Guida definitiva a DottedSign e alle piattaforme alternative perfette

Salvatore Marin

2023-12-21 09:10:18 • Pubblicato in: Soluzione PDF - Sicurezza e Firma • Soluzioni comprovate

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Le firme elettroniche sono oggi utilizzate dalle organizzazioni per una serie di ragioni impellenti. Uno dei principali fattori decisivi è la loro impareggiabile efficienza e velocità nella firma dei documenti. Le firme elettroniche eliminano la necessità di documenti cartacei, consentendo l'esecuzione immediata di contratti e accordi anche quando le parti firmatarie sono geograficamente separate. Ciò si traduce in un processo decisionale più rapido e in transazioni commerciali più veloci.

In sintesi, l'implementazione delle firme elettroniche è una mossa strategica per le organizzazioni che desiderano migliorare l'efficienza, ridurre i costi, rafforzare la sicurezza e rimanere agili in un panorama aziendale digital-first. In questo articolo si parlerà di piattaforme di firma digitale complete come DottedSign e di alternative competenti, tra cui Wondershare Document Cloud e PDFelement.

Parte 1. DottedSign: una piattaforma di firma elettronica completa

DottedSignè una soluzione di firma elettronica affidabile e facile da usare, dotata di funzionalità premium come la piattaforma di firma elettronica e gli strumenti di rielaborazione dei PDF. Ecco alcuni validi motivi per cui dovreste utilizzare DottedSign come soluzione di firma elettronica.

Compatibilità multipiattaforma

DottedSign è disponibile su diverse piattaforme e dispositivi, tra cui browser web, applicazioni mobili (iOS e Android) e applicazioni desktop.

Opzioni di personalizzazione

DottedSign consente agli utenti di personalizzare il processo di firma. È possibile personalizzare i documenti aggiungendo campi, etichette e istruzioni per garantire che soddisfino le esigenze specifiche e le linee guida del marchio.

Capacità di integrazione

DottedSign funziona con una serie di strumenti aziendali e piattaforme di archiviazione cloud molto diffusi, tra cui Google Drive, Dropbox e altri.

Conformità e validità legale

DottedSign è conforme alle leggi e alle normative sulla firma elettronica in varie giurisdizioni, garantendo che i documenti firmati digitalmente siano legalmente vincolanti.

Guida all'utilizzo di DottedSign per la firma digitale dei contratti

Per proteggere l'integrità e la riservatezza dei documenti firmati, le soluzioni di firma elettronica utilizzano meccanismi avanzati di crittografia e autenticazione. Detto questo, ecco un breve tutorial su come firmare digitalmente i contratti in modo sicuro con DottedSign.

• Accedete utilizzando il vostro indirizzo e-mail, Facebook, Google o un'altra opzione di accesso singolo.

• DottedSign autenticherà la vostra identità utilizzando l'autenticazione a due fattori o qualsiasi altra misura di sicurezza da voi configurata.
• Quindi, fare clic sul pulsante "Più" per iniziare.
• È possibile scegliere "Firma tu stesso" o "Ottieni firme" per avviare il flusso.

• Impostare l'ordine dei firmatari, riordinare in qualsiasi momento o inviare richieste tutte insieme
• È possibile scegliere se i firmatari devono ricevere il tipo di documento statico contemporaneamente o in sequenza. In ogni fase del processo, riceverete aggiornamenti in tempo reale.

• Ai singoli firmatari possono essere assegnate firme, testo, caselle di controllo della data e pulsanti di opzione.
• Ottenete il controllo completo sulle funzioni dei campi e sulla loro obbligatorietà o meno.

• Aggiungete alle impostazioni i requisiti di notifica, la lingua dell'e-mail di richiesta della firma e il livello di autenticazione.

• È inoltre possibile includere un messaggio personale, nonché allegare file e un addendum.

• Quando la richiesta di firma viene ricevuta, viene visualizzata nella dashboard.

Parte 2. Wondershare Document Cloud: La migliore alternativa a DottedSign

Provate Wondershare Document Cloud come alternativa a DottedSign, che offre anche un'eccellente piattaforma per la firma digitale dei contratti. La piattaforma, che è un prodotto di Wondershare, offre un ampio spazio di archiviazione fino a 100 GB, a cui è possibile accedere in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Inoltre, attraverso tutti i browser, rende le firme elettroniche più veloci, facili e sicure.

Inoltre, quando si utilizza Wondershare Document Cloud, è possibile raccogliere recensioni e feedback in tempo reale da più persone su tutti i documenti condivisi. Questo strumento online consente di evidenziare, sottolineare e barrare il testo nei documenti PDF, nonché di lasciare commenti ai membri del team e ai clienti. Con questa potente piattaforma, è possibile migliorare la collaborazione e la comunicazione.

Come utilizzare Wondershare Document Cloud per inviare contratti digitali in un batter d'occhio

L'invio di documenti per la raccolta di firme è una funzione chiave di Wondershare Document Cloud. Questa piattaforma è dedicata a fornire il miglior servizio possibile quando è necessario firmare un documento o ottenere le firme di un gran numero di persone. Seguite questa guida passo passo per richiedere una firma:

• Selezionate la scheda "Accedi" nella barra degli strumenti superiore. È possibile iniziare una nuova attività di firma selezionando una delle seguenti opzioni: Richiedi firma, Invia in blocco o Crea modello.

• Scegliere se inviare il documento dall'archivio locale o dal Document Cloud. Fare quindi clic sul pulsante "Aggiungi documento". È inoltre possibile attivare l'autenticazione di accesso per la richiesta di firma, che richiede al destinatario di inserire la password corretta per completare il processo di firma.

• Inserire l'indirizzo e-mail corretto del firmatario, quindi fare clic sul pulsante "" per aggiungerlo al gruppo di firmatari. È inoltre possibile aggiungere più indirizzi e-mail in batch importando un file CSV. È anche possibile aggiungere dei CC e far loro semplicemente rivedere il documento.

• Per modificare l'ordine di firma, è sufficiente confermare la casella di controllo e trascinare l'icona. Per firmare un documento, è sufficiente selezionare la casella e scegliere "Firma per primo" o "Firma per ultimo".

• Se necessario, trascinare i campi Firma/iniziali, Data, Titolo e Società per ciascun firmatario. È inoltre possibile creare una sezione in cui i firmatari possano inserire informazioni quali l'indirizzo, il sesso, l'età e così via. È possibile salvare questo layout come modello per poterlo riutilizzare in futuro.

• Inviate il documento per raccogliere le firme elettroniche subito dopo aver completato l'oggetto e il contenuto dell'e-mail di notifica, impostato i promemoria e personalizzato il logo del vostro marchio! È possibile monitorare lo stato e i dettagli in base alle proprie esigenze.

Parte 3. Semplificare l'autenticazione dei documenti digitali con PDFelement Signature

Se siete alla ricerca di una piattaforma alternativa di contrattazione digitale online con ottimi strumenti di authoring, annotazioni e funzionalità di conversione PDF semplificate, PDFelement è un'ottima scelta! PDFelement è un programma versatile per l'editing e la gestione dei PDF, utile per la contrattazione digitale e la modifica dei PDF.

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La piattaforma di editing di Wondershare ha un'interfaccia intuitiva e facile da usare, che la rende adatta sia agli utenti inesperti che a quelli esperti. PDFelement consente inoltre di aggiungere facilmente firme elettroniche ai documenti PDF e supporta la creazione e la modifica di moduli interattivi, rendendolo ideale per i contratti che richiedono campi modulo, caselle di controllo e menu a discesa.

Passi rapidi per l'utilizzo di PDFelement per la distribuzione di contratti digitali

La funzione eSign di PDFelement consente di inviare in modo sicuro ed elettronico documenti PDF a più parti, rispettando vari standard di conformità legale e normativa. Detto questo, ecco un rapido tutorial su come utilizzare la piattaforma eSign di PDFelement.

Passo 1: raccogliere le firme degli altri

• Aprite PDFelement e il contratto da firmare. Nella scheda "Proteggi", fate clic sul pulsante "Richiedi eSign".

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Passo 2: Aggiungere i destinatari

• Individuare il campo "Aggiungi destinatari" nella finestra popup. Aggiungere gli indirizzi e-mail dei destinatari nell'ordine di firma desiderato. Grazie al semplice metodo di trascinamento, è possibile modificare facilmente la sequenza di firma. Utilizzare il pulsante "Aggiungi CC" per includere indirizzi e-mail a scopo informativo, se lo si desidera.
• Utilizzare le opzioni "Aggiungimi per primo" o "Aggiungimi per ultimo" per firmare il documento per primo o per ultimo.
• Passare alla sezione delle impostazioni e selezionare l'ordine di invio delle e-mail desiderato. Impostare la frequenza dei promemoria per garantire un completamento tempestivo ed efficace della firma.
• Al termine della configurazione delle impostazioni, fare clic sul pulsante "Avanti" per procedere.

Passo 3: Aggiungere campi e assegnare destinatari

• Migliorate il contratto includendo i campi compilabili necessari. Includete i campi firma/iniziale, data, titolo e società. Trascinate e rilasciate facilmente questi campi nelle posizioni appropriate all'interno del contratto. Se necessario, assegnate ogni campo ai destinatari appropriati.
• Dopo aver aggiunto i campi richiesti, ricontrollate che tutti gli elementi siano al loro posto. Per inviare il contratto ai destinatari per la firma, fare clic sul pulsante "Invia".

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Passo 4: tenere traccia dell'accordo

Seguite questi passaggi per tenere sotto controllo l'avanzamento delle firme:

• Una volta che l'accordo è stato inviato per la firma, individuare e fare clic su "Vai all'elenco degli accordi".

• È sufficiente fare clic sul pulsante "Aggiorna" per aggiornare lo stato delle firme.

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• Le e-mail di notifica vi tengono aggiornati sulle attività dei firmatari. Ricevete notifiche quando i firmatari visualizzano o completano le loro firme sull'accordo.

Come convalidare firme e certificazioni

Assicuratevi della validità delle firme raccolte adottando le seguenti misure:

• Il pannello "Accordo" consente di accedere all'accordo in formato PDF.

• Quando si apre l'accordo, si dovrebbe vedere una notifica che dice "Firmato e tutte le firme sono valide".
• Selezionare "Gestione firme" dalla scheda "Protezione". Per procedere, selezionare l'opzione "Convalida tutte le firme".

• Nella finestra "Convalida tutte le firme", ricontrollare le informazioni relative alle firme digitali. Accedere alla cronologia delle modifiche apportate al documento dopo l'applicazione della firma.
• Per esaminare il certificato, fare clic su "Dettagli certificato..." nella finestra.

Parte 4. Come strumenti di firma digitale dei contratti, DottedSign, Wondershare Document Cloud e PDFelement

La standardizzazione di accordi digitali, come contratti e documenti, si è diffusa. La maggior parte delle aziende desidera un modo più sicuro, efficiente e conveniente per firmare i documenti. Di conseguenza, i software di firma digitale come DottedSign, Wondershare Document Cloud e PDFelement vengono utilizzati per semplificare il processo. Ecco un confronto tra le piattaforme.

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Confronto dei prezzi tra DottedSign, Wondershare Document Cloud e PDFElement

Le piattaforme di contratto digitale offrono agli utenti una pletora di opzioni di prezzo a basso costo. Di seguito sono elencati i prezzi di ciascuna piattaforma.

Caratteristiche principali di una piattaforma di contratti digitali

Con le numerose piattaforme di contratti digitali disponibili, è fondamentale considerare queste caratteristiche chiave per decidere quale sia la migliore per la vostra organizzazione o azienda.

Integrazione della firma elettronica

Consente agli utenti di aggiungere facilmente firme elettroniche ai documenti PDF. Questo aspetto è fondamentale per la firma digitale dei contratti perché consente alle parti di firmare elettronicamente i contratti, eliminando la necessità di firme fisiche.

Collaborazione e commenti

Gli utenti possono aggiungere commenti, annotazioni e marcature ai file PDF Durante le trattative contrattuali, questo facilita la collaborazione e la raccolta di feedback.

Conversione e compatibilità

Il sistema consente agli utenti di convertire i PDF in altri formati, come Word, Excel e PowerPoint. È utile quando si estrae il contenuto da un PDF per modificarlo o condividerlo. Questo garantisce la compatibilità dei dispositivi e delle piattaforme, assicurando che tutte le parti possano accedere e visualizzare i contratti.

Elaborazione in lotti

Il software per contratti digitali offre funzionalità di elaborazione in batch che consentono di lavorare con più documenti PDF contemporaneamente. Questo è particolarmente vantaggioso quando si gestisce un gran numero di contratti.

Conclusione

Oggi il panorama aziendale si sta spostando verso la standardizzazione di accordi digitali come contratti e documenti. Molte aziende sono alla ricerca di metodi più sicuri, efficienti e convenienti per la firma dei documenti. Di conseguenza, si rivolgono sempre più spesso a soluzioni di firma digitale come DottedSign e Wondershare Document Cloud per ottimizzare i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti. Se siete alla ricerca di una piattaforma di digital contracting online che offra eccellenti strumenti di authoring, annotazioni e funzioni efficienti di conversione dei PDF, PDFelement è un'opzione eccellente.

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Salvatore Marin

staff Editor

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