I 5 migliori sistemi di gestione documentale open source

Salvatore Marin

2024-02-22 15:36:31 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate

Indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, avrete un flusso di documentazione da creare, gestire e organizzare per far sì che tutto fili liscio. I sistemi di gestione documentale (DMS) sono diventati una parte essenziale dell'inventario dei software aziendali, ma la maggior parte dei programmi è costosa da acquistare e gestire. È qui che entra in gioco il sistema di gestione documentale open source. Questo software online, a basso costo (spesso gratuito), è facilmente disponibile e rappresenta un'ottima soluzione per la maggior parte delle pratiche aziendali. Ma la scelta del programma giusto può essere un compito lungo e arduo.

Seguite la nostra guida per trovare il miglior sistema di gestione documentale open source per la vostra azienda.

I 5 migliori software DMS open source

1. OpenDocMan

Ciò che LogicalDoc sa fare meglio è aiutare le organizzazioni ad assumere il controllo del proprio DMS. È possibile accedere al software tramite qualsiasi browser Internet. E questa è una delle principali differenze tra LogicalDoc e qualsiasi altro software di gestione dei documenti open source. Puoi utilizzare il software per creare e coordinare un numero qualsiasi di documenti e aumentare la collaborazione e la produttività del tuo team.

Vantaggi:

• Individua e accedi rapidamente ai documenti
• Servizio clienti eccellente basato su una buona struttura dei prezzi
• Facile da usare e installare, aggiornamenti frequenti e di facile manutenzione

Svantaggi:

• L'"Edizione Community" ha bug e una gamma limitata di funzioni
• Nessuna sincronizzazione client di una directory locale con il repository

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2. Alfresco Community Edition

Un altro sistema di gestione dei documenti open source è Alfresco, sviluppato principalmente per le aziende. Il software fornisce alle aziende la gestione dei documenti, la gestione dei contenuti Internet, la gestione delle immagini, l'archivio dei contenuti, il flusso di lavoro, la gestione dei record e molto altro. Si tratta di un software complesso e, sebbene il produttore abbia fatto molti sforzi per renderlo facile da usare, la curva di apprendimento è ripida.

Vantaggi:

• Cronologia delle versioni di tutte le modifiche all'interno del documento
• Puoi visualizzare ogni revisione
• Facile personalizzazione

Svantaggi:

• Complesso da usare
• Le impostazioni nel sistema di sicurezza possono essere modificate solo dall'amministratore
• API disgiunte

Scaricare gratis Alfresco Community Edition>>

3. Nuxeo

Simile al software Alfresco di cui sopra, questa è la versione gratuita e open source di gestione dei documenti del software LogicalDOC supportata dagli sviluppatori. Questa versione open source, LogicalDoc Community Edition, non dispone di tutte le funzionalità delle edizioni commerciali a pagamento, ma fornisce molte delle funzionalità di base necessarie per ottenere il massimo dal software.

LogicalDoc Community Edition offre molto per il flusso di lavoro dei documenti con un'interfaccia desktop multilingue e funzionalità facili da usare come l'indicizzazione multilingue del testo completo, il controllo completo della versione, il task manager, l'importazione da file ZIP e la ricerca di documenti per il controllo. tieni traccia dei tuoi documenti.

Vantaggi:

• I tuoi progetti sono facili da gestire
• Piattaforma robusta, tutto disponibile tramite API
• Tutti gli aspetti possono essere personalizzati

Svantaggi:

• Curva di apprendimento estremamente ripida per principianti
• La personalizzazione può essere complicata e complessa

Download gratuito di LogicalDoc Community Edition> ; >

4. KnowledgeTree

Essendo uno dei migliori sistemi di gestione dei documenti open source, KnowledgeTree consente agli utenti di proteggere, condividere, tenere traccia e gestire i documenti. Ricerca all'interno del contenuto del documento, flusso di lavoro, metadati, repository di documenti con controllo della versione e supporto WebDAV sono solo alcune delle funzionalità. KnowledgeTree è uno dei DMS open source più adatti per i lavoratori sul campo.

Vantaggi:

• Puoi trovare facilmente il contenuto giusto al momento giusto
• La funzione Quick Play consente agli utenti di creare "cadenze di contenuto"
• Puoi creare regole basate su aree del campo e assegnare contenuti a tali regole

Svantaggi:

• Non così intuitivo come altri CMS (sistemi di gestione dei contenuti) open source
• Sincronizzazione con Box.com non buona poiché devi eliminare i file in entrambe le directory

Scarica gratis Kimios>>

5. Feng Office

Feng Office è una piattaforma di collaborazione basata sul Web che ti aiuta a gestire facilmente i tuoi progetti. Puoi lavorare con il tuo team, ma anche con i tuoi clienti. Le funzionalità per la gestione dei progetti includono la gestione delle attività, il monitoraggio del tempo, i diagrammi di Gantt, la gestione dei documenti e la gestione della conoscenza. Precedentemente noto come OpenGoo, Feng Office è ora uno dei migliori sistemi di gestione dei documenti open source sul mercato.

Vantaggi:

• Versione gratuita molto utile e facile da usare
• Funzione di tracciamento possibile e notifica via email a più persone
• Puoi taggare gli elementi

Svantaggi:

• La funzione di ricerca potrebbe essere migliore
• Con ogni aggiornamento, Feng Office rimuove alcune funzionalità dalla Community Edition e le rende soggette a pagamento
• I modelli richiedono molto lavoro

Download gratuito di OpenKM Community Edition>>

• Risparmio sui costi: il DMS open source è generalmente disponibile gratuitamente, con conseguenti notevoli risparmi sui costi. Non sono previsti costi di licenza e le aziende possono personalizzare il sistema in base alle proprie esigenze senza sostenere costi aggiuntivi per funzionalità o moduli speciali.

• Flessibilità e adattabilità: il DMS open source offre un elevato livello di flessibilità e adattabilità perché il codice sorgente è aperto e viene ulteriormente sviluppato dalla comunità. Le aziende possono adattare ed estendere il sistema alle proprie esigenze specifiche aggiungendo le proprie funzioni o modificando quelle esistenti.

• Sicurezza: i DMS open source offrono spesso un elevato livello di sicurezza perché il codice sorgente viene controllato da una vasta comunità. Le vulnerabilità della sicurezza possono essere identificate e risolte rapidamente e le aziende hanno la capacità di implementare e controllare le proprie misure di sicurezza.

• Supporto della comunità: DMS open source beneficia di una comunità attiva che fornisce supporto, risoluzione dei problemi e ulteriore sviluppo. Le aziende possono trarre vantaggio dall'esperienza e dalla conoscenza della community e ricevere un aiuto rapido in caso di problemi o domande.

• Interoperabilità: il DMS open source spesso supporta standard e protocolli aperti, facilitando l'integrazione con altri sistemi. Le aziende possono integrare perfettamente il proprio DMS con altre applicazioni aziendali come CRM, ERP o sistemi di posta elettronica.

Nel complesso, le soluzioni DMS open source offrono un'alternativa economica, flessibile e adattabile alle soluzioni DMS proprietarie. Offrono alle aziende il pieno controllo sulla gestione dei documenti e offrono un elevato livello di sicurezza e supporto da parte della community.

Questi sono alcuni dei migliori sistemi di gestione dei documenti open source disponibili. Ma vorremmo anche mostrarvi alcuni dei punti deboli del DMS open source.

• Meno caratteristiche o gamma di funzioni - È logico che il software gratuito abbia meno funzionalità rispetto alle versioni acquistate. Sebbene esistano versioni di acquisto di alcuni DMS open source, sono comunque peggiori delle normali versioni di acquisto degli strumenti di gestione dei documenti
• Mancanza di supporto tecnico: Poiché si tratta di strumenti open source, di solito devi chiedere consiglio alla comunità che utilizza il software quando hai un problema
• I programmi raramente soddisfano gli standard di conformità delle autorità o delle aziende più grandi

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Salvatore Marin

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