Come diventare senza carta nel 2024
2024-11-08 14:27:33 • Pubblicato in: Software per Business • Soluzioni comprovate
Ogni anno un impiegato medio tritura circa 10.000 pagine di carta. Questo non solo è uno spreco di risorse, ma aggiunge anche ulteriori costi associati alla copia, all'affissione, all'archiviazione e al riciclaggio di tutte queste pagine. Le grandi aziende possono facilmente spendere migliaia di dollari in carta, per poi vederla sprecata. Per evitare questo significativo spreco di risorse, molte organizzazioni hanno deciso di gestire uffici senza carta.
L'utilizzo di carta non cartacea comporta anche notevoli vantaggi per l'ambiente, in quanto riduce la deforestazione ed elimina le sostanze inquinanti emesse durante il processo di produzione della carta. Se la vostra organizzazione è interessata a gestire un ufficio senza carta, è importante trovare la soluzione o il software per ufficio senza carta più adatto alla vostra azienda.
- Parte 1: Come diventare senza carta in ufficio
- #1 OCR di documenti cartacei in PDF
- #2 Stampa tutto in PDF
- #3 Firma elettronica
- #4 Creare moduli compilabili
- #5 Estrarre i dati del modulo
- #6 Scansione in PDF
- #7 Salva come PDF/A per l'archiviazione a lungo termine
- #8 Modelli gratuiti per il lavoro quotidiano
- #9 Annotate i documenti in modo collaborativo
- #10 Documenti senza carta sicuri con una password
- Parte 2: Vantaggi dell'ufficio senza carta
Parte 1: Come diventare senza carta in ufficio
Nel seguente articolo scoprirete le sfide della conversione a un ufficio senza carta e alcune idee utili per trasformare le pratiche di lavoro del vostro ufficio. Sia che utilizziate Windows o MacOS, potrete creare facilmente un ufficio senza carta con PDFelement.
No. 1: OCR di documenti cartacei in PDF
Le aziende che passano a un ufficio senza carta devono affrontare un paio di sfide significative. La prima sfida importante consiste nel gestire i file cartacei già in possesso dell'azienda.
In alcuni casi, le aziende hanno migliaia di file che devono essere digitalizzati per rendere l'ufficio completamente privo di carta. Questo è particolarmente comune per le aziende dei settori finanziario, legale e medico.
Tutti i file cartacei devono essere digitalizzati in modo da potervi accedere attraverso un nuovo sistema di ufficio senza carta. Questo perché la comodità e il risparmio di costi derivanti dalla gestione di un ufficio senza carta non saranno raggiunti fino a quando tutto non sarà digitalizzato.
Fortunatamente, il processo di scansione dei file cartacei è reso semplice grazie a PDFelement. PDFelement è una delle scelte migliori quando si tratta di soluzioni per l'ufficio senza carta. Si tratta di una soluzione per ufficio completamente priva di carta che può far risparmiare alla vostra azienda migliaia di dollari e centinaia di ore di lavoro ogni anno.
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PDFelement dispone anche di un software avanzato di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). L'OCR rileva le lettere e i caratteri esatti delle pagine scansionate. Ciò rende tutti i file scansionati modificabili e completamente ricercabili una volta inseriti nel sistema. Questa funzione può far risparmiare migliaia di ore alla vostra azienda, poiché non dovrete scrivere metadati approfonditi che descrivano il contenuto dei file scansionati.
Una volta aggiunto al sistema, il file è visualizzabile su quasi tutti i dispositivi elettronici, compresi smartphone, computer Windows e macOS e tablet. Il file manterrà il suo layout su ognuno di questi dispositivi. Il file scansionato è anche piuttosto compatto, il che rende facile inviarlo ad altre persone tramite e-mail o un programma di messaggistica. Un software professionale per l'ufficio senza carta come PDFelement rende semplice la gestione dei documenti senza carta!
No. 2: Stampare tutto in PDF
Una volta che la vostra azienda ha scansionato i file più vecchi nel vostro sistema di gestione documentale senza carta, la prossima sfida sarà imparare a gestire i nuovi documenti. Fortunatamente, grazie a PDFelement è possibile semplificare anche questo aspetto.
Ogni volta che si crea un nuovo documento con un'applicazione di elaborazione testi, PDFelement consente di stampare in un PDF utilizzando la stampante PDF. La stampante PDF funziona per la maggior parte dei programmi di elaborazione testi su Windows e MacOS, compresi Microsoft Office e macOS Pages.
La possibilità di stampare i file direttamente in PDF garantisce che i documenti utilizzino un formato identico. Inoltre, tutti i nuovi documenti entrano nel flusso di lavoro dell'ufficio senza carta e sono immediatamente ricercabili e modificabili.
No. 3: Creare moduli compilabili
La compilazione di moduli cartacei è un aspetto del lavoro d'ufficio che richiede molto tempo e che di solito comporta un'elaborazione manuale. Una volta completato, il modulo cartaceo viene archiviato o i dati vengono trasferiti manualmente in un sistema elettronico. Dopo la registrazione dei dati, il modulo cartaceo viene solitamente scartato, con conseguente spreco di risorse.
PDFelement semplifica il processo di compilazione dei moduli creando moduli PDF compilabili. Non è più necessario compilare i moduli cartacei, ma si possono compilare facilmente sul computer. Questi moduli elettronici contengono tutti gli elementi di un modulo cartaceo, compresi campi di testo, caselle di controllo, pulsanti di opzione, caselle combinate, caselle di riepilogo e altro ancora.
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No. 4: Firmare elettronicamente
L'invio di documenti firmati può essere un processo che richiede molte risorse. In genere, il documento deve essere stampato, firmato, scansionato e inviato. Questo processo può essere semplificato utilizzando la funzione di firma elettronica di PDFelement.
Per utilizzare questa funzione, iniziare a creare un documento PDF e aggiungere la firma a PDFelement. Quindi trascinare la firma e rilasciarla nel documento. Successivamente, è possibile inviare i file PDF firmati ai destinatari desiderati. Durante l'intero processo non viene utilizzata carta!
No. 5: Scansione in PDF
PDFelement consente di acquisire documenti da uno scanner o da un dispositivo mobile e di archiviarli immediatamente come PDF di alta qualità. In questo modo è facile gestire i documenti senza carta, anche quando si è in viaggio per lavoro o fuori ufficio.
100% sicuro | senza pubblicità | senza malware 100% sicuro | senza pubblicità | senza malwareNo. 6: Estrarre i dati del modulo
Un altro motivo per cui i moduli cartacei possono richiedere molto tempo è che molti uffici registrano manualmente le informazioni ricevute. Nella maggior parte dei casi, il cliente compila il modulo e un membro del personale trasferisce le informazioni in un sistema informatico.
PDFelement evita questo problema estraendo automaticamente i dati dai moduli PDF. Non è necessario digitare nuovamente i dati o elaborare manualmente le informazioni. PDFelement consente di personalizzare quali parti del modulo estrarre e cosa fare con i dati raccolti. Tutti i dati del modulo possono essere importati in un foglio excel con pochi passaggi.
No. 7: Modelli gratuiti per il lavoro quotidiano
Anche con un ufficio senza carta, alcune attività possono richiedere molto tempo. Ad esempio, la creazione di documentazione, la progettazione di moduli applicativi e la stesura di relazioni aziendali.
PDFelement aiuta fornendo l'accesso a un'ampia libreria di modelli. Ciò consente di creare rapidamente documenti da modelli PDF già pronti, con un potenziale risparmio di tempo.
No. 8: annotare i documenti in modo collaborativo
La collaborazione può essere molto difficile quando si utilizzano documenti cartacei. Ogni partecipante alla collaborazione deve condividere i documenti o farsi stampare una copia individuale.
In un ufficio senza carta, utilizzando PDFelement, ogni partecipante può annotare e commentare un file. Questo consente a tutti i membri del team di accedere rapidamente al file e di visualizzare i contributi degli altri collaboratori.
No. 9: Salvataggio in formato PDF/A per l'archiviazione a lungo termine
La maggior parte degli uffici dispone di alcuni tipi di file importanti ma non utilizzati molto spesso. Ad esempio, dichiarazioni dei redditi, certificazioni e accordi commerciali. Questi documenti archiviati a lungo termine possono essere memorizzati in un formato chiamato PDF/A.
PDF/A può bloccare le caratteristiche dei PDF che non sono adatte all'archiviazione a lungo termine. Può anche risparmiare spazio grazie ai suoi efficienti algoritmi di compressione. Questo formato è già ampiamente utilizzato da molti governi, organizzazioni e aziende.
100% sicuro | senza pubblicità | senza malware 100% sicuro | senza pubblicità | senza malwareNo. 10: Proteggere i documenti senza carta con una password
L'utilizzo di documenti cartacei può rappresentare un serio rischio per la sicurezza dell'azienda. È impossibile impostare una password che blocchi l'accesso ai documenti cartacei ed è difficile limitare l'accesso a determinate persone.
Fortunatamente, PDFelement può aiutarvi. Una volta digitalizzati i file, è possibile impostare password o livelli di accesso che limitano l'accesso. Una volta protetti da password, i file non rischiano di essere visualizzati o copiati da personale non autorizzato. PDFelement consente anche di eliminare le informazioni sensibili da un documento.
Come potete vedere, PDFelement contiene un'ampia gamma di funzioni che rendono semplice l'eliminazione della carta! Ma il vostro ufficio dovrebbe diventare paperless? Ecco alcuni vantaggi e svantaggi di un ufficio senza carta:
Ora abbiamo appreso il concetto di ufficio senza carta proposto da PDFelement. Se il passaggio all'ufficio senza carta è una realtà o meno, la risposta è sicuramente positiva. Per costruire meglio il vostro ufficio senza carta, continuate a leggere e scoprite la definizione, i vantaggi e i difetti dell'ufficio senza carta.
Parte 2: Vantaggi dell'ufficio senza carta
Concetto di ufficio senza carta: Un ufficio senza carta è un ufficio che elimina completamente i prodotti cartacei, eliminando così i costi di acquisto, copia, stampa e conservazione della carta. Esegue la maggior parte delle attività utilizzando comunicazioni elettroniche, tra cui e-mail e servizi documentali online. Tutti i documenti saranno convertiti in formato digitale e i documenti fisici saranno eliminati.
Vantaggi dell'ufficio senza carta:
- Il primo vantaggio di gestire un ufficio senza carta è che si ha un effetto positivo sull'ambiente. Consumando meno carta, si preservano le risorse naturali e si riduce l'uso di combustibili fossili.
- La creazione di un ufficio senza carta consentirà di risparmiare molto spazio fisico, poiché la maggior parte dei documenti sarà archiviata online invece di dover conservare i file cartacei negli armadi.
- Oltre al risparmio di spazio, un altro vantaggio di un ufficio senza carta è che avrà anche un grande effetto sulle spese dell'azienda. Meno spazio significa meno soldi spesi per l'affitto dell'ufficio.
- Risparmio di tempo: Non è necessario passare in rassegna ogni singolo armadio per trovare un file: è possibile eseguire facilmente una ricerca tramite il computer o il dispositivo mobile per trovare il file desiderato.
- Facilmente accessibile: Tutti i file della vostra azienda saranno facilmente accessibili.
- Un ufficio senza carta può essere più sicuro perché i file possono essere protetti da password e l'accesso può essere limitato a determinati dipendenti.
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Salvatore Marin
staff Editor
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