Come Creare PDF con Funzioni di Accessibilità

Vi piacerebbe creare documenti PDF con funzioni di accessibilità? Siete nel posto giusto, perché in questo articolo vi diremo tutto quello che c'è da sapere sulle funzioni di accessibilità dei PDF e vi spiegheremo come realizzare facilmente dei documenti PDF super accessibili. Buona lettura!

Prima Parte. Le Funzioni di Accessibilità dei PDF

Il PDF è uno dei formati di file più usati in tutto il mondo. La ragione è da ricercarsi nella ricchezza di funzionalità integrate. Tra le più prominenti in fatto di accessibilità, troviamo le seguenti.

Scansionabilità

La possibilità di scansionare i contenuti è tra le caratteristiche migliori dei documenti PDF. Non tutti i formati, infatti, supportano questa operazione. D'altro canto, è naturale volere che i propri documenti risultino correttamente scansionabili.

Ricercabilità

Tra le funzionalità migliori del formato PDF spicca la ricercabilità. Come forse saprete, è oltremodo irritante cercare contenuti all'interno di documenti con immagini, specialmente perché la maggior parte dei software non è in grado di estrarre il testo dagli elementi grafici. Grazie alla tecnologia OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri), però, questo limite è ormai un brutto ricordo. L'OCR permette, infatti, di convertire immagini e PDF scannerizzati in documenti con testo ricercabile, semplificando le procedure di gestione dei contenuti.

Organizzazione

Al fine di consultare adeguatamente il testo presente in un documento, è fondamentale che i contenuti siano strutturati in modo ordinato e corretto. La presenza di tag permette ai documenti PDF di risultare ben organizzati e, come conseguenza, agevolmente digeribili.

Leggibilità

Un PDF accessibile dovrebbe essere, per prima cosa, leggibile. Logico, no? Un documento che non può essere letto è l'esatto contrario di accessibile. Il formato PDF facilita la produzione di contenuti chiari e semplici da leggere.

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Seconda Parte. Come Creare PDF Accessibili

Adesso che conosciamo le caratteristiche di accessibilità del formato PDF, possiamo passare al cuore dell'articolo: la creazione di PDF accessibili. A seguire, i due metodi migliori per completare la procedura.

Word

E chi l'avrebbe mai detto che fosse possibile creare PDF accessibili con Microsoft Word? Eppure è proprio così. L'operazione può essere eseguita sia su Mac che su Windows. Cominciamo dalla creazione di PDF accessibili usando Microsoft Word su computer Windows.

(Windows)

Passaggio n. 1: la prima cosa da fare è cliccare su File > Salva con Nome e selezionare PDF dall'elenco dei formati messi a disposizione. L'utilizzo di questo metodo consente di produrre un PDF che preservi le funzioni di accessibilità.

Passaggio n. 2: cliccate su Opzioni e assicuratevi che la casella di controllo "Tag per la struttura del documento per l'accessibilità" sia spuntata. Quest'opzione dovrebbe essere abilitata per impostazione predefinita, ma è sempre meglio controllare.

Passaggio n. 3: nel caso in cui abbiate utilizzato l'opzione Comprimi per ridurre le dimensioni del PDF, dovrete ripetere il secondo passaggio, perché la funzione di compressione potrebbe disabilitare l'opzione per i tag di accessibilità.

(Mac)

Come già accennato, anche gli utenti Mac possono produrre documenti PDF con funzioni di accessibilità utilizzando Microsoft Word. Farlo è semplicissimo. Leggere per credere!

Passaggio n. 1: il primo passaggio è identico a quello già delineato per la guida Windows. Bisogna cliccare su File e salvare il documento in formato PDF. Il documento PDF generato da Word includerà per impostazione predefinita tutte le funzioni di accessibilità.

Passaggio n. 2: a questo punto, dovrete sincerarvi che la casella accanto all'opzione "Per distribuzione elettronica e accessibilità" sia spuntata. Tenete a mente che l'operazione potrebbe differire leggermente in base alla versione di Microsoft Word in uso. Fino alla versione 2011, le opzioni di accessibilità non erano neppure presenti, su Mac.  

PDFelement

Indiscutibilmente uno dei software migliori nel suo genere, PDFelement è ricco di funzionalità per creare e modificare i documenti PDF. Potremmo dire che si tratti della soluzione definitiva per la gestione dei PDF. PDFelement offre un'ampia gamma di strumenti tanto potenti quanto semplici da usare. Naturalmente, non mancano opzioni per incrementare l'accessibilità e la sicurezza dei documenti. Il formato PDF riesce a colmare egregiamente i limiti dei documenti Word, proponendosi come un mezzo accessibile su qualsiasi dispositivo, senza bisogno di applicazioni specializzate. A seguire, una guida alla creazione di PDF accessibili con PDFelement.

Passaggio n. 1: per prima cosa, scaricate e installate PDFelement sul vostro computer. Fatto ciò, avviate il software e cliccate su Crea PDF, quindi selezionate il documento Word che volete convertire in PDF e cliccate su Apri.

Passaggio n. 2: PDFelement eseguirà automaticamente la conversione del documento, aprendolo già sotto forma di un PDF pronto per la modifica. Utilizzate gli strumenti integrati nel software per apportare le modifiche desiderate, quindi cliccate su File e poi su Salva con Nome per completare il salvataggio.

Terza Parte. Come Incrementare l'Accessibilità di Nuovi PDF

Il PDF è sempre più utilizzato come formato di destinazione per il salvataggio di documenti originariamente prodotti in formati diversi (il TIFF per i documenti scannerizzati, per esempio), in quanto agevola la condivisione e la pubblicazione. Oltre che in seguito a una conversione, l'accessibilità dei documenti può essere incrementata anche in PDF appena creati. Continuate a leggere per scoprire qualche consiglio utile in tal senso.

Quarta Parte. Come Incrementare l'Accessibilità di PDF Pre-Esistenti

In presenza di documenti PDF creati senza seguire le linee guide per l'accessibilità, è possibile utilizzare i trucchetti esposti a seguire per ottimizzare i contenuti.

PDF Creati dalla Scansione di Pagine Stampate

Nel caso in cui il documento sia scannerizzato, potete utilizzare il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) per rendere il testo ricercabile e modificabile.

Documenti e Moduli Interattivi

Integrate brevi descrizioni e aggiungete campi modulo e altri controlli di contenuto.

Tag

I tag costituiscono il trucco definitivo. L'aggiunta di tag permette di donare una struttura ai documenti PDF. I tag specificano l'ordine logico di lettura e fungono da àncora per altri elementi di accessibilità. Altra pratica utile è quella di integrare testo alternativo per descrivere immagini e altri elementi grafici.

Elementi Grafici

L'integrazione del testo alternativo per descrivere immagini e altri elementi grafici può essere eseguita in seguito all'aggiunta di tag. È altresì consigliabile aggiungere brevi descrizioni a campi modulo e controlli interattivi, ove presenti.

Conclusioni

Ricapitolando, il PDF è uno dei formati più utilizzati e apprezzati al mondo, soprattutto per via dell'eccezionale flessibilità offerta. Naturalmente, è sempre consigliabile conoscere a fondo le funzionalità del formato che si sceglie di utilizzare per i propri documenti. Il modo migliore per farlo consiste nell'uso di un editor di PDF professionale, come PDFelement. Il migliore nel suo campo, questo software consente di trarre il massimo dai documenti PDF, gestendoli e personalizzandoli in modo libero e approfondito. Grazie per aver letto e buona creazione di PDF accessibili!

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