Con il mondo che diventa digitale, non sarebbe sorprendente se ricevessi un contratto in formato digitale. È molto probabile che il file sia in formato DOCX. Per i PC Windows, il programma predefinito per l'apertura di tali file è Microsoft Word. E data la qualità di MS Word, molti utenti macOS scelgono di installarlo sui propri dispositivi. Quindi ti starai chiedendo: "Come si utilizza MS Word per proporre modifiche al contratto?" Questo è ciò di cui discuteremo. Ecco come eseguire la redline in Word.
Ma non è tutto. Questo articolo ti insegnerà anche un metodo alternativo che molte aziende considererebbero il metodo migliore. Imparerai come redline utilizzando Wondershare PDFelement.
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In questo articolo
Parte 1. Come annotare i documenti in Word?
Microsoft Word è un popolare elaboratore di testi. È facile da imparare e viene preinstallato sulla maggior parte dei computer. Lo strumento ha anche molte funzionalità utili, comprese quelle avanzate che non sono disponibili in app simili. Ad esempio, Microsoft Word ha le funzionalità Revisioni e Commenti. È possibile utilizzare questi due per annotare contratti e altri documenti.
Come funziona? Traccia modifiche mostra tutte le modifiche apportate al documento. MS Word aggiunge una barratura alle parole cancellate o modificate e colora il carattere in rosso. Allo stesso modo, le parole che hai inserito avranno il colore del carattere rosso ma senza barrato.
Quindi, come si utilizza la funzione Revisioni per proporre modifiche? Ecco i passaggi:
- Apri il documento con Microsoft Word.
- Vai alla scheda REVISIONE .
- Clicca su Rileva modifiche.
- Apportare modifiche al documento. Elimina le frasi che desideri rimuovere e sostituiscile con nuove oppure modifica semplicemente il testo. Vedrai le parole cancellate contrassegnate da una barra rossa e le parole aggiunte con il colore del carattere rosso.
- Seguendo i protocolli standard, spiega le modifiche apportate. Seleziona il testo che hai modificato > clicca su Nuovo commento.
- Digita la tua spiegazione nella casella pop-up che apparirà.
- Salva il documento.
Parte 1.1 Come accettare le modifiche della redline in Word?
Supponiamo che tu abbia ricevuto un documento contrassegnato in rosso. Ecco come accettare o rifiutare le modifiche proposte.
- Aprire il documento corretto in MS Word.
- Clicca sull'inizio del documento.
- Vai alla scheda 00 .
- Guarda la sezione Modifiche. MS Word troverà il primo testo evidenziato. Rivedilo e clicca su Accetta o Rifiuta in base alla tua decisione.
- MS Word troverà il successivo testo evidenziato in rosso. Ripeti il passaggio 5 finché non avrai apportato tutte le modifiche suggerite.
Parte 2. È meglio annotare in Word o in PDF?
La modifica in Word è ok. Ma ci sono alcuni a cui potrebbe non piacere questo metodo di redlining. Quando esegui la correzione utilizzando Word, stai già apportando le modifiche. Queste modifiche verranno mostrate all'altra parte. Sembra un po' aggressivo, anche se non stai cercando di esserlo. Alcuni preferiscono ascoltare le modifiche desiderate prima di modificare il documento. È più educato e professionale in questo modo.
Inoltre, i file Word non sono noti per la coerenza. Lo apri sul tuo dispositivo e tutto è a posto. Quindi apri lo stesso file su un altro dispositivo e la formattazione è cambiata. Questo è il motivo principale per cui esiste il PDF. Puoi visualizzare i PDF su diverse piattaforme ed editor e avranno tutti lo stesso aspetto.
Inoltre, quando si riposiziona un PDF, si suggeriscono modifiche anziché modificare il documento. Come accennato in precedenza, questo è preferibile. Quindi, il verdetto è che correggere i PDF è meglio che farlo in Word.
Parte 3. Come modificare il documento Word in Wondershare PDFelement
Wondershare PDFelement è un ottimo strumento PDF per il redlining. È molto facile da usare e conveniente. Pertanto, convincere l’altra parte ad accettare di utilizzare PDFelement per le trattative contrattuali non richiederebbe molta persuasione.
È possibile utilizzare la funzionalità Evidenzia o Barrato nella scheda Commento per evidenziare il documento. Nel pannello di sinistra puoi spiegare quali modifiche desideri apportare e perché. Dopo aver effettuato la correzione, puoi utilizzare la funzione Crittografa per proteggere con password il documento per garantire che solo le persone autorizzate possano accedervi. nfine, puoi utilizzare la funzione Condividi per inviare rapidamente il documento evidenziato all'altra parte senza uscire dalla schermata PDFelement.
Segui questi passaggi per farlo:
- Avvia Wondershare PDFelement e clicca su Apri PDF. Seleziona il file e aprilo. Se si tratta di un file Word, fare invece clic su + > Da file . Wondershare PDFelement lo convertirà automaticamente in PDF.
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- Vai alla scheda Commento.
- Seleziona lo strumento che desideri utilizzare per il redlining. Puoi:
- Cliccare su Evidenzia > rosso.
- Clicca sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso accanto al pulsante Sottolineato > Barrato.
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- Seleziona il testo nel PDF che desideri modificare. Nel pannello Commento a sinistra, clicca su Aggiungi commento. Digita le spiegazioni per le modifiche che desideri apportare.
- Ripeti il passaggio 4 finché non sei soddisfatto.
- Clicca su Condividi > E-mail. Componi l'e-mail e invia il PDF evidenziato alla controparte.
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Parte 4. Migliori pratiche per ridefinire documenti Word e PDF
Ecco alcune cose che dovresti ricordare quando rileggi i documenti.
Fornire motivazioni
Sia che tu stia sottolineando in Word o in PDFelement, non dimenticare di fornire spiegazioni. Non limitatevi a chiedere cambiamenti; spiega perché vuoi che questi cambiamenti avvengano. Puoi sempre utilizzare la funzione Commento per questo. Renderà il processo di negoziazione più veloce, poiché la controparte non avrà bisogno di inviarti un messaggio per chiedere motivazioni.
Usa il tono professionale
La regola d'oro quando si redlining è ricordare che si tratta di un approccio cooperativo piuttosto che conflittuale. Chiedi le modifiche educatamente. Per fare ciò, usa un tono formale e professionale quando proponi modifiche. Evita di usare un linguaggio provocatorio e di lanciare attacchi personali a tutti i costi. Inoltre, non fare richieste irragionevoli. Se non li segui, ci sarà una tensione nel tuo rapporto con la controparte e ciò potrebbe rompere l’accordo.
Uso eccessivo di Redlining
C'è qualcosa chiamato "uso eccessivo di redlining". È quando contrassegni eccessivamente ogni aspetto di un documento. Ciò rende le cose troppo complicate e richiede più tempo per essere d'accordo. Può far sentire la controparte sopraffatta e causare problemi nelle discussioni. Concentrati sulle grandi cose, non su ogni piccolo dettaglio. In questo modo, tutti possono lavorare meglio insieme e portare a termine le cose più velocemente.
Scegli Strumenti intuitivi
Ti stai riorganizzando digitalmente per ridurre il tempo e le risorse spese nella negoziazione dei contratti. Usare uno strumento avanzato sembra un'ottima idea. Tuttavia, molti di essi sono difficili da utilizzare per i principianti. Se tu o la controparte non avete familiarità con lo strumento, passerete molto tempo ad imparare come usarlo. Questo è controproducente.
Detto questo, è importante scegliere strumenti di facile utilizzo. Capirai come funzionano molto rapidamente, permettendoti di concentrarti sulle modifiche.
Conclusione
Come annotare in Word? Semplice. Utilizzi la funzione Traccia modifiche e apporti le modifiche desiderate. Ma se desideri un modo migliore per annotare, passa all'utilizzo di uno strumento PDF. I PDF sono generalmente più coerenti dei DOCX ed è più vicino al modo tradizionale di redlining.
Naturalmente, avrai bisogno di un editor PDF e Wondershare PDFelement è il migliore che puoi trovare. È intuitivo, conveniente e ricco di funzionalità. Wondershare PDFelement ti offre tutti gli strumenti di redlining che puoi desiderare. Commenti, crittografia, condivisione e persino firme digitali: Wondershare PDFelement li ha tutti. Quindi non cercare oltre e utilizza Wondershare PDFelement per le tue esigenze di redlining.
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