Tutto quello che c'è da sapere sulla firma dei contratti

Le firme di accordo sono elementi essenziali dei processi contrattuali e rappresentano l'impegno formale e vincolante di una o più parti ai termini e alle condizioni stabiliti in un accordo legale o in un contratto. Indipendentemente dal mezzo, la firma di un contratto ha valore legale ed è essenziale per stabilire e far rispettare i rapporti contrattuali in ambito commerciale, legale e in molti altri settori.

Questo articolo tratta argomenti quali l'importanza della firma del contratto, e la differenza tra firma a umido e firma digitale. Inoltre, con l'affermarsi della firma elettronica dei contratti, l'articolo mostra quanto possa essere sicura e pratica la firma elettronica dei contratti.

Parte 1: Firma tradizionale e firma digitale per l'approvazione di un contratto

Quando si tratta di firmare un contratto, si possono utilizzare due tipi di firma. Si tratta della firma digitale e della firma autografa. In cosa differiscono tra loro? Scopritelo qui di seguito.

Che cos'è la firma autografa?

La firma autografa è una firma creata con una penna o un altro strumento di scrittura su un documento cartaceo. Si parla di firma "umida" per distinguerla dalla firma elettronica o digitale, che viene creata elettronicamente senza l'uso di inchiostro fisico sulla carta. La firma a umido è comunemente utilizzata in diverse situazioni per motivi legali e pratici.

Quando e dove si dovrebbe usare la firma elettronica?

È importante notare che, sebbene la firma a umido svolga un ruolo in molti contesti legali e ufficiali, le firme elettroniche e digitali sono sempre più riconosciute e accettate in varie giurisdizioni. Ecco alcuni esempi di casi in cui la firma autografa è comunemente utilizzata.

• Documenti legali
• Forme di governo
• Attività finanziarie
• Requisiti dei testimoni
• Requisiti legali specifici
• Preferenza o tradizione

Che cos'è la firma digitale?

La firma digitale di un contratto, nota anche come firma elettronica o Esign, è una forma di firma utilizzata per firmare e autenticare contratti e accordi digitali. Queste firme sono generate elettronicamente, spesso utilizzando software o piattaforme specializzate, e sono progettate per fornire un mezzo sicuro e legalmente riconosciuto per esprimere il consenso e accettare i termini del contratto.

Legalità dei contratti firmati digitalmente

La legalità delle firme digitali ed elettroniche varia da Paese a Paese ed è soggetta a leggi e regolamenti specifici. Molti Paesi hanno leggi o regolamenti specifici che disciplinano le firme elettroniche. Ad esempio, l'Electronic Signatures in Global and National Trade Act (ESIGN) e l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) costituiscono il quadro giuridico per le firme elettroniche negli Stati Uniti.

In alcuni settori, come quello sanitario (HIPAA negli Stati Uniti) e dei servizi finanziari (ad esempio, l'E-SIGN Act e l'UETA negli Stati Uniti), normative specifiche possono disciplinare l'uso della firma digitale per garantire la riservatezza dei dati. Allo stesso modo, diversi accordi internazionali, come la Convenzione delle Nazioni Unite sull'uso delle comunicazioni elettroniche nei contratti internazionali (UNCITRAL), incoraggiano l'uso delle firme elettroniche e ne riconoscono la validità legale nelle vendite transfrontaliere.

Parte 2: Vantaggi della firma elettronica dei contratti

Sebbene le firme contrattuali umide e digitali abbiano lo stesso scopo, le firme digitali stanno diventando sempre più lo standard per la firma dei contratti per diversi motivi. Uno di questi è l'evoluzione delle esigenze e della conformità delle organizzazioni moderne. Ecco alcuni dei vantaggi che la firma elettronica offre agli utenti.

Efficienza

La firma elettronica dei contratti riduce significativamente il tempo necessario per la firma e la finalizzazione dei contratti. Con le firme elettroniche, i contratti possono essere firmati, eseguiti e completati in pochi minuti o ore, invece delle settimane richieste dalle firme fisiche. Questo tipo di efficienza è fondamentale per le aziende o per qualsiasi organizzazione che voglia concludere rapidamente progetti e accordi.

Risparmio sui costi

L'adozione della firma elettronica consente di risparmiare denaro riducendo i costi di stampa, invio e archiviazione dei documenti fisici. Le organizzazioni risparmiano su carta, inchiostro, spese postali e spazio di archiviazione fisico. Nel tempo, questi risparmi possono essere sostanziali.

Integrazione con i processi aziendali

I contratti di firma elettronica spesso si integrano perfettamente con altri software e sistemi aziendali, consentendo alle organizzazioni di integrare la firma digitale nei processi e nei flussi di lavoro esistenti.

Conformità

Molti contratti Esign sono progettati per soddisfare le normative di settore e gli standard di conformità, garantendo che gli accordi siano eseguiti in conformità alla legge.

Sicurezza

Le principali soluzioni di firma elettronica dei contratti incorporano solide misure di sicurezza, tra cui tecnologie di crittografia e antifalsificazione, per garantire l'integrità del contratto firmato.

Considerazioni ambientali

Le aziende e i privati sono sempre più consapevoli del loro impatto sull'ambiente. L'uso della firma digitale riduce il consumo di carta, contribuendo agli sforzi di sviluppo sostenibile.

Detto questo, la ricerca di un'applicazione o di uno strumento che vi fornisca una firma digitale senza soluzione di continuità può risultare sconcertante. Se ne state cercando uno, perché non provare PDFelement?

Parte 3: PDFelement : Il miglior strumento per la firma dei contratti

PDFelement è un pacchetto software potente e versatile progettato per lavorare con i file PDF (Portable Document Format). PDFelement offre una serie di strumenti e funzioni che consentono agli utenti di creare, modificare, convertire, annotare e gestire in modo efficiente i documenti PDF.

La funzione Request eSign di PDFelement consente di inviare documenti PDF a più parti in modo sicuro ed elettronico, rispettando i vari standard di conformità legale e normativa. PDFelement eSign è conforme agli standard di settore (ISO 27001, HIPAA), alle normative sulla protezione dei dati (GDPR) e ad altri standard di sicurezza Internet (PDS2, Swift, CMMC e NITES).

Come posso inviare in modo sicuro i PDF per la firma elettronica a più parti?

Quando si tratta di firmare un accordo digitale, è essenziale disporre di un metodo sicuro ma robusto per farlo. La piattaforma PDFelement offre gli strumenti necessari per inviare contratti a più parti. Ecco una guida passo passo.

Passo 1: raccogliere le firme di altre persone

• Avviate PDFelement e aprite il contratto che richiede le firme. Fare clic sul pulsante "Richiedi una firma elettronica", situato sotto la scheda "Proteggi".

Passo 2: Aggiungere i destinatari

• Nella finestra a comparsa, individuare il campo "Aggiungi destinatari". Aggiungete gli indirizzi e-mail dei destinatari nell'ordine di firma desiderato. È possibile regolare facilmente l'ordine delle firme utilizzando l'intuitivo metodo di trascinamento. È anche possibile utilizzare il pulsante "Aggiungi CC" per includere indirizzi e-mail a scopo informativo.
• Scegliere di firmare il documento per primo o per ultimo utilizzando le opzioni "Aggiungimi per primo" o "Aggiungimi per ultimo".
• Accedere alla sezione delle impostazioni e scegliere l'ordine di invio delle e-mail. Impostare la frequenza dei promemoria per garantire che le firme vengano aggiunte in modo tempestivo ed efficiente.
• Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare a configurare le impostazioni.

Passo 3: Aggiungere i campi e assegnare i destinatari

• Migliorate l'accordo aggiungendo campi essenziali da compilare. Includete campi come Firma/iniziale, Data, Titolo e Società. Trascinate facilmente questi campi nei punti appropriati del contratto. Se necessario, assegnare ogni campo ai rispettivi destinatari.
• Dopo aver aggiunto i campi obbligatori, assicurarsi che tutti gli elementi siano al loro posto. Fare clic sul pulsante "Invia" per inviare l'accordo ai destinatari per la firma.

Passo 4: Monitoraggio dell'accordo

Seguire l'avanzamento delle firme come segue:

• Quando si invia l'accordo per la firma, individuare e cliccare su "Vai all'elenco degli accordi".

• Per aggiornare lo stato delle firme, è sufficiente fare clic sul pulsante "Aggiorna".

• Tenetevi aggiornati sull'attività dei firmatari tramite notifiche via e-mail. Ricevere aggiornamenti quando i firmatari visualizzano o completano le loro firme sull'accordo.

• Una volta completato il processo di firma, è possibile individuare e accedere al documento nel pannello "Accordo".
• Nel pannello di destra è presente una visualizzazione completa di tutte le attività associate al contratto. In questo modo si ottiene una chiara panoramica dell'intero processo di firma.
• Scaricate il contratto stesso e il rapporto di verifica completo. Il rapporto di verifica presenta tutte le attività di firma da esaminare.

Passo 5: Convalida delle firme dell'accordo

Verificare la validità delle firme raccolte utilizzando le seguenti azioni:

• Accedere all'accordo in formato PDF tramite il pannello "Accordo".

• Una volta aperto l'accordo, verrà visualizzata una notifica con la dicitura "Firmato e tutte le firme sono valide".
• Fare clic su "Gestione delle firme" nella scheda "Protezione". Scegliere l'opzione "Convalida tutte le firme" per continuare.

• Nella finestra "Convalida tutte le firme", verificare le informazioni relative alle firme digitali. Accedere alla cronologia delle modifiche del documento dall'applicazione di firma.
• Per esaminare il certificato, selezionare "Dettagli del certificato..." nella finestra.

Come si firmano i contratti in formato PDF utilizzando la funzionalità eSign di PDFelement?

Se invece siete il destinatario di un contratto digitale in formato PDF, ecco come utilizzare la funzione eSign di PDFelement.

Passo 1: aprire PDFelement e andare alla sezione "Accordi".

Avviate PDFelement sul vostro computer e accedete semplicemente al pannello degli accordi. Fare doppio clic sull'accordo intitolato "Waiting for me" per avviare il processo di firma.

Passo 2: Avviare il processo di compilazione

Fare clic sul tag "Firma" per accedere ai campi della firma e agli altri campi in cui è necessario inserire le informazioni richieste.

Passo 3: Selezionare il metodo di firma preferito

Selezionare il campo della firma, quindi scegliere il metodo di firma preferito:

• Carica: Importa un'immagine della firma.
• Disegna: Disegna la firma nel campo.
• Digita: inserisci il tuo nome, con le opzioni di colore e stile del carattere.

Fare clic su "OK" per applicare la firma.

Passo 4: Processo di esecuzione dell'accordo contrattuale

Nella parte inferiore dell'interfaccia, una notifica conferma che si accettano i termini del contratto e che il cliente accetta di fare affari elettronicamente con il mittente. Fare clic sul pulsante "Clicca per firmare" e su "Avanti" per completare il processo.

Come posso utilizzare PDFelement eSign per firmare un contratto tramite un link di posta elettronica?

In alcuni casi, è possibile ricevere un contratto firmato con un link allegato a un'e-mail. Detto questo, ecco una guida rapida per accedere e scaricare il contratto utilizzando il software PDFelement.

Passo 1: Accesso al contratto

Accedere al contratto dall'e-mail di notifica e fare clic sul pulsante "Firma il documento".

Passo 2: Accettare le condizioni di riservatezza

Spuntate la casella "Accetto l'EULA e le regole di riservatezza per l'uso di documenti e firme elettroniche" e fate clic su "Continua".

Passo 3: Compilare i campi della firma

Cliccare sul campo "Firma/iniziale".

Per i nuovi utenti, creare una firma utilizzando uno dei tre metodi seguenti:

• Digitare: digitare il proprio nome nel campo con le opzioni di colore della firma.
• Carica: Sfogliare e selezionare un'immagine della propria firma.
• Disegna: disegnare la firma nel campo.

Passo 4: Salvare la firma elettronica

Fare clic su "Salva". La firma verrà applicata al contratto e la firma aggiunta verrà salvata in modo sicuro in Wondershare PDFelement Cloud per un uso futuro.

Passo 5: Scaricare il contratto

Fare clic su " Scarica" e selezionare un'opzione:

• Solo PDF: Scarica il contratto;
• Scarica il PDF e il rapporto di revisione: scarica l'accordo e il rapporto di revisione in un file zippato;
• Scarica il PDF e il rapporto di audit: scarica il contratto e il rapporto di audit in un file PDF combinato.

Passo 6: Ricevere il documento completamente firmato

Una volta che tutte le parti hanno firmato l'accordo, riceverete un'e-mail che vi permetterà di accedere al documento completamente firmato.

Conclusioni

La firma elettronica dei contratti è un modo rapido ed efficiente per approvare gli accordi senza compromettere i dettagli sicuri di qualsiasi documento importante. L'utilizzo degli strumenti di editing PDF di PDFelement, versatili e ricchi di funzionalità, come la funzione di firma elettronica dei contratti, offre un'interfaccia facile da usare che consente a chiunque di firmare facilmente i contratti PDF. Oltre alla firma, PDFelement offre un'ampia gamma di strumenti di annotazione e mark-up che consentono di aggiungere commenti, evidenziazioni, timbri e note ai contratti, facilitando la collaborazione e il feedback.

Se state cercando un modo rapido ed efficiente per eseguire digitalmente contratti non firmati, PDFelement è l'applicazione che fa per voi. Il software non solo è progettato per semplificare la firma dei contratti digitali, ma aiuta anche a modificare altri documenti PDF con facilità.

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