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7 vantaggi significativi dell'uso dei PDF per le aziende

Leggete l'articolo per conoscere i vantaggi dell'uso dei PDF e raddoppiare la vostra produttività.

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2024-02-21 09:28:21 • Pubblicato in: Conoscenza dei PDF • Soluzioni Comprovate

Potreste aver utilizzato un semplice strumento di fusione PDF online o un servizio di conversione PDF online in qualche momento. Oppure potreste avere una certa esperienza con un editor PDF o un creatore PDF. In realtà, potreste anche essere dei professionisti in operazioni avanzate sui PDF, come l'OCR e l'estrazione dei dati. Qualunque sia il vostro livello di esperienza, l'uso dei PDF per la vostra azienda vi aiuta in molti modi diversi. Che si tratti della semplice digitalizzazione dei flussi di lavoro cartacei tramite un creatore di PDF o dell'elaborazione avanzata in batch di attività in PDF, l'uso dei PDF per qualsiasi azienda offre numerosi vantaggi. Vediamo alcuni dei vantaggi dell'uso dei PDF per le aziende.

Parte 1. 7 vantaggi significativi dell'uso del PDF

#1: Formato di documento fisso

Il formato PDF è universalmente interessante perché è completamente indipendente dai dispositivi e dai sistemi operativi. Indipendentemente dal dispositivo o dal browser utilizzato, un file PDF avrà lo stesso aspetto. Lo stesso non si può dire per la maggior parte degli altri formati come Text, Word, HTML e così via. Questo è il motivo principale per cui è così utile per le aziende. La coerenza che offre si traduce in una distribuzione accurata delle informazioni, indipendentemente dalla piattaforma.

#2: Il PDF è diffuso

Sebbene i primi anni del PDF abbiano visto un trend di utilizzo molto limitato, il formato è cresciuto rapidamente in termini di popolarità fino a diventare lo standard globale per i documenti aziendali. Ora che sono passati quasi tre decenni dall'uscita del primo formato, esistono numerosi strumenti scaricabili e online per gestire i flussi di lavoro in PDF. Questa è una solida prova che il PDF è qui per restare.

#3: La sicurezza è garantita

La sicurezza dei PDF è diventata una parte importante del moderno flusso di lavoro aziendale e si è evoluta nel tempo. Oggi le funzioni di sicurezza di livello aziendale, come la crittografia con password e la rielaborazione, sono caratteristiche predefinite nelle applicazioni PDF di qualità superiore come Wondershare PDFelement e Adobe Acrobat DC. Questi strumenti offrono una protezione dei dati superiore e preservano la riservatezza dei documenti condivisi all'esterno dell'azienda.

#4: Ingombro ridotto (archiviazione dei file)

I file PDF hanno generalmente un ingombro ridotto rispetto a un documento simile in Word e altri formati. A meno che il file non contenga immagini ad alta risoluzione, le sue dimensioni saranno di pochi MB. Naturalmente, i file più grandi sono spesso utilizzati per le esigenze aziendali, come i documenti normativi, i manuali di formazione e così via. Tuttavia, il PDF è il formato più piccolo in termini di dimensioni dei file. Ciò consente alle organizzazioni di risparmiare sulle spese di archiviazione e stoccaggio in sede o nel cloud, che possono facilmente andare fuori controllo.

#5: supportato da qualsiasi sistema operativo

Che l'utente utilizzi Windows, Mac, Linux, ChromeOS, Android, iOS, iPadOS o qualsiasi altro sistema operativo, i file PDF sono supportati. Tutto ciò che serve è un browser in grado di visualizzare i PDF o un'applicazione software progettata per gestire i file PDF. Qualunque sia la vostra esigenza aziendale, c'è una soluzione PDF che fa al caso vostro.

#6: Supporta gli elementi non testuali

Il bello dei PDF è che supportano tutti i tipi di contenuto, anche i media incorporati. La combinazione di funzionalità multimediali e multi-elemento, insieme alle dimensioni ridotte dei file, lo rende superiore a formati come TXT o RTF. Ciò consente alle aziende di utilizzare i PDF per testo, immagini, grafici, tabelle, contenuti incorporati, allegati, filigrane, riformulazioni e altri tipi di elementi non testuali. Questo è un altro motivo per cui è molto adatto all'uso aziendale.

#7: è il futuro dei flussi di lavoro di gestione dei documenti

La grande versatilità del PDF lo rende pronto per il futuro. La maggior parte delle aziende ha già digitalizzato i propri documenti e li ha archiviati come file PDF, e il futuro appartiene al PDF. Come soluzione flessibile e robusta per le informazioni elettroniche, è superiore a quasi tutti gli altri formati di file, la maggior parte dei quali sono adatti solo in determinate situazioni. Al contrario, il PDF può essere utilizzato ovunque e tutto ciò che serve è un semplice strumento per poterlo modificare e compiere altre azioni.


Parte 2. Quale programma posso usare per creare i PDF?

La composizione di un file PDF da zero o la creazione di un PDF convertendo un file da un formato diverso può essere effettuata solo con un servizio online specializzato o un software progettato per gestire tali attività. Un ottimo esempio di tale applicazione è Wondershare PDFelement.


Quali altre caratteristiche offre PDFelement?

Convertire i PDF in altri formati

PDFelement è in grado di convertire accuratamente e rapidamente i file PDF in più di una dozzina di formati diversi, come DOCX, XLSX, HTML, RTF, EPUB, JPG, PNG e altri ancora. Il contenuto sarà conservato nello stesso identico formato del file PDF di origine, ma sarà ora possibile modificarlo nella sua applicazione nativa.

Proteggere i PDF

È possibile proteggere i documenti aggiungendo password di apertura o di autorizzazione. È inoltre possibile mascherare il contenuto esistente utilizzando lo strumento di ridimensionamento, un'azione permanente che protegge le informazioni sensibili dalle mani sbagliate.

Annotazioni

La collaborazione è un gioco da ragazzi grazie a strumenti di annotazione semplici e robusti per rivedere e commentare i file PDF condivisi. Le nuove versioni di PDFelement si spingono ancora più in là con elenchi di annotazioni e altre funzioni avanzate.

Gestione dei moduli

È possibile compilare facilmente un modulo, crearne uno o convertirlo da un altro formato non compilabile per creare PDF compilabili. Strumenti intuitivi come il riconoscimento e l'evidenziazione dei campi modulo vi aiuteranno nel percorso. Inoltre, è possibile applicare ai documenti PDF una firma elettronica legalmente valida o una firma digitale autografa.

OCR

PDFelement può convertire il testo basato su immagini in testo ricercabile o modificabile in 20 lingue diverse. La conversione è più veloce e più accurata rispetto alla maggior parte degli altri moduli OCR per PDF.

Processo batch

Invece di elaborare i file uno alla volta, è possibile convertire, aggiungere filigrane, estrarre dati, ecc. da un grande gruppo di file mettendoli in coda in PDFelement e lasciando che il software faccia il resto.

Ottimizzazione dei file

Le dimensioni dei file possono essere ridotte fino all'80% o più, a seconda del tipo di contenuto. Ciò avviene tramite un complesso processo di backend, ma l'utente deve solo selezionare la qualità dell'output e premere il pulsante Ottimizza, rendendo l'operazione facile per chiunque.

Gestione dei file e delle pagine

È possibile dividere o unire facilmente i PDF, organizzare le pagine, rimuovere e aggiungere contenuti, rinumerare i PDF e fare molto altro ancora per ottenere il formato desiderato.

Utilizzo di PDFelement

Fase 1: Dopo aver installato il prodotto e averlo avviato, vedrete una prima pagina iniziale in cui le varie azioni sono disposte in modo ordinato e conciso. Scegliete l'azione che desiderate eseguire e utilizzate il menu File per aprire un file PDF. In alternativa, è sufficiente trascinare un PDF nell'interfaccia per aprirlo automaticamente. È anche possibile aprire direttamente un file utilizzando l'icona della pagina di benvenuto per Aprire i file.

open

Fase 2: Una volta aperto il file, è possibile eseguire varie operazioni utilizzando la scheda degli strumenti in alto. Queste includono la modifica, la conversione, la compilazione di moduli, la firma elettronica, la sicurezza e altro ancora.

modifica del carattere del testo

Fase 3: Una volta selezionata una particolare modalità, verranno visualizzati tutti gli strumenti relativi a quella funzione, in una posizione comoda proprio sopra il documento. Facendo clic su una qualsiasi delle opzioni, verranno visualizzati altri strumenti proprio sopra la selezione. Qui è possibile effettuare modifiche di livello inferiore, come la dimensione dei caratteri e così via.

modifica del testo corretto

Fase 4: Una volta terminata la modifica di un file, utilizzare l'opzione di menu File per salvarlo sul desktop. Nel nuovo PDFelement Pro DC per Windows, è anche possibile salvare un documento direttamente su Wondershare Document Cloud, una piattaforma autonoma di archiviazione cloud e firma elettronica di Wondershare che è stata integrata con PDFelement.

salvare come

Parole finali

PDFelement è per i PDF ciò che i PDF sono per la gestione dei documenti. In altre parole, la flessibilità e la versatilità che i documenti PDF apportano al mondo degli affari sono esattamente ciò che PDFelement apporta ai documenti PDF stessi. Con PDFelement, avete la libertà di creare, convertire e manipolare i file PDF esattamente come volete, rendendolo una parte indispensabile del vostro arsenale software aziendale. È utile anche per istituzioni educative, insegnanti, studenti, professionisti, team creativi e chiunque cerchi il modo migliore per archiviare e distribuire in modo sicuro informazioni critiche per l'azienda e per la missione, che si tratti di testo, immagini, allegati, collegamenti o qualsiasi altra cosa.

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Salvatore Marin

staff Editor

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Q: Come lavorare in modo efficiente?
A: Usa PDFelement per aiutarti a modificare, annotare, firmare, ritagliare, combinare e convertire rapidamente i documenti PDF.

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