I 4 migliori sistemi di archiviazione senza carta per gestire i documenti - Aggiornato
2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate
Il primo passo da compiere verso un ufficio senza carta è semplicemente quello di decidere che si vuole un ufficio senza carta. Ma una volta deciso di fare questo passo, occorre una buona soluzione di gestione dei documenti, un sistema di archiviazione senza carta, se preferite. È importante capire quale sia il sistema migliore per la vostra organizzazione. Alcuni di essi hanno caratteristiche diverse, benefici diversi, il prezzo è diverso e molto altro ancora. La nostra guida vi aiuterà a decidere quale sia quello giusto per voi e a scegliere il migliore tra la pletora di sistemi aziendali senza carta.
- Parte 1: 4 migliori sistemi senza carta per gestire i documenti
- #1 PDFelement - Modifica dei documenti PDF scansionati
- #2 CrashPlan - Backup dei documenti
- #3 Yep di Iconic Software - Sistema di archiviazione senza carta per Mac
- #4 Mariner Paperless - Sistema di archiviazione senza carta per Mac e Windows
- Parte 2: Come diventare senza carta con il sistema di archiviazione senza carta
- Parte 2: Perché passare all'archiviazione senza carta con il sistema di archiviazione senza carta
Parte 1: 4 migliori sistemi senza carta per gestire i documenti
1. PDFelement - Modifica dei documenti PDF scansionati
PDFelement è progettato per le piccole imprese e le aziende. È il sistema chiave senza carta che aiuta gli utenti a gestire i documenti digitalizzati e a modificare i documenti PDF. Come tutti sanno, i documenti PDF sono sempre più diffusi tra le aziende. Ad esempio, i file riservati più importanti sono in formato PDF, le norme e i regolamenti sono in formato PDF, i contratti sono in formato PDF e così via.
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Il punto più importante per un sistema di archiviazione senza carta è che potreste voler modificare i file PDF o le immagini scannerizzate. La funzione OCR di PDFelement può aiutarvi a farlo. L'OCR può trasformare i PDF scansionati in testi modificabili e ricercabili nel caso in cui sia necessario modificare qualcosa.
Caratteristiche principali
- Sconto sulle licenze a volume per le aziende.
- Soluzione PDF tutto in uno.
- Creazione di documenti con firma elettronica e firma elettronica.
- Personalizzate in base alla vostra attività.
- Creare moduli compilabili;
- Salvate i file nel cloud storage. 1 GB di memoria cloud gratuita.
100% sicuro | senza pubblicità | senza malware 100% sicuro | senza pubblicità | senza malware2.CrashPlan - Backup dei documenti
Il loro motto è piuttosto semplice: "Il backup del computer reso semplice". CrashPlan consente alle piccole imprese e alle aziende di eseguire il backup dei propri file in modo semplice e senza problemi. Il software è accessibile anche ai privati. Con il piano standard, oltre al cloud, si ottiene un backup gratuito su un'unità esterna. In altre parole, i vostri file sono salvati in due luoghi diversi e la sicurezza del trifecta non è seconda a nessuno.
È inoltre disponibile l'opzione chiave privata, che consente di proteggere la propria vita digitale con una crittografia a 448 bit. In sostanza, si crea un campo di forza virtualmente impenetrabile intorno ai propri documenti. Esistono diversi piani, a seconda che abbiate bisogno di gigabyte di backup online o di terabyte. È sufficiente dire che CrashPlan può realizzare entrambe le realtà. E la cosa migliore è che CrashPlan non applica costi aggiuntivi per il ripristino dei file. Infine, ma non meno importante, avrete accesso all'applicazione mobile gratuita di CrashPlan, che vi consentirà di accedere ai file del vostro computer dal vostro cellulare, ovunque.
3. Yep da Iconic Software - Sistema di archiviazione senza carta per Mac
Anche con una vera barriera, Yep è un ottimo sistema di archiviazione senza carta. Yep funziona solo su computer Macintosh con processore Intel, ma le sue caratteristiche lo rendono uno dei migliori per le aziende che utilizzano prodotti Apple.
Le caratteristiche principali includono il consolidamento e l'etichettatura di tutti i documenti digitali, la ricerca, la gestione e la visualizzazione di documenti PDF e l'integrazione con uno scanner. Pensate a questo: potete archiviare la vostra musica in iTunes, le vostre foto in iPhoto e i vostri documenti PDF in Yep. Quando si avvia il software per la prima volta, viene automaticamente visualizzato un elenco di tutti i documenti PDF, Office e iWork.
Uno dei maggiori vantaggi di Yep rispetto ad altri software è la possibilità di cercare rapidamente tra i documenti, senza doversi preoccupare di dove sono stati salvati. Inoltre, è possibile aggiungere i propri tag a qualsiasi documento. Yep vi aiuta a mantenere i vostri documenti organizzati e a tenere traccia di tutte le vostre fatture, documenti di ricerca, ricevute e tutto il resto. E se pensavate che creare documenti PDF fosse difficile e complicato, Yep vi permette di creare un documento PDF senza scansione. Basta trascinare il testo per creare un file di testo. Oppure è possibile creare un file immagine nello stesso modo.
4. Mariner Paperless - Sistema di archiviazione senza carta per Mac e Windows
Mariner e Fujitsu sono diventati partner e la loro collaborazione ha permesso a Mariner di integrare il software Paperless nei più venduti scanner ScanSnap di Fujitsu. L'azienda offre ora il pacchetto Paperless alle aziende di Stati Uniti, Canada, Australia ed Europa.
Lo scanner è compatibile sia con Mac OS che con Windows. L'azienda consiglia vivamente di utilizzare Paperless con ScanSnap. Tuttavia, è possibile utilizzare qualsiasi altro scanner grazie al metodo Image Capture di Apple. Se si utilizza un computer Windows, per utilizzare Paperless è necessario uno scanner che supporti TWIN o WIA. Anche in questo caso, ScanSnap è l'opzione consigliata, ma è possibile acquistare un altro scanner. È sempre possibile provare una copia di prova prima di scegliere Paperless.
L'azienda offre anche Paperless Lite, una versione leggera del software. Le caratteristiche includono la creazione di una semplice gestione delle ricevute digitali, dove è possibile archiviare e creare tutte le ricevute.
Come diventare paperless con il sistema di archiviazione paperless
Ci sono dei passi da fare per trasformare la vostra azienda e il vostro ufficio da un magazzino con un sacco di carta a un ufficio senza carta.
Passo 1: creare un flusso di lavoro
Il primo passo da fare è capire il flusso di lavoro e quali tipi di carta è possibile eliminare. Ad esempio, alcune aziende optano per le sole ricevute digitali, mentre altre scelgono molto di più, come fatture, documenti, dati, documenti di ricerca e altro ancora.
Fase 2: scansione e digitalizzazione dei documenti
Ora che sappiamo quali sono i documenti che vogliamo conservare e quali quelli che intendiamo buttare via, è il momento di occuparcene. I documenti inutili possono essere distrutti. I documenti da scannerizzare e gettare via devono essere scannerizzati e poi triturati. Infine, i documenti che si intende conservare, sia in formato scansionato che cartaceo, possono essere scansionati e poi archiviati.
Fase 3: modifica dei documenti scansionati
Se si desidera modificare uno dei documenti scansionati, utilizzare PDFelement. È sufficiente aprire il documento su PDFelement per visualizzare un messaggio di avviso giallo nella parte superiore del documento, che indica che è necessario eseguire l'OCR sul documento. Fare clic su "Esegui OCR" e attendere il completamento del processo.
100% sicuro | senza pubblicità | senza malware 100% sicuro | senza pubblicità | senza malwareUna volta aperto il documento in formato PDF, è possibile modificarlo. Per modificare il testo del documento, fare clic su "Modifica" e poi scegliere "Modifica testo". Fare clic sul testo che si desidera modificare e poi fare clic all'interno della casella di testo visualizzata per far apparire il cursore. È quindi possibile selezionare il testo per modificarne il carattere, la dimensione e persino il colore.
Per modificare le immagini o la grafica, fare clic su "Modifica" e poi scegliere "Modifica oggetti". Fare clic sull'immagine che si desidera modificare e si dovrebbe vedere un riquadro intorno ad essa. È possibile trascinare il riquadro per modificare la posizione o ridimensionare l'immagine. È possibile eliminare l'immagine premendo "Elimina" sulla tastiera.
Fase 4: Firma elettronica dei documenti
Passare alla firma elettronica. Utilizzando la firma elettronica, non è necessario stampare i documenti da firmare. È possibile firmare elettronicamente i documenti con PDFelement. Per firmare il documento modificato, è sufficiente fare clic su "Proteggi" e poi su "Firma documento". Verrà visualizzata una nuova finestra di dialogo che spiega cosa fare.
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Perché passare all'archiviazione senza carta con il sistema di archiviazione senza carta
Vorremmo fornirvi alcune ragioni che giustifichino l'investimento per passare all'eliminazione della carta. Le ragioni sono molteplici, ma ci limiteremo a quella fondamentale.
Il primo e più importante motivo per cui si desidera un sistema senza carta è che si risparmia denaro. In ufficio circolano un sacco di fogli di carta per fotocopie, che hanno un prezzo. Con un ufficio senza carta, invece, non dovrete pagare la carta per fotocopie. Il denaro risparmiato può essere utilizzato per un altro obiettivo.
I vostri documenti saranno archiviati e organizzati e potrete trovare facilmente le informazioni che desiderate. Tutti i documenti sono indicizzati e, grazie all'aggiunta di tag, è possibile trovare facilmente e rapidamente le informazioni desiderate.
E abbiamo detto che potrete accedere ai vostri documenti da qualsiasi luogo? Nel mondo nuovo e moderno in cui viviamo, dirigenti e dipendenti devono utilizzare e trovare le informazioni in pochi secondi, non in giorni. Questo è possibile solo con un ufficio senza carta.
Per quanto riguarda l'accelerazione dei processi e dell'efficienza dell'azienda, i sistemi senza carta consentono di velocizzare le approvazioni. Oggi le aziende utilizzano la firma elettronica per elaborare documenti interni ed esterni. E poi c'è l'automazione dei processi, un software che aiuta a gestire e distribuire i documenti. È possibile utilizzare l'automazione dei processi per archiviare, distribuire e inoltrare documenti elettronici, oltre che per collaborare con i colleghi. Tutti i documenti possono essere condivisi, il che significa che più persone possono consultarli contemporaneamente.
In fin dei conti, tutti i vantaggi dei sistemi di ufficio senza carta hanno un unico obiettivo: migliorare il servizio ai clienti. Tutti noi vogliamo soddisfare i nostri clienti e un ufficio senza carta permette di farlo.
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Salvatore Marin
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