i documenti, Zoho permette di condividere facilmente file e foto online. È possibile iniziare a utilizzarlo in versione di prova per un massimo di 25 utenti con un limite di 5 GB per utente. E se vi piace, potete abbonarvi alla versione premium. È sufficiente fornire nome, indirizzo e-mail e password.
Vantaggi :
- Interfaccia intuitiva e facile da usare
- Integrazione senza problemi e senza aggiunte delle applicazioni Google
- Strumenti eccellenti per la modifica dei documenti online
Inconveniente :
- Lo spazio per utente potrebbe non essere sufficiente per alcuni utenti.
- Il prezzo del canone mensile può aumentare
- Per accedere all'editor completo è necessario registrarsi a Zoho writer.
2. Logical Doc
Questo software aiuta qualsiasi organizzazione a controllare i processi di gestione elettronica dei documenti. L'attenzione è rivolta al reperimento dei contenuti e all'automazione dei processi aziendali. L'utilizzo di questo strumento di gestione elettronica dei documenti consente di creare, coordinare e co-autorizzare qualsiasi documento all'interno dell'organizzazione. La produttività migliorerà notevolmente grazie all'interfaccia web di facile utilizzo e all'integrazione con Office e Outlook.
Vantaggi :
- L'interfaccia intuitiva facilita i principianti.
- Ottima gestione complessiva delle informazioni
- Eccellente team di supporto
Inconveniente :
- Alcuni utenti richiedono che il client si sincronizzi con una directory locale nel repository.
- Nessun supporto telefonico, solo assistenza clienti via e-mail
- Include molti acquisti aggiuntivi che si accumulano, rendendolo più costoso.
3. Microsoft SharePoint Online
Microsoft SharePoint è un'ottima opzione quando si desidera condividere facilmente i documenti aziendali. Consente agli utenti di creare siti web di gruppo che possono fungere da mini intranet, facilitando la condivisione di documenti o addirittura di intere cartelle. Esiste anche una serie di applicazioni gratuite che si possono aggiungere all'account SharePoint, comprese quelle che gestiscono la posta e i contatti. Inoltre, questo strumento vi dà la possibilità di ri-brandizzare i siti web e non vi è alcuna restrizione sul numero di app che potete utilizzare.
Vantaggi :
- Consente la modifica dei documenti online
- È possibile utilizzarlo per creare più siti di team e aggiungere applicazioni per rendere il processo di condivisione molto più semplice.
Inconveniente :
- È dotato di molte funzioni, che possono rendere il processo di configurazione iniziale eccessivo.
Download Microsoft SharePoint Online>>
4. M-Files DMS
Se siete alla ricerca di un modo semplice ma efficace per gestire i vostri documenti elettronici, M-Files è probabilmente lo strumento migliore per questo lavoro. Automatizza la maggior parte dei sistemi di gestione elettronica dei documenti per farvi risparmiare tempo e aumentare la produttività aziendale. Inoltre, è possibile tenere traccia dei file su cui si sta lavorando e persino di ogni modifica apportata a un determinato file.
Vantaggi :
- Consente di accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo abilitato a Internet, compresi smartphone e tablet.
- Consente agli utenti di tenere traccia delle modifiche apportate ai file in tempo reale.
Inconveniente :
- Per utilizzarlo è necessario un download, quindi manca la comodità di un sistema di gestione dei documenti accessibile online.
5. Ascensio System OnlyOffice
Se state cercando un sistema di gestione elettronica dei documenti che sia anche un project manager, Ascensio System OnlyOffice potrebbe essere la scelta giusta per voi. A prima vista, sembra simile a Google Drive, ma offre molto di più della semplice condivisione di file e delle funzioni di collaborazione e documentazione online. Inoltre, rende molto semplice la gestione di interi progetti, consentendo l'integrazione di e-mail e calendari e persino di un URL personalizzato per il vostro account. Anche con tutte queste caratteristiche, il sistema è semplice e facile da usare e ancora più facile da configurare.
Vantaggi :
- È compatibile con molti servizi cloud, rendendo incredibilmente facile l'archiviazione e la condivisione.
- È dotato di funzioni di gestione delle attività che lo rendono uno sportello unico per tutte le esigenze di archiviazione della gestione dei documenti.
Inconveniente :
- Ha una quantità relativamente piccola di spazio di archiviazione cloud disponibile rispetto ad altri strumenti simili.
Scarica Ascensio System OnlyOffice>>.
6. Evernote Business
Siete alla ricerca di un sistema di gestione elettronica dei documenti che sia utile anche per le sessioni di brainstorming? Evernote Business vi copre. La maggior parte delle persone pensa a Evernote come a un semplice software per prendere appunti, ma di recente si è ampliato fino a includere strumenti di condivisione e collaborazione dei documenti che rivaleggiano con i migliori del settore. Si può usare per catturare le sessioni di brainstorming in molti modi, compresi documenti incorporati, audio, immagini e molto altro. Evernote dispone di molti strumenti utili per le piccole imprese che desiderano condividere i propri pensieri anche quando non sono in ufficio. È dotato di applicazioni per iOS e Android che rendono molto più comoda la collaborazione a distanza.
Vantaggi :
- Non ci sono restrizioni sul numero di utenti che possono utilizzare Evernote contemporaneamente.
- Offre un accesso completamente online e mobile grazie alla presenza di applicazioni mobili.
Inconveniente :
- La modifica dei documenti può essere effettuata solo tramite l'applicazione desktop.
Scaricare Evernote Business>>.
Presentazione di PDFelement - la soluzione completa per le vostre esigenze di gestione elettronica dei documenti
Con l'aumento della digitalizzazione e dell'eliminazione della carta, i sistemi di gestione elettronica dei documenti sono diventati importanti perché consentono di creare, archiviare e gestire in modo semplice i documenti digitali. Il tipo di file digitale più diffuso è il PDF.
Ma anche i migliori strumenti di gestione elettronica presentano delle limitazioni quando si lavora con i PDF, poiché il formato non è stato creato per la semplice modifica o per il lavoro collaborativo.
PDFelement vi aiuterà a superare queste limitazioni. Questo programma offre una soluzione completa per lavorare con i documenti PDF, consentendo di modificare e lavorare in modo flessibile con i dati, i moduli digitali e i campi dei moduli, offrendo al contempo funzioni per una collaborazione sicura (compresi commenti e riduzioni semplici) e una condivisione sicura.
La conversione in batch di file in PDF e l'estrazione di dati da più documenti in una sola volta riducono notevolmente il tempo necessario per gestire importanti documenti elettronici. PDFelement è un programma che aiuta notevolmente il vostro sistema di gestione elettronica dei documenti.
5 soluzioni che PDFelement offre per migliorare il vostro sistema di gestione elettronica dei documenti
1. Standardizzare i documenti in formato PDF per migliorare la collaborazione tra tutti i team.
Se ci sono molti team diversi che lavorano con vari tipi di file in diversi programmi, la produttività è spesso compromessa perché tutti i tipi di file agiscono in modo diverso. PDFelement offre una soluzione rapida e semplice per trasformare molti formati di file diversi in file PDF standard del settore che possono essere condivisi da più team. I formati di file supportati sono Word, Excel, PPT, HTML, EPUB e RTF.
I documenti possono essere convertiti in PDF con un processo di conversione batch che, ancora una volta, riduce di molto il tempo necessario per creare processi standardizzati per una gestione elettronica dei documenti più efficace. Questo è un aspetto che gli strumenti software di gestione elettronica dei documenti standard non possono offrire da soli.
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2. Modifica semplice dei file PDF
I file PDF non sono mai stati creati per essere modificati e adattabili, ma da quando sono diventati il formato standard dei file aziendali negli ultimi anni, i PDF non modificabili sono diventati una sfida. Le soluzioni precedenti per rendere modificabili i PDF erano complicate e costose, ma PDFelement si è sviluppato fino a diventare la migliore soluzione per la modifica dei file PDF, creando un software che funziona come tutti i buoni word processor.
È possibile modificare e aggiungere facilmente testo a documenti PDF esistenti e nuovi, nonché inserire immagini e simboli per creare documenti diversi a seconda delle esigenze. È possibile effettuare queste modifiche con la stessa facilità con cui si utilizza Microsoft Word, e PDFelement è dotato di tutte le funzioni offerte da Word, ma per i file PDF. Create, modificate e gestite il contenuto dei documenti PDF in un modo che non potreste fare utilizzando solo un sistema di gestione elettronica dei documenti.
3. Estrazione automatica dei dati dai documenti
Man mano che si standardizza il flusso di lavoro dei documenti, si presenta la necessità di spostare dati importanti dai file a nuovi documenti e sistemi. In passato, ciò richiedeva l'inserimento manuale dei dati, con conseguente perdita di tempo e di risorse.
100% sicuro | senza pubblicità | senza malware 100% sicuro | senza pubblicità | senza malwareLa funzione di estrazione automatica dei dati da PDFelement estrae rapidamente i dati in un formato pronto per l'analisi. È possibile elaborare più file in batch per ridurre ulteriormente le ore di lavoro necessarie per inserire i dati nei nuovi programmi. Con campi di dati completamente personalizzabili, PDFelement offre anche il pieno controllo sui dati che possono essere estratti.
4. Creazione di moduli semplici, efficaci e modificabili
Tutte le aziende hanno bisogno di moduli di qualche tipo. Ma la loro creazione ha spesso richiesto conoscenze software e capacità di progettazione particolari per produrre forme interattive e di marca. PDFelement offre un'altra semplice soluzione che rende molto più comodo lavorare con i moduli.
Gli strumenti di editing di PDFelement consentono di creare facilmente moduli interattivi e compilabili digitalmente per tutte le occasioni. La semplice funzionalità di trascinamento consente di aggiungere elementi come campi per la firma digitale, campi modulo, pulsanti, caselle di selezione e combinazioni di tutti gli elementi per produrre moduli interattivi utilizzabili. Questa funzione è di grande utilità per il processo di gestione elettronica dei documenti.
5. Proteggere i file sensibili con password
Molti documenti aziendali contengono informazioni sensibili che devono essere protette. Spesso è necessario proteggere con password interi documenti o sezioni di documenti, in modo che solo alcune persone fidate possano accedere alle informazioni. Le soluzioni di gestione elettronica dei documenti non sempre offrono un modo semplice per raggiungere questo obiettivo. Ma PDFelement lo fa.
È semplice aggiungere password completamente crittografate ai documenti (o ai batch di documenti) in modo da proteggere chi può accedere e aprire tali file. Grazie alla possibilità di aggiungere, modificare e gestire password e controlli di password su più documenti contemporaneamente, PDFelement è stato creato con funzioni di sicurezza complete e flessibili. Gestite i vostri documenti sensibili in modo efficace con PDFelelment.
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Salvatore Marin
staff Editor
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