Diventare senza carta per migliorare il flusso di lavoro dei documenti
Passate da un processo basato sulla carta a un flusso di lavoro digitale. Scansionate i documenti cartacei e salvateli come file PDF nel cloud o sul hard disk. Semplificate il processo di gestione dei dati digitalizzando i documenti cartacei, come fatture, ricevute, dichiarazioni dei redditi, ecc.
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Perché lavorare senza carta?
Riduzione dei costi
Risparmiate i costi della carta, dei materiali di stampa, degli spazi di archiviazione, dell'invio e della spedizione. Uno studio suggerisce che le soluzioni senza carta fanno risparmiare 80 dollari per dipendente.
Migliorare la collaborazione
Semplificare il flusso di lavoro aziendale. La gestione dei documenti digitali svolge un ruolo importante nella collaborazione sui contenuti, soprattutto negli ambienti di lavoro remoti.
Ecologico
L'eliminazione della carta comporta notevoli vantaggi per l'ambiente. Le soluzioni per uffici senza carta riducono l'impatto sull'ambiente e diminuiscono l'impronta di carbonio e il consumo energetico.
Aumentare l'efficienza
Il flusso di lavoro digitale riduce l'errore umano eliminando refusi e altri errori. Risparmia ai dipendenti le attività più noiose e li destina ad altri compiti più produttivi.
Migliorare la sicurezza
Controllare l'accesso alle informazioni sensibili. Utilizzate il sistema più avanzato per archiviare ed eseguire il backup dei vostri dati. Garantite la sicurezza dei documenti, una facile conformità e un rapido recupero dei dati.
Accesso più facile
Consentite ai dipendenti di accedere ai file in qualsiasi momento e ovunque. Consente di rintracciare rapidamente i file digitando semplicemente il nome dei documenti che si stanno cercando e trovandoli in modo facile e veloce.
Strumenti di prim'ordine per facilitare i
flussi di lavoro senza carta.
Cosa sono le aule senza carta?
In una classe senza carta, tutti i documenti cartacei (libri di testo, compiti, trascrizioni) sono sostituiti da documenti digitali. Gli insegnanti e gli studenti utilizzano computer, tablet e altri strumenti digitali per accedere alle lezioni e ai voti online e per completare tutti i compiti di insegnamento/apprendimento in modo elettronico e digitale.
Utilizzare gli strumenti PDF per facilitare le classi senza carta.
Organizzare PDF: Utilizzare gli strumenti PDF per facilitare le classi senza carta.
Convertire PDF: Convertite il materiale didattico da diversi formati in PDF senza perdere la formattazione originale. Trasformate le diapositive PPT in ebook PDF per condividerle con gli studenti online.
"Ho spesso bisogno di modificare gli elaborati dei miei studenti, annotando commenti, cambiando il testo, spostando le pagine, ecc. Trovo che PDFelement sia in grado di fare tutte le cose più complicate".
-- Ayla, insegnante
Cos'è l'ufficio senza carta?
Un ufficio senza carta è un ambiente di lavoro che riduce al minimo le procedure cartacee e si affida invece a documenti digitali. Alcune organizzazioni preferiscono il termine "paper-light", in quanto la carta è ancora utilizzata a causa di requisiti di processo o di conformità. Se non è possibile eliminare completamente i file cartacei dall'azienda, le imprese sono disposte a creare una cultura paper-light riducendo la quantità di carta.
2 migliori soluzioni per l'ufficio senza carta.
PDF OCR: Riconoscere il testo su immagini o PDF scansionati per convertire i documenti fotografici dei clienti in un formato leggibile dalla macchina. Cercare e modificare questi documenti per facilitare la gestione e l'analisi dei dati raccolti.
Modulo PDF: Utilizzate la funzione Riconosci modulo di PDFelement per creare automaticamente questionari interattivi e moduli di indagine. Use PDFelement's Recognize Form feature to automatically create interactive questionnaires and survey forms.
"Utilizzate la funzione OCR PDF per convertire le scansioni PDF in file ricercabili, da salvare come formati modificabili in Office per gestire e categorizzare diversi tipi di dati raccolti."
-- Preston, programmatore
Diventate senza carta con un flusso di lavoro finanziario automatizzato.
Per finanza senza carta si intende un processo di transazione completamente elettronico, senza l'uso di carta. L'eliminazione della carta aiuta i reparti contabili a snellire le procedure di lavoro, a ottenere transazioni trasparenti e facilmente tracciabili, a ridurre i tassi di errore e a eliminare l'archiviazione dei file. Con l'uso di un sistema senza carta, gli istituti finanziari dovrebbero ridurre le spese operative.
Con gli strumenti PDF, gli istituti finanziari non hanno più bisogno di carta.
Firma PDF: Firmate in modo rapido e sicuro contratti, fatture, moduli bancari e molti altri documenti in formato PDF su qualsiasi dispositivo, sempre e ovunque. Con il flusso di lavoro digitale, eliminate gli errori nei documenti, come le firme mancanti e i dati delle transazioni.
Estrazione di dati PDF: Grazie alle potenti funzioni OCR e di acquisizione, PDFelement consente di estrarre moduli e catturare testi basati su immagini per digitalizzare ricevute, fatture, registri contabili e altri documenti finanziari.
"Sono un contabile e stiamo passando dai documenti cartacei a quelli elettronici. Questo rende molto importante la creazione, la combinazione, l'estrazione e la modifica dei file PDF. "
-- Joey, contabile
Che cos'è un flusso di lavoro senza carta nell'editoria?
L'editoria senza carta o elettronica è il nuovo ramo dell'industria editoriale in cui vengono pubblicati ebook e riviste digitali senza la stampa di pagine fisiche. La pubblicazione digitale ha una minore impronta di carbonio, il che la rende superiore ai libri stampati.
Strumenti PDF per facilitare la pubblicazione senza carta.
Convertire PDF: Convertite i file PDF in documenti Word, Excel e PPT modificabili, conservando tutti i caratteri e la formattazione originali. Anche i PDF scansionati possono essere convertiti in testo modificabile con l'OCR.
Modifica PDF: Modificate le bozze dei libri, aggiungete collegamenti e inserite forme e altri elementi nelle pagine PDF. PDFelement dispone di tutti gli strumenti essenziali per l'elaborazione di testi, consentendo di creare e modificare manoscritti in formato PDF.
"Quando edito libri e riviste, posso usare PDFelement per aggiungere note a bolla alla bozza e modificare direttamente i documenti PDF che gli scrittori mi hanno inviato".
-- Mark, editore
Che cos'è uno studio legale senza carta?
Uno studio legale senza carta è uno studio legale che conserva un numero minimo di copie cartacee dei documenti che devono essere conservati e gestiti. Invece di stampare tutti i documenti, gli studi legali paperless passano al digitale convertendo i file cartacei in documenti elettronici.
Passare a uno studio legale senza carta per migliorare l'efficienza con gli strumenti PDF.
Modifica PDF: Con PDFelement è possibile modificare documenti legali e aggiungere annotazioni ai testi, invece di utilizzare note adesive fisiche, per ridurre il lavoro manuale. Compilate più file insieme e cercate informazioni importanti da numerosi materiali di prova con un solo clic.
Modulo PDF: Convertite rapidamente i documenti Word in moduli PDF compilabili, create facilmente orari per gli uffici. Aggiungere campi interattivi nei moduli PDF emessi dal tribunale per renderli più facili da usare ed efficienti.
"Converte rapidamente documenti Word in moduli PDF compilabili, crea facilmente orari per gli uffici. Aggiungere campi interattivi nei moduli PDF emessi dai tribunali per renderli più facili da usare ed efficienti".
-- Bethany, Responsabile Affari Legali
Che cos'è un governo senza carta?
In un'amministrazione completamente priva di carta, tutti i processi interni e i servizi rivolti ai clienti sono digitalizzati e i documenti vengono eliminati per tutte le procedure e le transazioni governative.
Strumenti PDF per facilitare la governance senza carta.
Modulo PDF: Creare un modello master con campi modulo classificati per i moduli di richiesta rivolti ai clienti. Aggiungete campi per la firma digitale, pulsanti, caselle e campi di testo per facilitare la compilazione dei moduli da parte dei clienti.
Conversione in lotti: Creare un modello master con campi modulo classificati per i moduli di richiesta rivolti ai clienti. Aggiungete campi per la firma digitale, pulsanti, caselle e campi di testo per facilitare la compilazione dei moduli da parte dei clienti.
"Utilizzo PDFelement praticamente ogni giorno e ogni volta. Modifica e annotazione di accordi e SOP in formato .pdf, oltre alla possibilità di eseguire le stesse operazioni al telefono. "
--Vanessa, amministratore del servizio
Flusso di lavoro senza carta.
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Come si fa a non usare la carta a casa?
Ci vuole tempo per ridurre il numero di documenti in casa e infine eliminare tutti i documenti. Per questo motivo, dovrete essere perseveranti e pazienti per diventare dei "paperless" in casa. Di seguito vi diamo 7 consigli per aiutarvi a creare una casa senza carta.
- Dona la tua stampante.
- Partecipare ai programmi di riciclaggio della carta.
- Digitalizzare i documenti.
- Registratevi per ricevere gli estratti conto e le fatture elettroniche.
- Passare dai libri fisici agli ebook e alle riviste digitali.
- Utilizzate smartphone o tablet per prendere appunti.
- Firmate elettronicamente i vostri documenti invece di utilizzare le tradizionali firme con inchiostro umido.
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Quali sono i vantaggi di un ufficio senza carta?
I principali vantaggi di un ufficio senza carta includono:
- Migliorate la collaborazione tra i dipendenti con i documenti digitali.
- Risparmiare spazio di archiviazione.
- Risparmiate tempo e denaro per la stampa.
- Migliorate l'efficienza del lavoro con una facile tracciabilità dei documenti.
- Ridurre gli errori umani con un flusso di lavoro più automatizzato.
- Garantire la sicurezza dei documenti.
- Ridurre l'impronta di carbonio.
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Come si organizzano i file senza carta?
Seguite questi 5 passaggi per organizzare i vostri file senza carta:
- Utilizzate un server o un cloud di documenti per salvare i vostri file.
- Nominare i file in modo sistematico.
- Categorizzare i documenti in modo strategico.
- Crittografare il sistema di archiviazione dei file con password.
- Utilizzare un software di gestione dei file, se necessario.
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In che modo l'eliminazione della carta aiuta l'ambiente?
Ecco i 4 vantaggi ambientali del passaggio alla carta:
- Ridurre il consumo energetico.
- Ridurre i rifiuti cartacei che finiscono nelle discariche.
- Risparmiare l'acqua utilizzata per la produzione di prodotti cartacei.
- Salviamo le nostre foreste.
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Qual è il modo migliore per archiviare i documenti in formato elettronico?
Ecco i 3 modi migliori per archiviare i documenti in formato elettronico:
Salvate i vostri file su un disco rigido portatile e conservate il disco in un luogo sicuro per evitare di essere violati.
Archiviate i documenti nel disco rigido del computer per una gestione facile e veloce.
Salvate i documenti in un cloud online, come Google Drive, Wondershare PDFelement Cloud, ecc. per accedervi sempre e ovunque.
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Come si fa a convertire la carta in digitale?
PDFelement consente di digitalizzare facilmente un documento cartaceo. Aprire il programma PDFelement sul computer e fare clic sul pulsante "Crea PDF" > "Da scanner". Inserire il documento cartaceo nello scanner, modificare le impostazioni nella finestra a comparsa "Scan" e fare clic su "Scan". In questo modo, avete creato una versione digitale del file. È inoltre possibile utilizzare la funzione OCR di PDFelement per riconoscere il testo del documento.
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