100% sicuro | Senza pubblicità |
supportato
I registri scolastici sono forse i documenti più importanti in assoluto nell'ambito della comunità educativa, in quanto possono contenere le informazioni di tutti i soggetti che fanno parte di un dato istituto formativo, nonché i dati relativi alla proprietà e alla società che fornisce i servizi accademici.
Si tratta di strumenti eccezionalmente dettagliati che archiviano dati di importanza enorme, la cui consultazione può condurre alla risoluzione di problematiche di ogni genere, alla corroborazione o condivisione di informazioni, così come alla consultazione di contenuti d'interesse comune. Come se non bastasse, i registri scolastici sono pluriennali e, in quanto tali, possono includere anche file risalenti a molti anni addietro.
I registri scolastici possono includere, tra le altre cose: numeri di telefono, informazioni personali relative agli studenti, ai genitori e agli insegnanti, programmi scolastici, pagelle, strutture della proprietà, piani di evacuazione, piani di sicurezza, cronologia degli acquisti, elenchi di materiali, documenti legali. Appare quindi evidente che sia fondamentale tutelare la sicurezza di questi documenti, sia che esistano in forma fisica, che in versione digitale.
Sebbene ogni elemento facente parte i registri scolastici sia importante, le informazioni relative ai singoli studenti sono quelli più sensibili, in quanto includono sia dati accademici che personali. Ne consegue che è cruciale che questi documenti siano perfettamente privi di errori, ben organizzati e sicuri, giacché qualsiasi violazione potrebbe condurre a problematiche di rilievo. Se siete alla ricerca di soluzioni per migliorare la gestione e la sicurezza dei registri scolastici, questo articolo fa al caso vostro. Continuate a leggere per saperne di più.
Come Ottimizzare la Gestione dei Registri Scolastici
La prima cosa da fare per ottimizzare la gestione dei registri scolastici di un istituto consiste nell'installare PDFelement, un software professionale per creare, modificare e organizzare i documenti PDF. A rendere questo software così eccezionale è la presenza di una quantità straordinaria di strumenti avanzati per la personalizzazione e la protezione dei contenuti, operazioni che vengono semplificate e rese alla portata di chiunque.
Essendo sviluppato da Wondershare, PDFelement vanta piena compatibilità con Wondershare PDFelement Cloud, e permette dunque l'accesso ai dati dei registri scolastici con un solo click. Bella comodità!
Ora che abbiamo fatto la conoscenza delle fenomenale applicazione che è PDFelement, è il caso di scoprire insieme quali sono le procedure specifiche da eseguire per migliorare la gestione dei registri scolastici, così da renderli più sicuri e meglio organizzati. Pronti? Cominciamo subito.
1. Conversione in Formato PDF/A
Nella parte introduttiva dell'articolo abbiamo accennato al fatto che i registri scolastici possano includere anche informazioni risalenti a molti anni fa. Questo dovrebbe rendere chiaro quanto sia importante considerare l'archiviazione dei dati non solo in virtù del presente, ma anche del futuro. Di conseguenza, è cruciale produrre documenti in un formato che preservi la compatibilità per la consultazione a lungo termine.
Il formato PDF/A ci permette di dormire sonni tranquilli, poiché preserva tutte le caratteristiche base dei PDF classici, tralasciando eventuali elementi connessi con applicativi specifici. In altre parole, questo formato va a salvare tutto quello che è "essenziale" dei documenti, rendendo i dati accessibili anche negli anni a venire, a prescindere dal programma utilizzato. Per questa ragione, consigliamo di convertire i registri scolastici in PDF/A. Farlo è molto semplice, utilizzando l'ottimo PDFelement. A seguire, una breve guida all'esecuzione della procedura:
Passaggio n. 1 Apertura del Documento PDF
Avviate PDFelement e cliccate su "Apri File", quindi individuate il documento PDF con i registri scolastici e importatelo nel programma.
Passaggio n. 2 Conversione in Formato PDF/A
Cliccate sulla scheda "Converti" dal menu principale per accedere a una nuova schermata. Interagite con il menu accanto a "Salva come" e scegliete "PDF/A". In ultimo, cliccate su "Salva". La conversione verrà completata nel giro di pochi secondi.
Esiste un altro metodo per convertire i documenti PDF in formato PDF/A. Per adottarlo, fate quanto descritto a seguire.
Passaggio n. 1 Apertura del Documento PDF
Avviate PDFelement e cliccate su "Apri File", quindi individuate il documento PDF con i registri scolastici e importatelo nel programma.
Passaggio n. 2 (facoltativo): Modifica del PDF
PDFelement è molto più di un semplice convertitore. Al contrario, è un potentissimo editor che consente di personalizzare i documenti per mezzo di numerosi strumenti utili a vari scopi. Per apportare modifiche al documento, cliccate su "Modifica". In questo modo, otterrete accesso a tutti gli strumenti messi a disposizione dal programma e potrete scegliere quali utilizzare per ottimizzare i contenuti.
Passaggio n. 3 Salvataggio in Formato PDF/A
Quando siete soddisfatti delle modifiche apportate, cliccate su "File" e selezionate "Salva con Nome". Si aprirà una nuova finestra. Interagite con il menu accanto a "Salva come" e scegliete "PDF/A". In ultimo, cliccate su "Salva". Il vostro documento PDF/A sarà pronto in pochi secondi.
2. Riduzione delle Dimensioni del Documento
I registri scolastici possono essere caratterizzati da dimensioni imponenti, specialmente quando includono documenti scannerizzati, che impiegano molto tempo per essere aperti e tendono a rallentare le operazioni di modifica. Nulla di cui preoccuparsi, però, perché PDFelement aiuta a ridurre le dimensioni dei file in pochi e semplici passaggi. Vediamo insieme come fare.
Passaggio n. 1 Apertura del Documento PDF
Avviate PDFelement e cliccate su "Apri File", quindi individuate e importate il PDF contenente il registro scolastico.
Passaggio n. 2 Compressione del Documento PDF
Cliccate sulla scheda "Strumenti" dal menu principale e selezionate la voce "Ottimizza PDF". Si aprirà una nuova finestra. Selezionate la qualità desiderata e cliccate sul pulsante "Applica" per avviare la procedura. Dopo pochi secondi, avrete ottenuto il documento compresso.
Passaggio n. 3 (facoltativo): Rimozione degli Elementi Indesiderati
PDFelement permette di rimuovere agevolmente eventuali elementi indesiderati presenti nei documenti PDF. Farlo è una passeggiata. Basta cliccare su "Modifica", selezionare l'elemento superfluo ed eliminarlo.
Passaggio n. 4 (facoltativo): Compressione del Documento PDF Tramite Ritaglio
Esiste anche un metodo alternativo per comprimere i documenti. Questo metodo prevede l'utilizzo dello strumento "Ritaglia". Per eseguire l'operazione, cliccate sulla scheda "Pagine" e selezionate "Riquadri Delimitazione Pagina" (oppure cliccate su "Strumenti" e poi su "Ritaglia"). Nella nuova finestra, impostate i margini di ritaglio o modificate le dimensioni della pagina, a seconda delle vostre esigenze. Così facendo, ridurrete le dimensioni del documento in men che non si dica.
3. Scannerizzazione dei Registri Scolastici
Se non avete ancora digitalizzato i registri scolastici, che cosa state aspettando a farlo? Una volta eseguito il salvataggio sotto forma di documenti PDF, potrete gestire, consultare e archiviare i dati in modo organizzato e pratico, senza dover fare affidamento su pile e pile di supporti cartacei. PDFelement è la soluzione ideale per effettuare la digitalizzazione dei registri. Di seguito, una guida alla procedura.
Passaggio n. 1 Avvio di PDFelement e Acquisizione da Scanner
Avviate PDFelement e cliccate sulla scheda "Home", quindi cliccate sul pulsante "Da Scanner" e poi su "In PDF". Naturalmente è fondamentale sincerarvi che lo scanner a disposizione sia collegato alla corrente e acceso, prima di eseguire l'operazione.
Passaggio n. 2 Personalizzazione Proprietà di Scansione
Si aprirà una nuova finestra. Interagite con il menu a discesa "Scanner" per selezionare il dispositivo da utilizzare. Cliccate su Continua oppure selezionate l'opzione per eseguire la scansione tramite l'interfaccia dello scanner.
Passaggio n. 3 Scansione e Salvataggio in PDF
Dopo aver configurato le vostre preferenze, cliccate sul pulsante "Acquisisci" per avviare la procedura di scansione. Al termine, avrete il vostro registro scolastico finalmente in formato PDF, perfettamente editabile.
4. Garanzia di Conformità e Sicurezza
Giacché, come già detto, i registri scolastici racchiudono informazioni di grande importanza, molte delle quali di natura strettamente confidenziale, è importante tutelarle quanto più possibile. PDFelement integra comodi strumenti per criptare i documenti mediante l'utilizzo di password. Vediamo nel dettaglio come farne uso.
Passaggio n. 1 Apertura del Documento PDF
Avviate PDFelement e importate il documento PDF a cui volete applicare una password (nel nostro caso sarà il registro scolastico).
Passaggio n. 2 Personalizzazione delle Opzioni di Protezione
In seguito all'importazione del documento PDF, cliccate sulla scheda "Proteggi" dal menu principale e selezionate la voce "Imposta Password", che dovreste trovare nella parte in alto a sinistra della schermata.
Passaggio n. 3 Applicazione Password di Protezione
Si aprirà una nuova finestra. Spuntate la casella accanto a "Password di Apertura" e digitate il codice che volete, quindi confermatene l'immissione. Questa password servirà per aprire il documento. Se invece volete configurare restrizioni relative non solo alla visualizzazione, ma anche alla modifica e alla stampa, spuntate l'opzione "Password per i Permessi" e procedete con la digitazione di una password.
5. Aggiunta, Rimozione e Modifica dei Metadati
PDFelement è il programma ideale anche per aggiungere, rimuovere o modificare i dati contenuti nei registri scolastici. Tutto grazie alla fenomenale pletora di strumenti messa a disposizione degli utenti. Ciascuna delle funzioni integrate offre la possibilità di personalizzare i documenti come meglio si crede, in modo semplice e veloce. Continuate a leggere per scoprire in che modo è possibile modificare i contenuti dei PDF utilizzando PDFelement.
La prima cosa da fare per cominciare a modificare i dati inclusi in un registro scolastico PDF consiste nel selezionare la scheda "Modifica" dal menu principale. PDFelement permette di aggiungere e modificare testo, immagini, collegamenti, sfondi, collegamenti, intestazioni, piè di pagina e tantissimi altri elementi. Basta cliccare sull'opzione apposita. L'unico limite è la creatività dell'utente.
Il programma include anche funzionalità per l'aggiunta di annotazioni, timbri, segnalibri e firme digitali che permettono ai documenti di preservare la propria validità anche a lungo termine.
6. Accesso Rapido da Ogni Luogo Grazie al Cloud
Un altro fiore all'occhiello della straordinarietà di PDFelement è la possibilità di condividere i documenti PDF in modo immediato e comodo per mezzo di servizi Cloud. Tra le opzioni supportate dal programma è presente anche quella ideata dalla stessa casa di sviluppo: Wondershare PDFelement Cloud. Questa piattaforma è particolarmente adatta all'utilizzo associato con PDFelement, per via dell'eccezionale grado di compatibilità. Gli strumenti disponibili consentono agli utenti di personalizzare i documenti direttamente online, senza doversi preoccupare di incappare in errori di lettura o problematiche legate alla scarsa compatibilità. Condividere i documenti tramite Wondershare PDFelement Cloud, poi, è un gioco da ragazzi! Scopriamo insieme come si fa.
Aprite il documento interessato e cliccate su "File" in alto a sinistra nella schermata principale. Dall'elenco a discesa apertosi selezionate la voce "Condividi", quindi cliccate su "Wondershare PDFelement Cloud". Una volta caricato sul cloud, il documento potrà essere aperto quando volete e ovunque vi troviate, con un semplice click!
Conclusioni
Eccoci arrivati alla fine dell'articolo. Ricapitolando, i registri scolastici sono documenti essenziali e profondamente sensibili. Per questa ragione, è necessario occuparsi in modo adeguato della loro organizzazione e della loro protezione. La possibilità di archiviare i dati dei registri digitalmente costituisce un grandissimo vantaggio, specialmente grazie alla presenza di software come PDFelement e di servizi come Wondershare PDFelement Cloud, che consentono di ordinare e modificare i contenuti, apportare correzioni e applicare strategie di sicurezza a tutela dei dati. Grazie per aver letto e buona gestione dei registri scolastici!