6 principali sistemi di gestione dei file - Aggiornamento 2024
2024-04-25 09:49:56 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate
L'uso massiccio di documenti digitali porta con sé un'enorme mole di dati. Un sistema di gestione dei file adeguato è quindi un altro aspetto che le aziende devono prendere in seria considerazione. Un buon sistema di archiviazione dei documenti può avere molti scopi per le piccole e grandi imprese. Un software di archiviazione può tenere organizzati i documenti, limitare l'accesso ai documenti sensibili, tenere traccia dei progressi dei diversi documenti e svolgere molte altre funzioni utili che, a nostro avviso, non possono mancare in un software di gestione dei file decente. Esaminiamo i 6 principali sistemi di gestione dei file.
6 Il miglior sistema di gestione dei file
1. PDFelement per le aziende
PDFelement for Business è unico nel suo genere per funzionalità, gestibilità e facilità d'uso. Può essere facilmente considerato come il miglior software di gestione dei file. Diverse funzioni facilitano l'elaborazione e la gestione dei documenti aziendali. Prima di tutto la sicurezza. Non tutti i documenti di un'organizzazione sono accessibili a tutti i dipendenti. Alcuni documenti necessitano di un accesso limitato e, con l'aiuto della funzione di protezione tramite password, questo compito può essere gestito in modo molto comodo.
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Il top management è sempre in trattativa per migliorare gli affari. Con l'aiuto della firma elettronica o della firma digitale, qualsiasi tipo di contratto o accordo che necessiti di più firme può essere preceduto facilmente. Basta aggiungere la propria firma, inviarla agli altri e attendere la loro firma. Il tutto in modo virtuale. Queste firme hanno un valore legale, in modo da non incorrere in problemi indesiderati.
L'OCR semplifica la ricerca nei file PDF basati su immagini. Può anche convertire i file PDF in Word, Excel o PowerPoint. È possibile estrarre diverse pagine da diversi file PDF e unirle in un unico file per una migliore comprensione o presentazione. La funzione di creazione e rilevamento dei moduli aiuta a compilare e creare moduli PDF. Supporta diversi sistemi operativi come Mac, Windows e iOS. Nel complesso, si tratta di una soluzione completa per la gestione dei file aziendali.
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Agiloft è ottimo per la gestione di documenti aziendali di grandi dimensioni. La funzione di flusso di lavoro grafico consente di creare un modello passo-passo di come un determinato documento deve essere elaborato in ogni fase. Più informazioni e meno problemi portano a un'esecuzione efficiente delle attività. Grazie alla funzione di audit trail, è possibile scoprire facilmente quali modifiche sono state apportate in un determinato momento e chi è responsabile di tali modifiche. La funzione Round Robin Assignment aiuta a distribuire il lavoro in modo equo.
Con così tante opzioni di personalizzazione di questa piattaforma, a volte ci possono essere una serie di complicazioni che possono portare a un avanzamento del lavoro più lento del normale.
3. Alfresco One
Alfresco One è disponibile sia in versione cloud che self-hosted. La compatibilità di questo sistema di gestione dei file con diversi dispositivi e sistemi operativi consente agli utenti di visualizzare, gestire e modificare facilmente i documenti da qualsiasi luogo. Un repository di contenuti robusto e sicuro assicura che nessun intruso possa entrare nei vostri dati sensibili. Alfresco è disponibile sia in versione cloud che self-hosted.
L'unico problema è che, con un'enorme gamma di personalizzazioni e di supporto ai componenti aggiuntivi, può comportare complicazioni e aumentare la curva di apprendimento per gli amministratori.
4. Gabinetto
Questo sistema di gestione dei file è disponibile anche nelle opzioni self-hosted e cloud. Non è solo un sistema di gestione dei file, poiché è possibile visualizzare e gestire i documenti da qualsiasi luogo. È compatibile con diversi software di contabilità e client di posta elettronica. La condivisione dei documenti è resa sicura dalla crittografia standard industriale. Le firme elettroniche possono anche essere inserite nei documenti. L'archiviazione, la ricerca e il recupero dei documenti sono facili ed efficienti.
L'unico problema è rappresentato dai requisiti del Cloud quando una grande azienda ha bisogno di velocità di upload e download più elevate.
5. Contentverse
Questo sistema di gestione dei file è stato progettato in modo molto versatile per adattarsi alle esigenze di qualsiasi organizzazione, piccola o grande che sia. L'archiviazione e il reperimento dei file sono molto veloci. Con la gestione del flusso di lavoro, è possibile impostare tappe e obiettivi per il team.
Grazie alla compatibilità multipiattaforma, potete lavorare ovunque vogliate Tutti i contenuti della vostra azienda sono al sicuro grazie all'avanzata sicurezza digitale fornita da Contentverse. Le tracce di controllo possono aiutare a scoprire cosa è stato modificato, quando e da chi.
6. DigitalDrawer
Questo sistema di gestione dei file è disponibile solo nelle opzioni in loco. L'importazione di un documento è un processo semplice, in quanto è possibile scansionare o caricare documenti. Ogni documento è sicuro e nessuno può accedere ai vostri dati senza autorizzazione. L'organizzazione dei documenti è efficiente in quanto è possibile collocare i file in una finestra come una struttura di cartelle ad albero. La gestione dei documenti è davvero efficiente ed è possibile cercare e accedere a qualsiasi file in pochi secondi.
Grazie alla compatibilità multipiattaforma, potete lavorare ovunque vogliate. Tutti i contenuti della vostra azienda sono al sicuro grazie all'avanzata sicurezza digitale fornita da Contentverse. Le tracce di controllo possono aiutare a scoprire cosa è stato modificato, quando e da chi.
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Salvatore Marin
staff Editor
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