I 5 migliori software di gestione dei documenti per Mac

Salvatore Marin

2024-11-08 14:27:33 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate

A causa della transizione di tutte le piccole e grandi imprese dai documenti cartacei a quelli elettronici, i software di gestione documentale sono diventati una necessità. La maggior parte dei documenti ufficiali viene gestita elettronicamente. Questo può portare a una quantità enorme di documenti. È quindi necessaria una gestione documentale adeguata, in grado di tenere traccia dei diversi documenti elettronici e di archiviarli. Non tutti i software di gestione dei documenti sono supportati da Mac. Se siete alla ricerca di sistemi di gestione dei documenti per Mac, ci sono alcuni software di gestione dei documenti per Mac che sono davvero ottimi a questo proposito. Questi software gestiscono in modo efficiente la gestione dei file su Mac (compreso macOS 10.13 High Sierra).

#1 Doc logico
#2 PinPoint
#3 PDFelement

#4 Box
#5 eFileCabinet

5 migliori software di gestione dei documenti per Mac

1. Documento logico

Il software di gestione dei documenti Logical Doc per Mac è dotato di una serie di funzioni. Questa soluzione software non si basa sulla tecnologia di archiviazione cloud come molti altri famosi software di gestione dei documenti per Mac. Viene invece installato localmente sul server di un'organizzazione e gli utenti possono accedervi tramite i nomi utente e le password assegnati. Questa caratteristica in loco lo rende più personalizzato e sicuro.

Un elaborato sistema di gestione delle modifiche assicura che nessuna modifica vada persa e tiene traccia di chi l'ha apportata. La gestione delle versioni è un'altra grande caratteristica che tiene traccia di ogni modifica apportata al documento e le assegna un numero di versione. Logical Doc utilizza una struttura di armadi e cartelle per classificare i file in diverse categorie. Inoltre, esiste una funzione di accesso limitato che consente solo agli utenti autorizzati di accedere a un file specifico.

Ci sono anche alcuni aspetti negativi. L'azienda invita a contattare via e-mail in caso di problemi e dichiara di rispondere immediatamente a tutte le e-mail, ma non sarà utile in caso di emergenze. Inoltre, non c'è integrazione con Microsoft Office in Mac, il che rallenta un po' le cose.

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2. Punto Pin

PinPoint è più adatto alle piccole imprese che non hanno un'intensa necessità di elaborazione, tracciamento e gestione dei documenti. Anche se tutte queste funzionalità di base sono supportate, hanno alcune limitazioni che non possono essere superate. Le opzioni di distribuzione sono sia self-hosted che cloud-hosted e sono ottime per le aziende, che possono scegliere il sistema più adatto alla loro attività.

L'interfaccia utente è piuttosto pulita ed elegante. Non è ingombra come quella di altri strumenti ricchi di funzioni. In questo modo è possibile navigare facilmente tra le diverse impostazioni e funzionalità. L'accesso da qualsiasi luogo è un'ottima caratteristica di PinPoint per le piccole imprese. Sia che si tratti di un sistema self-hosted che di un sistema cloud-hosted, tutti i file sono accessibili attraverso il telefono o il tablet.

Il flusso di lavoro è un'ottima funzione per i capi e gli amministratori, che possono seguire l'avanzamento di un determinato file e ricevere una notifica quando è stato completato. Il flusso di lavoro sequenziale informa gli altri dipendenti che ora è il loro turno di lavorare al progetto.

Un'area in cui PinPoint non è adatto è l'efficacia dei costi, perché le piccole imprese non possono permettersi 170-225 dollari per utente, all'anno. Quindi, se avete un budget limitato, questo software non fa per voi.

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3. PDFelement

Sebbene PDFelement non sia una tipica piattaforma di gestione dei documenti, offre una soluzione PDF completa che sarebbe estremamente utile per le aziende che cercano di standardizzare i documenti. Per gestire più facilmente i documenti, è possibile convertire tutti i tipi di documenti in PDF e godere di un'esperienza di editing fluida come in un elaboratore di testi. La funzione OCR consente di trasformare i file o le immagini scansionate in PDF modificabili e ricercabili. L'estrazione intelligente dei dati può aiutare a estrarre in batch i dati dai campi dei moduli o dalle aree personalizzate, il che è pratico quando si ha a che fare con una pila di documenti.

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4. Scatola

Questo software è una piattaforma di gestione dei contenuti basata su cloud, progettata per le aziende e compatibile anche con Mac. È stato realizzato anche per soddisfare le esigenze di privati come avvocati, professori, ecc. Tutti i documenti, le e-mail, le immagini e i PDF sono in un unico luogo e facilmente accessibili. Diversi strumenti potenti sono utili per ricercare e creare diversi tipi di documenti. È possibile sincronizzare i dati con tutti i dispositivi Apple come iPhone e iPad e accedervi da qualsiasi luogo.

Un aspetto negativo, come si evince da molte recensioni degli utenti, è la debolezza del servizio clienti.

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5. eFileCabinet

Questo software di gestione dei documenti per Mac è il migliore per le aziende che esternalizzano molto il loro lavoro e che hanno molti utenti remoti. Tutte le funzionalità offerte da questo software sono adatte alle aziende con esigenze moderate di gestione dei documenti. Le piccole e medie imprese possono gestire facilmente i loro documenti con l'aiuto di questo software. eFileCabinet supporta anche i dispositivi iOS e Android.

L'unico problema di questo software è l'efficacia dei costi: trattandosi di un software basato su cloud, è piuttosto costoso e ci sono altri software con le stesse funzioni e un prezzo molto più basso.

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