PDF vs. PDF/A: qual è la differenza?

Il formato PDF è ampiamente utilizzato per creare, condividere e archiviare documenti il cui layout non cambia se non viene modificato. Ma sapevate che esistono diversi tipi di PDF? Esiste, ad esempio, il PDF/A, una versione alternativa ottimizzata per la conservazione a lungo termine. In cosa si differenzia dal PDF? E quando è necessario chiedersi:" "PDF vs. PDF/A",quale devo usare?

Questo argomento sarà trattato in questo articolo. Ecco tutto quello che c'è da sapere su PDF, PDF/A (compresi i vari tipi), le differenze tra loro e come crearne uno.

Parte 1. Comprendere il formato del file PDF

Contratti, moduli aziendali, tesine e altri documenti sono quasi sempre distribuiti in formato PDF. Sapete perché è così?

Portabilità

Il formato PDF è noto soprattutto per una caratteristica. Blocca il layout del documento quando lo si salva in questo formato. Supponiamo di aver utilizzato Wondershare PDFelement su un PC Windows per crearne uno. Il PDF viene poi aperto con un altro lettore PDF, magari su una piattaforma diversa, ad esempio Mac. Il documento avrà lo stesso aspetto. Nel frattempo, un file DOCX potrebbe aver modificato il layout.

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Di conseguenza, il PDF è una scelta ovvia per i documenti che devono sempre apparire professionali e presentabili. I contratti e i moduli aziendali citati in precedenza ne sono un esempio lampante.

Opzioni di sicurezza

I PDF non sono noti solo per la loro portabilità. I PDF includono anche funzioni di sicurezza. È possibile utilizzare una password per proteggere i documenti. È anche possibile crittografare il PDF. È inoltre possibile includere una firma digitale certificata per garantire l'autenticità del documento.

Riconoscimento dei caratteri ottici

Grazie all'OCR, il PDF è anche un formato popolare per i documenti scansionati. I documenti scansionati sono tecnicamente immagini. Di conseguenza, non è possibile modificarne il contenuto. Ciò è possibile grazie a questa funzione. Trasforma il testo dell'immagine in testo. Il testo reale può essere cercato e modificato.

Parte 2. PDF/A: capacità di archiviazione dei PDF

Quindi, cos'è il PDF/A? Cosa lo distingue dai normali PDF?

La "a" di PDF/A indica l'archiviazione. Il PDF/A è una versione standardizzata ISO del PDF progettata per l'archiviazione e la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici, come dice il nome stesso. PDF/A vieta le caratteristiche non adatte a questo scopo, come la crittografia e il collegamento dei font.

L'obiettivo di PDF/A è garantire che i documenti salvati in questo formato siano visualizzabili e utilizzabili in futuro. I cambiamenti nella tecnologia o nelle versioni del software non dovrebbero avere un impatto sul documento. In poche parole, PDF/A rende un documento a prova di futuro.

Caratteristiche importanti

Ecco le caratteristiche che contraddistinguono PDF/A.

Autonomo

Le dipendenze esterne dovrebbero essere evitate in un documento a prova di futuro perché lo rendono suscettibile di modifiche. Di conseguenza, tutti gli elementi di un file PDF/A sono incorporati nel file.

Conservazione del contenuto

Per mantenere l'aspetto visivo e l'integrità del contenuto del documento, PDF/A applica regole severe. Elementi quali multimedia, JavaScript e crittografia che potrebbero ostacolare la conservazione a lungo termine sono vietati o fortemente limitati.

Caratteri e palette di colori

Per il PDF/A è richiesto l'uso di font incorporati e spazi colore standardizzati. Questo elimina la possibilità di problemi di visualizzazione causati da font o profili di colore mancanti.

Metadati

I metadati non sono facoltativi in un documento PDF/A; devono essere inclusi. Ciò significa che è necessario inserire informazioni come il titolo, l'autore e la data di creazione. Questi aiutano l'identificazione e l'organizzazione dei documenti.

Compressione

PDF/A supporta la compressione senza perdita di dati per ridurre le dimensioni dei file senza sacrificare la qualità dei documenti o dei dati.

Scopo

Nei settori che richiedono la conservazione e l'archiviazione dei documenti a lungo termine, PDF/A è particolarmente utile. Questo formato è vantaggioso per musei, biblioteche, agenzie governative e istituzioni legali. Garantisce che i documenti elettronici siano accessibili, leggibili e utilizzabili per lunghi periodi di tempo. In questo modo si garantisce la conservazione di informazioni preziose e di documenti storici.

Parte 3. Casi d'uso e applicazioni per PDF e PDF/A

I formati PDF e PDF/A sono essenzialmente uguali, ma hanno scopi diversi. La distinzione principale è che il PDF è utilizzato per la condivisione, mentre il PDF/A è utilizzato per l'archiviazione. Mettiamoli a confronto identificando i campi in cui uno è superiore all'altro.

Casi d'uso dei PDF

• Condivisione di documentiIl PDF è ampiamente utilizzato per la condivisione di documenti perché ne preserva il layout. Il documento appare identico a tutti i destinatari, il che lo rende una scelta eccellente.
• Libri elettronici e pubblicazione - I libri sono stati progettati per essere condivisi. Inoltre, non si vuole che i lettori ricevano un documento con un layout approssimativo. Grazie alle sue proprietà di conservazione del layout, il PDF è un formato eccellente per gli e-book e le pubblicazioni.
• Moduli digitali Il formato PDF è particolarmente adatto alla creazione di moduli interattivi che gli utenti possono compilare elettronicamente. Sondaggi, applicazioni e moduli di feedback utilizzano spesso questo formato.
• Rapporti aziendali: -La coerenza visiva è essenziale nei rapporti aziendali, proprio come negli e-book. Detto questo, il PDF è un formato eccellente per la creazione e la diffusione di relazioni aziendali, bilanci e presentazioni.

Applicazioni PDF/A:

• Archiviazione dei documenti L'intero scopo di PDF/A è quello di fornire un sottotipo di PDF specificamente progettato per l'archiviazione. Gli enti governativi, gli studi legali e le istituzioni storiche richiedono documenti che devono essere accessibili per molti anni. Di conseguenza, PDF/A è un formato molto diffuso in questi settori.
• Digital Records - Private organizations may also need to store electronic records for extended periods. Possono contare su PDF/A per garantire l'autenticità e l'utilizzabilità dei documenti nel tempo.
• Conformità alle normative- PDF/A è un formato conforme alle norme ISO. Di conseguenza, viene spesso utilizzato in settori sensibili alla conformità, dove l'integrità dei documenti e la conservazione a lungo termine sono fondamentali. La sanità, la finanza e la legge ne sono alcuni esempi.
• Biblioteche e musei - Più che romanzi e altre pubblicazioni, i documenti storici e i manoscritti rari devono essere conservati. Di conseguenza, PDF/A è preferito a PDF per la sua capacità di preservare meglio il patrimonio culturale.

Parte 4. Quali sono i diversi tipi di PDF/A?

Il PDF/A è suddiviso in diversi sottotipi. Può essere un argomento scoraggiante, soprattutto se non si ha familiarità con i sottotipi. Fortunatamente, non è così difficile come sembra. Continuate a leggere per sapere cos'è ogni sottotipo e a cosa serve.

PDF/A-1a

Questo tipo richiede che il contenuto del documento sia accessibile sia visivamente che testualmente. Per garantire l'accessibilità, è necessario etichettare tutti gli elementi, compresi testo, immagini e metadati. PDF/A-1a è appropriato per i documenti che devono essere altamente accessibili, come i documenti governativi.

PDF/A-1b

L'aspetto visivo del documento è preservato da PDF/A-1b. Tuttavia, non richiede l'accessibilità testuale. Viene spesso utilizzato per archiviare documenti semplici basati su testo e immagini scansionate.

PDF/A-2

PDF/A-2 è disponibile in tre parti: PDF/A-2a, PDF/A-2b e PDF/A-2u. Si basa su PDF/A-1. La differenza è che supporta funzioni più avanzate come la trasparenza, i livelli e i file incorporati.

PDF/A-3

Il livello PDF/A-3 è il più avanzato dei tre. Consente di incorporare qualsiasi formato di file all'interno del file PDF/A, rendendolo più versatile in termini di inclusione multimediale. I file non PDF/A, come XML, fogli di calcolo o file audio/video, possono essere incorporati in PDF/A-3. Pur rimanendo conformi ai requisiti fondamentali di PDF/A.

Parte 5. In PDFelement, come si crea un file PDF o PDF/A?

Per lavorare con i file PDF e PDF/A è necessario un editor PDF. Dovreste assolutamente dare un'occhiata a Wondershare PDFelement. Si tratta di una potente soluzione PDF disponibile per Windows, Mac e persino per i dispositivi mobili! Il software è così ricco di funzioni che il costo dell'abbonamento ne vale la pena.

Con le sue ampie funzioni di editing e l'interfaccia user-friendly, Wondershare rende semplice la creazione e la modifica dei PDF. Include anche funzionalità di annotazione, conversione e compressione.

Ecco come utilizzare questo programma per creare un PDF/A:

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1. Avviare Wondershare PDFelement.
2. CliccaCreare PDF e poi scegliere il metodo che si desidera utilizzare. È possibile creare un PDF vuoto, un PDF da un modello o un PDF convertendo un file. In alternativa, aprire il file PDF da convertire in PDF/A.

3. Se necessario, apportare modifiche al documento.
4. Per salvare il documento in formato PDF, fare clic su Salva nell'angolo superiore sinistro. Continuare al punto 5 se si desidera salvare il documento in formato PDF/A.
5. Fare clic sul pulsanteConverti nella barra degli strumenti superiore.
6. Selezionare In PDF/A. Prima di salvare il documento come PDF/A, è possibile salvare le modifiche apportate.

7. Fare clic suOK nella finestra di dialogo "Converti". E questo è quanto!

Conclusione

In sintesi, PDF e PDF/A sono intercambiabili. Tuttavia, svolgono funzioni diverse. Il PDF è utilizzato principalmente per i documenti che devono essere distribuiti o condivisi. Tra questi, libri elettronici, relazioni aziendali e presentazioni. Il PDF/A, invece, è destinato alla conservazione a lungo termine dei documenti. Ne sono un esempio i documenti storici, governativi e legali.

Wondershare PDFelement è uno strumento eccellente per la creazione di file PDF o PDF/A. È molto affidabile e semplice da usare. La cosa migliore è che questa soluzione avanzata per i PDF è disponibile per la prova gratuita. In questo modo è possibile sperimentare le sue funzionalità.