La richiesta di proposta, nota anche come richiesta di preventivo, è un modo diverso di negoziazione e selezione. È molto diverso dal metodo tradizionale di selezione perché i clienti stabiliscono i loro requisiti e standard prima della proposta e le aziende concorrenti seguono esattamente ciò che è necessario. L'importanza della richiesta di proposta è che elimina le possibilità che le aziende facciano offerte in modo casuale poiché ora sono in possesso di tutti i dettagli. Infatti, per dirla diversamente, una richiesta di proposta fornisce un quadro dettagliato della domanda del cliente; pertanto gli appaltatori possono permettersi di fare offerte di conseguenza.
A causa del fatto che la scrittura di una richiesta di proposta potrebbe essere impegnativa e richiedere molto tempo, molte aziende e organizzazioni hanno difficoltà a partecipare a un processo di offerta o finiscono per non scrivere offerte vincenti. Le organizzazioni attireranno offerte migliori scrivendo una buona richiesta di proposta. Quella che segue è una guida passo passo su come creare una buona richiesta di proposta.
Step 1. Sappi cosa vuoi: è importante avere prima una visione di ciò che ti aspetti da un progetto. Sapere cosa vuoi è uno dei primi passi per consentirti di porre la domanda giusta su un fornitore di servizi.
Step 2. Accedi al tuo obiettivo e alla tua missione: è importante capire che gli obiettivi e la missione della tua azienda possono essere importanti quanto i dettagli del progetto stesso. È meglio allineare la tua visione del progetto con l'obiettivo dell'azienda.
Step 3. Determina il tuo budget: considera l'importo che sei disposto a spendere per il progetto.
Step 4. Inserisci una sequenza temporale: le scadenze dovrebbero includere la proposta e il progetto stesso.
Step 5. Leggi altre richieste di proposta: uno dei modi migliori per creare un buon documento di richiesta di proposta è leggere dagli altri. Leggere il documento di richiesta di proposta di altre persone ti darà un'idea di quali informazioni sono necessarie. Puoi confrontare vari layout con quello che hai in mente. Ti dà un vantaggio. Scarica qualsiasi esempio ed esaminalo.
Step 6. Stabilisci l'ambito di proiezione e i confini del progetto: assicurati di conoscere i confini del tuo progetto prima di iniziare. Regola se necessario.
Step 7. Elenca le tue esigenze e i tuoi desideri: elenca cosa è indispensabile e cosa non lo è.
Step 8. Decidi chi leggerà la proposta e premierà il progetto.
Step 9. Specifica le qualifiche minime.
Step 10. Redigi una Scorecard per la valutazione delle proposte.
Step 11. Includi tutti i dettagli rilevanti mentre scrivi la proposta.
Step 12. Sii specifico ma non essere troppo specifico.
Step 13. Organizza la richiesta di proposta in modo efficace.
Step 14. Richiedi referenze.
Step 15. Assicurati di correggere la bozza del documento di richiesta di proposta prima di inviarlo.
Step 16. Invia la richiesta di proposta solo ad aziende rispettabili.
Step 17. Garantisci una quantità di tempo adeguata per la risposta dei destinatari e oer attenersi alla scadenza.
1. Non sovraccaricare i tuoi lettori con informazioni non necessarie nella tua richiesta di proposta. Assicurati che solo i dettagli rilevanti come come desideri che la proposta sia formattata, come e quando presentare la proposta tra le altre informazioni utili.
2. Quando si redige una scheda di valutazione per il documento di richiesta di proposta, è importante determinare un sistema di rating per le proposte. La valutazione mostrerà le proposte con punteggi elevati, rendendo più semplice la tua scelta.
3. Assicurati di chiamare i riferimenti forniti dai fornitori di servizi. Non lasciare nulla al caso. Assicurati che i clienti passati siano soddisfatti del fornitore di servizi prima di prendere qualsiasi decisione.
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