I migliori 5 software di gestione dei file nel 2024

Salvatore Marin

2024-11-08 14:27:33 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate

Il software di gestione dei file offre le funzioni per organizzare, modificare, gestire e tracciare il flusso di lavoro dei file nella vostra azienda. Ad esempio, possono aiutarvi a ottenere i commenti delle parti interessate su un determinato documento. Il software di gestione dei file contribuisce anche a mantenere un registro dei documenti rilevanti in azienda, mentre gli utenti possono utilizzare il software di archiviazione digitale per gestire tutti i file elettronici di un'impresa. In parole povere, qualsiasi azienda ha bisogno di un software di gestione dei file efficiente per il buon funzionamento e l'aumento della produttività dell'azienda.

I 5 migliori software di gestione dei file

1. eFileCabinet

eFileCabinet rappresenta una scelta eccezionale per la gestione dei file nelle piccole e medie imprese. Offre diverse funzioni come la scansione, l'etichettatura, il flusso di lavoro e l'archiviazione in cloud. Le funzioni sono abbastanza facili da usare e sono sufficientemente robuste per qualsiasi utente. Ospita uno spazio di archiviazione illimitato, un servizio di backup automatico nel cloud e un'enorme libreria di modelli. Fornisce varie versioni delle sue applicazioni per il software di gestione dei file sia lato server che in hosting.

Il software di gestione dei file è dotato di molteplici strumenti di gestione e con l'aiuto di questi strumenti gli amministratori possono specificare una serie di autorizzazioni per i dipendenti. Ad esempio, un dipendente può essere incaricato di impedire a singoli dipendenti di cancellare i documenti. Le funzioni del DMS aiutano anche a gestire le modifiche ai file più importanti. Supporta Word, Excel, PDF, PowerPoint e QuickBooks.

Il miglior software di gestione dei file

Vantaggio :

Ha una datazione di conservazione che consente agli utenti di archiviare o eliminare i file scaduti.
Dispone di un potente ORC che rende i documenti ricercabili.

Inconveniente :

A causa delle numerose funzioni, il numero di opzioni può essere un po' eccessivo da comprendere.

2. M-Files

M-Files è un software di gestione dei file unico nel suo genere che aumenta la produttività delle aziende organizzando e gestendo tutti i documenti elettronici. È dotato di una funzione di checkout che aiuta a tenere traccia di ogni documento su cui si sta lavorando e a monitorare le modifiche apportate a un documento.

È un software facile da implementare che aiuta a creare, rivedere, organizzare, condividere e controllare i documenti aziendali. Le versioni di M-Files sono disponibili per computer Windows e Mac e sono anche compatibili con i dispositivi Android e IOS, il che ne facilita l'utilizzo nel luogo più comodo. Altre funzioni offerte da questo software sono la scansione, la modifica, il salvataggio dei documenti nel database e molte altre.

software di gestione dei file per Windows

Vantaggio :

È possibile accedere ai documenti attraverso qualsiasi dispositivo abilitato a Internet, compresi i tablet e i telefoni iOS e Android.

Inconveniente :

È necessario scaricare e installare i file M sul proprio computer per poterli utilizzare, il che non è conveniente per un programma a cui si accede e che si utilizza online.

3. PDFelement for Business

PDFelement for Business consente agli utenti di creare, convertire, collaborare, modificare e firmare file PDF professionali con estrema facilità, per non parlare dell'elaborazione interattiva dei documenti che offre agli utenti. Con esso, l'azienda può creare vari file PDF convertendo altri documenti come Word, Excel e PowerPoint.

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Centro di Download

Lo strumento può anche trasformare i file scansionati in file PDF modificabili e ricercabili per scopi aziendali. Ha anche un ottimo OCR che riconosce immagini e testi in un file PDF con l'aiuto di 20 lingue supportate. Il software supporta anche la combinazione di diversi file PDF in un unico documento; inoltre, una determinata azienda può dividere più file da un PDF principale e archiviarli separatamente per usi diversi. Lo strumento promuove inoltre la sicurezza dei documenti professionali consentendo l'aggiunta di password crittografate per proteggere il documento.

4. Dokmee

Dokmee è un software di gestione dei file che consente di risparmiare tempo ed energia grazie a una serie di strumenti di imaging e tracciamento dei documenti che aiutano a organizzare i file elettronici importanti della vostra azienda. Offre numerose configurazioni per desktop e siti web a prezzi diversi.

Il software di file ha un'interfaccia facile da usare e strumenti di cattura e modifica unici. Il programma si integra con software per ufficio, scanner, programmi di posta elettronica e dispositivi mobili. Il software funziona con la maggior parte degli scanner ed è possibile importare file da programmi di videoscrittura e di posta elettronica. Consente inoltre di aggiungere metadati, tag e altre informazioni di ordinamento a ogni file scansionato o importato in Dokmee Professional. È possibile convertire i file PDF e unire e dividere i file PDF con Dokmee.

Vantaggio :

È possibile accedere ai documenti attraverso qualsiasi dispositivo abilitato a Internet, compresi i tablet e i telefoni iOS e Android.

Inconveniente :

È necessario scaricare e installare i file M sul proprio computer per poterli utilizzare, il che non è conveniente per un programma a cui si accede e che si utilizza online.

5. PinPoint

Pinpoint è un software di gestione dei file molto potente che può essere eseguito dal proprio server o da un centro dati cloud. Archivia automaticamente i documenti e funziona con Mac, PC e dispositivi mobili. La configurazione e l'installazione del software sono molto semplici. Oltre a salvare il file originale, il programma crea un PDF visualizzabile per gli utenti e i dipendenti autorizzati, mentre altre parti interessate possono aggiungere i loro feedback o commenti al documento.

Vantaggio :

Le persone chiave possono modificare o offrire un feedback sui documenti chiave dell'azienda.
PinPoint archivia i documenti automaticamente senza bisogno di interventi.

Inconveniente :