Guida definitiva a DottedSign e alle piattaforme alternative perfette

Le firme elettroniche sono oggi utilizzate dalle organizzazioni per una serie di ragioni impellenti. Uno dei principali fattori decisivi è la loro impareggiabile efficienza e velocità nella firma dei documenti. Le firme elettroniche eliminano la necessità di documenti cartacei, consentendo l'esecuzione immediata di contratti e accordi anche quando le parti firmatarie sono geograficamente separate. Ciò si traduce in un processo decisionale più rapido e in transazioni commerciali più veloci.

In sintesi, l'implementazione delle firme elettroniche è una mossa strategica per le organizzazioni che desiderano migliorare l'efficienza, ridurre i costi, rafforzare la sicurezza e rimanere agili in un panorama aziendale digital-first. In questo articolo si parlerà di piattaforme di firma digitale complete come DottedSign e di alternative competenti, tra cui Wondershare PDFelement Cloud e PDFelement.

Parte 1. DottedSign: una piattaforma di firma elettronica completa

DottedSignè una soluzione di firma elettronica affidabile e facile da usare, dotata di funzionalità premium come la piattaforma di firma elettronica e gli strumenti di rielaborazione dei PDF. Ecco alcuni validi motivi per cui dovreste utilizzare DottedSign come soluzione di firma elettronica.

Compatibilità multipiattaforma

DottedSign è disponibile su diverse piattaforme e dispositivi, tra cui browser web, applicazioni mobili (iOS e Android) e applicazioni desktop.

Opzioni di personalizzazione

DottedSign consente agli utenti di personalizzare il processo di firma. È possibile personalizzare i documenti aggiungendo campi, etichette e istruzioni per garantire che soddisfino le esigenze specifiche e le linee guida del marchio.

Capacità di integrazione

DottedSign funziona con una serie di strumenti aziendali e piattaforme di archiviazione cloud molto diffusi, tra cui Google Drive, Dropbox e altri.

Conformità e validità legale

DottedSign è conforme alle leggi e alle normative sulla firma elettronica in varie giurisdizioni, garantendo che i documenti firmati digitalmente siano legalmente vincolanti.

Guida all'utilizzo di DottedSign per la firma digitale dei contratti

Per proteggere l'integrità e la riservatezza dei documenti firmati, le soluzioni di firma elettronica utilizzano meccanismi avanzati di crittografia e autenticazione. Detto questo, ecco un breve tutorial su come firmare digitalmente i contratti in modo sicuro con DottedSign.

• Accedete utilizzando il vostro indirizzo e-mail, Facebook, Google o un'altra opzione di accesso singolo.

• DottedSign autenticherà la vostra identità utilizzando l'autenticazione a due fattori o qualsiasi altra misura di sicurezza da voi configurata.
• Quindi, fare clic sul pulsante "Più" per iniziare.
• È possibile scegliere "Firma tu stesso" o "Ottieni firme" per avviare il flusso.

• Impostare l'ordine dei firmatari, riordinare in qualsiasi momento o inviare richieste tutte insieme
• È possibile scegliere se i firmatari devono ricevere il tipo di documento statico contemporaneamente o in sequenza. In ogni fase del processo, riceverete aggiornamenti in tempo reale.

• Ai singoli firmatari possono essere assegnate firme, testo, caselle di controllo della data e pulsanti di opzione.
• Ottenete il controllo completo sulle funzioni dei campi e sulla loro obbligatorietà o meno.

• Aggiungete alle impostazioni i requisiti di notifica, la lingua dell'e-mail di richiesta della firma e il livello di autenticazione.

• È inoltre possibile includere un messaggio personale, nonché allegare file e un addendum.

• Quando la richiesta di firma viene ricevuta, viene visualizzata nella dashboard.

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Parte 2. Wondershare PDFelement Cloud: La migliore alternativa a DottedSign

Provate Wondershare PDFelement Cloud come alternativa a DottedSign, che offre anche un'eccellente piattaforma per la firma digitale dei contratti. La piattaforma, che è un prodotto di Wondershare, offre un ampio spazio di archiviazione fino a 100 GB, a cui è possibile accedere in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Inoltre, attraverso tutti i browser, rende le firme elettroniche più veloci, facili e sicure.

Inoltre, quando si utilizza Wondershare PDFelement Cloud, è possibile raccogliere recensioni e feedback in tempo reale da più persone su tutti i documenti condivisi. Questo strumento online consente di evidenziare, sottolineare e barrare il testo nei documenti PDF, nonché di lasciare commenti ai membri del team e ai clienti. Con questa potente piattaforma, è possibile migliorare la collaborazione e la comunicazione.

Come utilizzare Wondershare PDFelement Cloud per inviare contratti digitali in un batter d'occhio

L'invio di documenti per la raccolta di firme è una funzione chiave di Wondershare PDFelement Cloud. Questa piattaforma è dedicata a fornire il miglior servizio possibile quando è necessario firmare un documento o ottenere le firme di un gran numero di persone. Seguite questa guida passo passo per richiedere una firma:

• Selezionate la scheda "Accedi" nella barra degli strumenti superiore. È possibile iniziare una nuova attività di firma selezionando una delle seguenti opzioni: Richiedi firma, Invia in blocco o Crea modello.

• Scegliere se inviare il documento dall'archivio locale o dal PDFelement Cloud. Fare quindi clic sul pulsante "Aggiungi documento". È inoltre possibile attivare l'autenticazione di accesso per la richiesta di firma, che richiede al destinatario di inserire la password corretta per completare il processo di firma.

• Inserire l'indirizzo e-mail corretto del firmatario, quindi fare clic sul pulsante "" per aggiungerlo al gruppo di firmatari. È inoltre possibile aggiungere più indirizzi e-mail in batch importando un file CSV. È anche possibile aggiungere dei CC e far loro semplicemente rivedere il documento.

• Per modificare l'ordine di firma, è sufficiente confermare la casella di controllo e trascinare l'icona. Per firmare un documento, è sufficiente selezionare la casella e scegliere "Firma per primo" o "Firma per ultimo".

• Se necessario, trascinare i campi Firma/iniziali, Data, Titolo e Società per ciascun firmatario. È inoltre possibile creare una sezione in cui i firmatari possano inserire informazioni quali l'indirizzo, il sesso, l'età e così via. È possibile salvare questo layout come modello per poterlo riutilizzare in futuro.

• Inviate il documento per raccogliere le firme elettroniche subito dopo aver completato l'oggetto e il contenuto dell'e-mail di notifica, impostato i promemoria e personalizzato il logo del vostro marchio! È possibile monitorare lo stato e i dettagli in base alle proprie esigenze.

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Parte 3. Semplificare l'autenticazione dei documenti digitali con PDFelement Signature

Se siete alla ricerca di una piattaforma alternativa di contrattazione digitale online con ottimi strumenti di authoring, annotazioni e funzionalità di conversione PDF semplificate, PDFelement è un'ottima scelta! PDFelement è un programma versatile per l'editing e la gestione dei PDF, utile per la contrattazione digitale e la modifica dei PDF.

La piattaforma di editing di Wondershare ha un'interfaccia intuitiva e facile da usare, che la rende adatta sia agli utenti inesperti che a quelli esperti. PDFelement consente inoltre di aggiungere facilmente firme elettroniche ai documenti PDF e supporta la creazione e la modifica di moduli interattivi, rendendolo ideale per i contratti che richiedono campi modulo, caselle di controllo e menu a discesa.

Passi rapidi per l'utilizzo di PDFelement per la distribuzione di contratti digitali

La funzione eSign di PDFelement consente di inviare in modo sicuro ed elettronico documenti PDF a più parti, rispettando vari standard di conformità legale e normativa. Detto questo, ecco un rapido tutorial su come utilizzare la piattaforma eSign di PDFelement.

Passo 1: raccogliere le firme degli altri

• Aprite PDFelement e il contratto da firmare. Nella scheda "Proteggi", fate clic sul pulsante "Richiedi eSign".

Passo 2: Aggiungere i destinatari

• Individuare il campo "Aggiungi destinatari" nella finestra popup. Aggiungere gli indirizzi e-mail dei destinatari nell'ordine di firma desiderato. Grazie al semplice metodo di trascinamento, è possibile modificare facilmente la sequenza di firma. Utilizzare il pulsante "Aggiungi CC" per includere indirizzi e-mail a scopo informativo, se lo si desidera.
• Utilizzare le opzioni "Aggiungimi per primo" o "Aggiungimi per ultimo" per firmare il documento per primo o per ultimo.
• Passare alla sezione delle impostazioni e selezionare l'ordine di invio delle e-mail desiderato. Impostare la frequenza dei promemoria per garantire un completamento tempestivo ed efficace della firma.
• Al termine della configurazione delle impostazioni, fare clic sul pulsante "Avanti" per procedere.

Passo 3: Aggiungere campi e assegnare destinatari

• Migliorate il contratto includendo i campi compilabili necessari. Includete i campi firma/iniziale, data, titolo e società. Trascinate e rilasciate facilmente questi campi nelle posizioni appropriate all'interno del contratto. Se necessario, assegnate ogni campo ai destinatari appropriati.
• Dopo aver aggiunto i campi richiesti, ricontrollate che tutti gli elementi siano al loro posto. Per inviare il contratto ai destinatari per la firma, fare clic sul pulsante "Invia".

Passo 4: tenere traccia dell'accordo

Seguite questi passaggi per tenere sotto controllo l'avanzamento delle firme:

• Una volta che l'accordo è stato inviato per la firma, individuare e fare clic su "Vai all'elenco degli accordi".

• È sufficiente fare clic sul pulsante "Aggiorna" per aggiornare lo stato delle firme.

• Le e-mail di notifica vi tengono aggiornati sulle attività dei firmatari. Ricevete notifiche quando i firmatari visualizzano o completano le loro firme sull'accordo.

Come convalidare firme e certificazioni

Assicuratevi della validità delle firme raccolte adottando le seguenti misure:

• Il pannello "Accordo" consente di accedere all'accordo in formato PDF.

• Quando si apre l'accordo, si dovrebbe vedere una notifica che dice "Firmato e tutte le firme sono valide".
• Selezionare "Gestione firme" dalla scheda "Protezione". Per procedere, selezionare l'opzione "Convalida tutte le firme".

• Nella finestra "Convalida tutte le firme", ricontrollare le informazioni relative alle firme digitali. Accedere alla cronologia delle modifiche apportate al documento dopo l'applicazione della firma.
• Per esaminare il certificato, fare clic su "Dettagli certificato..." nella finestra.

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Parte 4. Come strumenti di firma digitale dei contratti, DottedSign, Wondershare PDFelement Cloud e PDFelement

La standardizzazione di accordi digitali, come contratti e documenti, si è diffusa. La maggior parte delle aziende desidera un modo più sicuro, efficiente e conveniente per firmare i documenti. Di conseguenza, i software di firma digitale come DottedSign, Wondershare PDFelement Cloud e PDFelement vengono utilizzati per semplificare il processo. Ecco un confronto tra le piattaforme.

Confronto dei prezzi tra DottedSign, Wondershare PDFelement Cloud e PDFElement

Le piattaforme di contratto digitale offrono agli utenti una pletora di opzioni di prezzo a basso costo. Di seguito sono elencati i prezzi di ciascuna piattaforma.

Caratteristiche principali di una piattaforma di contratti digitali

Con le numerose piattaforme di contratti digitali disponibili, è fondamentale considerare queste caratteristiche chiave per decidere quale sia la migliore per la vostra organizzazione o azienda.

Integrazione della firma elettronica

Consente agli utenti di aggiungere facilmente firme elettroniche ai documenti PDF. Questo aspetto è fondamentale per la firma digitale dei contratti perché consente alle parti di firmare elettronicamente i contratti, eliminando la necessità di firme fisiche.

Collaborazione e commenti

Gli utenti possono aggiungere commenti, annotazioni e marcature ai file PDF Durante le trattative contrattuali, questo facilita la collaborazione e la raccolta di feedback.

Conversione e compatibilità

Il sistema consente agli utenti di convertire i PDF in altri formati, come Word, Excel e PowerPoint. È utile quando si estrae il contenuto da un PDF per modificarlo o condividerlo. Questo garantisce la compatibilità dei dispositivi e delle piattaforme, assicurando che tutte le parti possano accedere e visualizzare i contratti.

Elaborazione in lotti

Il software per contratti digitali offre funzionalità di elaborazione in batch che consentono di lavorare con più documenti PDF contemporaneamente. Questo è particolarmente vantaggioso quando si gestisce un gran numero di contratti.

Conclusione

Oggi il panorama aziendale si sta spostando verso la standardizzazione di accordi digitali come contratti e documenti. Molte aziende sono alla ricerca di metodi più sicuri, efficienti e convenienti per la firma dei documenti. Di conseguenza, si rivolgono sempre più spesso a soluzioni di firma digitale come DottedSign e Wondershare PDFelement Cloud per ottimizzare i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti. Se siete alla ricerca di una piattaforma di digital contracting online che offra eccellenti strumenti di authoring, annotazioni e funzioni efficienti di conversione dei PDF, PDFelement è un'opzione eccellente.

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