I 6 principali sistemi di sicurezza dei documenti - Aggiornato
2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate
Ogni individuo, ogni azienda, ogni organizzazione, ogni agenzia governativa e tutte le altre organizzazioni hanno documenti che elaborano quotidianamente. La domanda che molti si pongono è: quanto sono sicuri questi documenti? La sicurezza dei documenti può essere definita come "il modo in cui i documenti vengono archiviati, conservati, sottoposti a backup, consegnati, elaborati e tutto il resto". Si tratta di un termine ampio, ma la semplice realtà è che le aziende e le organizzazioni stanno trovando il modo di rendere sicuri i loro documenti criptandoli con password e salvandoli in un luogo sicuro.
Oggi viviamo in un mondo di uffici senza carta, una tendenza che sta prendendo piede. In passato, le aziende assumevano strutture di archiviazione dei documenti per conservarli e migliorarne la sicurezza. Oggi, invece, i sistemi di sicurezza dei documenti assicurano che i dati siano al sicuro nel cloud, protetti da crittografia e password.
I 6 principali sistemi di sicurezza dei documenti
1. Crittografia Endpoint di Symantec
Come già detto, la crittografia è uno dei modi per proteggere i documenti e migliorarne la sicurezza. Symantec lo rende possibile proteggendo le informazioni sensibili. È possibile utilizzare Symantec per crittografare un'intera unità, settore per settore o per crittografare le unità flash. In ogni caso, questo software è stato progettato per chi deve criptare un gran numero di documenti.
Alcuni dei vantaggi sono l'assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, la possibilità di crittografare documenti di grandi dimensioni, una garanzia di rimborso di 45 giorni e la protezione delle e-mail.
L'aspetto negativo di questo sistema di sicurezza dei documenti è che non è possibile utilizzarlo sui dispositivi mobili o sul sistema operativo Linux. Dal momento che i dispositivi mobili stanno diventando una parte consistente delle aziende, Symantec non riesce a fare altrettanto. Un'altra lamentela è che i pop-up appaiono quasi sempre.
2. Segreti invisibili
Con il software è possibile criptare i file direttamente da Windows Explorer e poi trasferirli via e-mail. Inoltre, è possibile nascondere i file in luoghi come i file audio e le immagini.
I punti di forza di InvisibleSecrets includono un'interfaccia facile da usare, un software efficace, versatile, intuitivo e adattabile. D'altro canto, il software è piuttosto costoso, molto più di altri sistemi di sicurezza dei documenti simili. Inoltre, la versione di prova dura solo 15 giorni, dopodiché è necessario pagare per la versione completa. Inoltre, se si decide di disinstallare il software, si avranno ancora dei residui di file. Dopo la disinstallazione, è necessario rimuovere manualmente diversi file.
3. PDFelement per le aziende
La linea di punta è il sistema di sicurezza dei documenti che riteniamo sia molto migliore di tutti quelli elencati di seguito. Si tratta di PDFelement for Business. Per la vostra azienda, è un'ottima soluzione per leggere, aprire, modificare, firmare digitalmente e proteggere i documenti PDF. Il software è dotato di una serie di funzioni che rendono la vita in un ufficio senza carta più facile e conveniente. Ma vediamo alcune delle più importanti nell'ambito della sicurezza dei documenti.
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Per cominciare, PDFelement offre la crittografia a due fattori dei documenti. È possibile crittografare i documenti quando li si invia per la firma, ma è anche possibile crittografare tutti i documenti e impedire agli utenti di modificare e copiare i file.
È anche possibile riformulare un documento. È uno strumento molto semplice e utile. È sufficiente trascinare e selezionare il testo/immagine che si desidera eliminare, fare clic su "Applica riduzione" e il gioco è fatto. Tutte le informazioni sensibili che si desidera eliminare saranno cancellate.
4. Suite PDF
Con PDF Suite è possibile aprire, creare, modificare e convertire file PDF. Per quanto riguarda i sistemi di sicurezza dei documenti, è possibile proteggerli con crittografia a 256 bit e restrizioni.
Alcuni dei punti di forza del software includono un prezzo piuttosto basso, un'interfaccia intuitiva e molte funzioni chiave che si possono trovare in software PDF più costosi. In definitiva, se avete bisogno di un software di base per la crittografia dei PDF, questo software farà al caso vostro. Inoltre, PDF Suite Professional ha i suoi vantaggi, soprattutto la capacità multimediale.
Il lato negativo è che non è possibile utilizzare questo software per redigere i documenti. Anche le funzioni avanzate sono inesistenti.
.Adobe®Adobe Acrobat® Pro DC
Adobe Pro DC, un sistema di sicurezza dei documenti progettato per gli utenti che lavorano con informazioni sensibili, è molto popolare. È possibile creare e modificare documenti PDF e utilizzare password e restrizioni per controllare l'accesso ai dati. Anche la protezione del team fa parte del software. Alcuni ritengono che Adobe Pro DC sia un modo semplice e facile per controllare la sicurezza dei documenti, mentre altri lo considerano un'opzione professionale.
Il vantaggio principale è rappresentato dalla nuova interfaccia e dai notevoli miglioramenti apportati alla tecnologia OCR. In termini di protezione dei documenti, non è cambiato molto rispetto a EchoSign.
L'aspetto negativo è la confusione dei piani di abbonamento e di acquisto che nessuno riesce a capire. Non esiste una funzione di annullamento nella funzione di correzione OCR. Anche l'interfaccia è stata messa sotto esame, poiché gli utenti odiano i pulsanti di grandi dimensioni. È sparita anche la barra personalizzata in alto, che era un grande punto di forza di EchoSign.
6. Foxit PDF Security Suite
L'ultimo dell'elenco è Foxit PDF Security Suite, un importante software che aiuta ad aprire, organizzare e modificare il testo. Foxit integra Microsoft Rights Management Services, combinando due soluzioni software per ottenere una condivisione affidabile di documenti riservati.
Il lato positivo è che Foxit è leggero e affidabile e, grazie all'integrazione con Box, è possibile leggere i documenti PDF all'interno di Foxit. La modalità di lettura sicura è un altro vantaggio e c'è un pulsante di condivisione per Facebook e Twitter. Questo rende Foxit un'opzione conveniente per la lettura dei PDF, ma non tanto per la sicurezza.
L'aspetto negativo è che la leggerezza ha un prezzo. Gli utenti chiedono sempre più funzioni. Ad esempio, non c'è aiuto per la creazione di firme digitali. E Foxit non è in grado di visualizzare tipi di PDF complessi.
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Salvatore Marin
staff Editor
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