ALCONS ENGINEERING Ltd. Adottato PDFelement per una gestione efficace dei documenti

Una società di ingegneria civile di medio livello, ALCONS ENGINEERING Ltd. fornisce servizi di ingegneria civile in diversi progetti locali. con progetti governativi e tali servizi nel bando, hanno dovuto impostare e gestire diversi documenti relativi al progetto. tuttavia, c'erano alcuni problemi particolari relativi alla gestione della documentazione che sono stati affrontati dalle autorità aziendali.

L'unica cosa che si frappone tra un progetto e il successo è l'efficienza del lavoro. è allora che a Bogdan, il loro Project Manager, è venuta l'idea di condividere PDFelement come rimedio produttivo. egli dichiara che le sue responsabilità sono "in genere ricerco nuovi software che potrebbero essere utili e li presento al management superiore. supervisiono il processo di acquisizione."

ALCONS ENGINEERING Ltd. è riuscita a ridurre il 30% del tempo di spreco in 1-2 mesi. In definitiva, hanno avuto l'opportunità di dedicare più tempo ai loro compiti imperativi piuttosto che concentrarsi sui loro compiti di manipolazione di base.

IL PROBLEMA

Il tempo libero non è mai stato in concetto

Bogdan ha menzionato alcuni problemi espressivi che ha identificato come Project Manager dell'azienda. Uno dei gravi problemi che l'azienda non riusciva ad affrontare ripetutamente era la gestione del tempo. Essendo una società di soluzioni di ingegneria civile, ALCONS ENGINEERING dovrebbe concentrarsi sul progetto stesso rispetto alla sua documentazione.

Era un'esasperazione totale per l'azienda rimanere in circolo con questo problema. Senza una soluzione per la gestione del tempo, gli impiegati prendevano un sacco di tempo per coprire i semplici workaround. Questo dava agli impiegati un motivo per evitare il "vero" progetto. La gestione moderna dei progetti richiede tecniche come editor esemplari, OCR e annotatori di documenti.

ALCONS ENGINEERING Ltd. mancava in tutte le piattaforme menzionate. Si stava perdendo tempo, e non c'era una soluzione evidente che potesse aiutarli a raggiungere una soluzione.

Il lavoro manuale equivaleva a un minore completamento del lavoro

Ogni volta che l'azienda era impaziente di iniziare un progetto, c'erano alcune scartoffie e adempimenti di base che dovevano essere completati in tempo per garantire un adeguato controllo ed equilibrio del progetto. Tuttavia, Bogdan ha dichiarato che proprio ciò che è stato fatto per scoprire le responsabilità all'interno del progetto è diventato esso stesso una responsabilità.

Bogdan ha dichiarato che le procedure come la stampa dei documenti, la scansione, l'estrazione e la sostituzione sono diventate troppo lunghe. Gli impiegati dovevano eseguire manualmente la numerazione bates sui documenti del progetto dopo averli stampati. Scrivere i numeri di pagina sui documenti può essere estremamente allarmante e angosciante per il dipendente e il datore di lavoro.

Le soluzioni inefficaci non hanno mantenuto i problemi nella baracca

Bogdan ha parlato di optare per soluzioni che potrebbero effettivamente esentare i problemi coinvolti nella gestione della documentazione dell'azienda. Adobe Acrobat Pro era una delle sue opzioni principali nella gestione dei documenti. Tuttavia, Bogdan ha trovato il software estremamente difficile e complicato per lui e i suoi colleghi.

"Era buono ma molto costoso, dato che avevo bisogno di almeno diverse persone per poter modificare i PDF allo stesso tempo", dice Bogdan quando gli viene chiesto perché ha lasciato Adobe Acrobat. La soluzione da lui presentata per il team era estremamente complicata nella sua interezza, rendendo difficile la gestione dei documenti ad un prezzo elevato. Essendo un'azienda di medio livello, ALCONS ENGINEERING Ltd. non può permettersi spese così stravaganti.

Ridurre i documenti un onere

ALCONS ENGINEERING Ltd. copre progetti di clienti. Le informazioni condivise in questi progetti clienti sono confidenziali. La protezione dei file era una necessità. Tuttavia, l'intera procedura è stata particolarmente coperta attraverso marcatori neri e la scansione manuale.

La redazione delle informazioni è stata una procedura molto lunga prima che Bogdan cercasse di trovare una soluzione efficace. Nascondere le informazioni seguiva la procedura di stampare il documento, segnarlo manualmente con un pennarello e scansionarlo per nascondere con successo tutti i segreti presenti nel documento. Questo non solo rendeva il lavoro eccessivamente difficile, ma diventava anche una seccatura per le persone in tutta l'azienda.

Bogdan si rese conto della necessità di un'automazione provocatoria e si mise a cercare uno strumento appropriato per affrontare tutti i problemi. Essendo responsabile del processo di acquisizione, Bogdan ha lavorato attraverso i problemi per scoprire il rimedio.

IL RISULTATO

L'urgenza dell'implementazione - Trovare PDFelement come il salvatore

Mentre Bogdan era impegnato a trovare una soluzione adeguata per rendere efficiente il lavoro di squadra, si è imbattuto in PDFelement. fortunatamente, è stato il suo giorno fortunato quando ha acquistato una licenza per testare lo strumento. ha pensato che fosse un ottimo investimento, non solo per se stesso ma anche per l'azienda.

Altre licenze furono acquistate per l'azienda, e la direzione fu informata dello strumento. questo portò all'adozione dello strumento su larga scala. l'implementazione fu abbastanza semplice e facile. con un semplice annuncio, tutti furono informati su PDFelement.

L'azienda ha proceduto con l'uso di PDFelement per la gestione della sua documentazione. poiché Bogdan ha detto che lo strumento è estremamente facile da usare, ha spiegato la procedura di implementazione in dettaglio. "non è stata fatta una vera e propria formazione. ho creato alcune clip con funzionalità di base nella mia lingua in modo che tutti potessero accedervi in qualsiasi momento."

La numerazione bates è diventata semplice come impostare i punti elenco

Bogdan ha menzionato il miglioramento di molteplici problemi con la documentazione attraverso PDFelement. la numerazione bates era un requisito importante che doveva essere completato in tutta la procedura. poiché le informazioni erano piuttosto riservate e importanti per il progetto, richiedevano una numerazione appropriata.

"Questo è un lavoro che richiede molto tempo perché di solito presento set di documenti che hanno circa 1500 pagine x 4 copie = 6000 pagine da numerare", è quello che Bogdan ha detto quando ha chiesto come la numerazione bates fosse difficile da eseguire per l'azienda. With the efficient organizing features offered across PDFelement, users were able to set up their documents.

PDFelement offre agli utenti una semplice opzione per impostare le etichette di pagina per i loro documenti. con questo strumento, sono stati in grado di numerare la loro miriade di documenti in pochi minuti.

Combinazione tra elementi PDF invece dell'impostazione manuale

Come accennato in precedenza, ALCONS ENGINEERING Ltd. doveva passare attraverso enormi copie governative di file. non solo dovevano eseguire la numerazione bates su di esso, ma dovevano anche fare più copie di questi documenti. in seguito, queste copie dovevano essere combinate e poi combinate di conseguenza. l'equazione era complicata fino a quando Bogdan ha proposto PDFelement.

PDFelement fornisce efficienti strumenti di combinazione PDF che possono facilmente combinare gli strumenti attraverso semplici clic o le abili funzioni 'Combine' offerte agli utenti. I dipendenti ora avevano molto tempo a disposizione dopo aver aggiunto automaticamente il numero Bates sui file e aver combinato documenti di grandi dimensioni in un unico file PDF con PDFelement.

La gestione dei file sembrava un paradiso

PDFelement ha effettivamente reso la vita più facile, come dichiarato da Bogdan. lo strumento ha offerto una serie distintiva di caratteristiche ai suoi utenti, che li ha aiutati a gestire i loro documenti con facilità. dove i dipendenti perdevano tempo a impostare i file per i progetti, PDFelement ha reso la modifica, la copia, l'inserimento e la cancellazione una questione di secondi.

È diventato eccezionalmente più facile per i dipendenti modificare i documenti all'interno della piattaforma. potevano aggiungere o modificare testo e immagini nei documenti. inoltre, la piattaforma ha offerto loro diversi strumenti di annotazione, che hanno reso molto facile per loro contrassegnare, redigere informazioni significative all'interno del file. tutte le informazioni riservate che dovevano essere redatte per sicurezza potevano essere nascoste con PDFelement.

L'OCR ha eliminato tutti i problemi esistenziali con la gestione del tempo

La tecnologia OC R di PDFelement offre ai suoi utenti un accurato riconoscimento del testo su immagini o su PDF scansionati. Mentre aiuta i dipendenti di ALCONS con l'estrazione del testo dalle immagini dei documenti, la piattaforma estrae più di 20+ lingue che supporta. Questo ha portato a una facile procedura di editing del documento.

Questa tecnologia diffusa è stata altamente riconosciuta dalle persone, specialmente da Bogdan che è rimasto impressionato dalla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri di PDFelement. L'estrazione dei dati da lotti di file è diventata facile con la sua funzione di elaborazione in batch. Dal momento che ALCONS ENGINEERING Ltd. ha richiesto la scansione di documenti esistenti secondo il loro record, PDFelement l'ha reso a portata di clic.

PDFelement è molto intuitivo, potente e molto accessibile quando si tratta di prezzo. è tutto fantastico che la versione gratuita consente di utilizzare tutte le caratteristiche, questo rende molto facile determinare se PDFelement è giusto per voi o la vostra azienda.

La tanto attesa efficienza del lavoro è stata effettivamente raggiunta

Con PDFelement, Bogdan è stato effettivamente orgoglioso di esclamare come l'azienda sia stata in grado di svolgere le sue operazioni quotidiane. "It certainly adds a huge plus for the company and day-to-day operations,” mentions Bogdan.

I compiti che effettivamente contano hanno avuto sia il tempo che l'energia per essere eseguiti. “Abbiamo più tempo per fare i compiti che contano e portare valore invece di un lavoro di routine", è quello che Bogdan ha condiviso con noi mentre esclamava i risultati di cui l'azienda gode con l'adozione di PDFelement. nel giro di un mese o due, l'azienda è stata in grado di ridurre la sua percentuale di spreco di tempo del 30%, che è stato un risultato enorme per il team.