Come Utilizzare l'OCR di Microsoft nel 2020

Siete in possesso di documenti scannerizzati o altri file archiviati da tempi immemori ma dei cui contenuti avete improvvisamente bisogno? Bel problema, visto che probabilmente non avete idea di come fare per recuperare il testo. Ma niente paura, perché a venire in vostro aiuto c'è la funzionalità nota col nome di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR - Optical Character Recognition). Moltissimi programmi per la creazione di documenti, come il noto Microsoft Word, mettono a disposizione una forma di OCR. Ciononostante, sono poche le persone che hanno familiarità con questa funzione offerta da Microsoft. Le cose stanno per cambiare. In questo articolo vi parleremo degli strumenti OCR di Office Lens, Microsoft Word e Office 365, nonché delle problematiche comuni (con relative soluzioni) che investono questi software.

Office Lens Dispone di Funzione OCR?

Office Lens è uno strumento Microsoft disponibile ormai da molti anni, che consente di digitalizzare i documenti e modificarli in modo diretto e intuitivo su dispositivi iOS, Mac o Windows. La risposta alla domanda che ci siamo posti, ossia se questo software dispone di funzione OCR, è un bel sì.

L'OCR di Office Lens utilizza la fotocamera posteriore di iPhone, iPad o iPod per acquisire l'immagine di un documento. Successivamente, si avvale di un complesso algoritmo che rileva i contenuti integrati nell'immagine e ne consente condivisione, esportazione e modifica. Per impostazione predefinita, Office Lens salva il documento sotto forma di immagine. Nel caso in cui sia presente anche Word sul dispositivo in uso, l'immagine acquisita potrà essere esportata sotto forma di documento Word, normalmente modificabile direttamente con iPhone o iPad.

Ma basta chiacchiere. Vediamo insieme come usare l'OCR con Office Lens:

Per prima cosa, scaricate Office Lens dall'App Store e installatelo sul vostro dispositivo. Conferite l'accesso alla fotocamera e seguite i passaggi esposti in basso per scansionare un documento cartaceo e modificarne i contenuti con Word per iOS.

Primo Passaggio: dopo aver avviato Microsoft Lens, selezionate la voce "Documento" posta in basso, appena sotto al pulsante per lo scatto. Fatto ciò, puntate la fotocamera del dispositivo in direzione del documento da acquisire, facendo sì che risulti più chiaro possibile, e lasciate che l'OCR di Office Lens inquadri il foglio per bene.

Secondo Passaggio: quando il documento è ben allineato, toccate il pulsante di "Scatto" per acquisire un'immagine del documento. La funzione OCR di Office Lens scalerà automaticamente l'immagine, correggendo eventuali angoli spaiati in fase di allineamento. Se volete, potrete anche sistemare manualmente l'inquadratura del documento premendo il pulsante "Ritaglia" sito a sinistra di "Fatto".

Terzo Passaggio: completata l'inquadratura corretta del documento, accederete a diverse opzioni di esportazione. Selezionate "Word" per fare in modo che l'OCR di Office Lens inizi a elaborare il documento scannerizzato per trasformarlo in un documento DOCX compatibile con Word.

Quarto Passaggio: al termine dell'elaborazione, Word si avvierà e procederà con il caricamento e l'elaborazione del documento. Apertosi il documento, potrete modificarlo come meglio credete.

Risoluzione dei Problemi Comuni con l'OCR di Office Lens

L'OCR di Office Lens funziona relativamente bene, ma può creare problemi nel caso sia necessario scansionare documenti di grandi dimensioni. Può succedere che compaia il messaggio "Impossibile caricare (premi per riprovare)" quando Word prova a elaborare il file o quando si tenta di salvarlo in PDF.

Una possibile soluzione consiste nell'appoggiarsi a una connessione Internet veloce e nell'evitare di lavorare con documenti troppo pesanti o troppo numerosi tutti in una volta.

Microsoft Word Dispone della Funzione OCR?

Microsoft Word è l'elaboratore testuale più utilizzato da tutti gli utenti Windows (e non solo). Ma questo software così amato dispone dell'importantissima funzione OCR? Abbiamo cercato in lungo e in largo, anche nei forum ufficiali Microsoft. Purtroppo la risposta sembra essere negativa. Microsoft Word non è in grado di eseguire l'OCR in senso stretto. Naturalmente, questo rende difficile, o meglio impossibile, creare note a partire da immagini o documenti scannerizzati.

Ai tempi di Windows 2003 e versioni precedenti, Microsoft Office offriva una funzione chiamata Document Imaging (MODI). Questo strumento funzionava in modo simile all'OCR ed era integrato nel programma per impostazione predefinita. MODI era in grado di convertire il testo contenuto nelle immagini scannerizzate in documenti Word. Purtroppo, questa funzione è stata rimossa a partire dalla versione 2010 di Office e ancora non fa il suo ritorno.

Office 365 Dispone della Funzione OCR?

Anche per quanto riguarda Office 365, la questione dell'OCR è piuttosto spinosa. Abbiamo fatto una prova con Word 2016 di Office 365, versione a 64 bit (1711) su Windows 10. Come risultato, il programma permette di copiare e incollare immagini con testo all'interno di nuovi documenti Word, per poi salvarli in PDF. Se si chiude il documento e si prova poi a riaprirlo sempre con Word, il software mostra un messaggio che comunica la possibilità di convertire il file in testo, informando che l'operazione modificherà le impostazioni di visualizzazione. In seguito alla conversione, i contenuti testuali possono essere copiati e modificati normalmente.

Tuttavia, la funzionalità si è rivelata poco efficace e poco precisa. In alcuni casi, non è proprio riuscita. Per questa ragione, ci sentiamo di dire che Office 365 NON dispone di funzione OCR.

L'Alternativa Migliore all'OCR di Microsoft

PDFelement è uno strumento affidabile ed efficace che permette di creare, formattare, modificare, firmare, esportare e condividere facilmente i documenti PDF. Cosa più importante, PDFelement si connota come l'alternativa migliore ai programmi Office per quanto concerne la presenza e l'utilizzo di funzione OCR per modificare i contenuti di documenti scannerizzati e immagini.

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Centro di Download

• Funzione OCR che permette di modificare il testo contenuto nelle immagini.
• Possibilità di applicare e convalidare le firme digitalmente.
• Supporto per l'esecuzione in blocco di alcune operazioni (conversione, estrazione dati, aggiunta di numerazione Bates e applicazione di filigrana).
• Protezione con password dei documenti PDF.
• Conversione dei documenti PDF in immagini, file Word, HTML e molto altro.

Vediamo insieme come utilizzare la funzione OCR offerta da PDFelement:

Primo Passaggio: Importazione del Documento

Per importare un documento PDF esistente, cliccate su "Apri File". Per creare un nuovo PDF, cliccate su "Crea PDF". Seguite le istruzioni su schermo per completare caricamento o creazione.

Secondo Passaggio: Esecuzione dell'OCR

Una volta caricato o creato il PDF, cliccate sulla scheda "Converti" dalla barra degli strumenti. Fatto ciò, cliccate su "OCR" per abilitare la modalità OCR.

Terzo Passaggio: Impostazione dell'OCR

Nella nuova finestra, selezionate l'opzione "Testo Editabile", quindi cliccate su "Modifica Lingue" per specificare la lingua o le lingue in cui il testo del documento è scritto. Se volete, potete anche specificare le pagine su cui eseguire la funzione cliccando su "Personalizza Pagine". Quando siete soddisfatti, cliccate su "OK" per avviare la scansione OCR.

Quarto Passaggio: Modifica del Documento in Seguito all'OCR

Al termine della procedura OCR, il testo estratto verrà visualizzato in una nuova finestra. Cliccate sulla scheda "Modifica" dalla barra degli strumenti in alto e selezionate gli strumenti che desiderate utilizzare, quindi iniziate a modificare e formattare i contenuti estratti in base alle vostre esigenze e necessità.

Confronto tra PDFelement e l'OCR di Microsoft