Un modulo W-9 è un modulo fiscale che appaltatori e liberi professionisti devono presentare alle imprese. La loro firma è necessaria per rendere ufficiale il documento. Tradizionalmente, si tratta di documenti stampati che puoi firmare utilizzando una penna. E se compilassi un modulo digitale W-9? I moduli W-9 possono essere firmati elettronicamente?
La risposta è si; puoi firmarli elettronicamente. Per fare ciò, devi utilizzare uno strumento di firma elettronica come Wondershare PDFelement.
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In questo articolo
Parte 1. Qual è la differenza tra un W 9 firmato e un W 9 non firmato?
Un modulo W-9 è un documento negli Stati Uniti utilizzato per fornire le informazioni necessarie per l'occupazione o altri scopi generatori di reddito. Supponiamo che tu sia un libero professionista e abbia stretto un accordo con un'azienda. Devi inviare loro un modulo W-9 per confermare il tuo nome, indirizzo e numero di identificazione fiscale (TIN).
Sei obbligato a firmarli? In casi come questo, quando ricevi pagamenti che devi segnalare all'IRS, sì. La firma indica che le informazioni inserite sono corrette. Inoltre, la firma conferma che sei stato tu a compilare e inviare il modulo e che non è falsificato. Senza la tua firma, l'azienda non saprà se può fare affidamento sulle informazioni che hai inviato.
Giusto per chiarire, non tutti devono inviare un modulo W-9. Se ricevi più di $ 600 entro un anno da un'azienda o da un individuo, dovranno compilare un modulo 1099. Avrebbero bisogno delle tue informazioni per farlo, quindi ti richiederebbero di inviare un modulo W-9.
Parte 2. È necessario firmare un modulo W-9 ogni anno?
Fortunatamente, non è necessario inviare un modulo W-9 ogni anno. Ma c'è una condizione. Le informazioni sul modulo inviato devono rimanere invariate. Ciò significa che dovresti avere ancora lo stesso nome legale, indirizzo e TIN.
Tieni però presente che alcune aziende potrebbero chiederti di presentarne uno ogni anno. In questo modo, possono garantire che i loro record rimangano aggiornati.
Naturalmente, se ora lavori con una persona o un'azienda diversa, dovrai inviargliene una nuova.
Parte 3. Come firmare elettronicamente un W9?
Per firmare elettronicamente un modulo W-9, è necessario uno strumento in grado di aprire il modulo e offrire una funzionalità di firma elettronica. Wondershare PDFelement è uno dei migliori strumenti che puoi utilizzare. Sebbene sia uno strumento PDF, Wondershare PDFelement può aprire qualsiasi documento. Inoltre, ti offre due modi per firmare i tuoi documenti. È possibile utilizzare firme elettroniche o firme digitali basate su certificati.
Parte 3.1. Crea un modulo W-9 firmato utilizzando la funzione di firma
Nella scheda Commenti di Wondershare PDFelement, puoi trovare la funzionalità Firma. È semplice come firmare un documento stampato, ma fatto elettronicamente. Per firmare i moduli W-9 utilizzando questa funzionalità, segui questi passaggi:
- Apri il modulo W-9 utilizzando Wondershare PDFelement.
- Clicca su Commento > Firma.
- Seleziona Crea nuovo.
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- Crea la tua firma. Puoi scegliere tra tre diverse modalità:
- Carica: ti consente di creare la firma digitale perfetta. Prendi un pezzo di carta e firmalo. Scatta una foto e caricala su PDFelement. Wondershare PDFelement eliminerà lo sfondo. Per un processo senza interruzioni, utilizzare carta bianca comune.
- Disegna: scegli questo metodo se riesci a disegnare perfettamente la tua firma utilizzando il mouse o lo stilo.
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- Digita: Questo metodo è il meno consigliato. Devi digitare la tua firma e selezionare uno stile e un colore del font.
- Clicca ok.
- Clicca sul punto del PDF in cui desideri inserire la firma.
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- Salva il documento.
Parte 3.1. Creare un modulo W-9 firmato utilizzando la funzione Firma documento:
Supponiamo che l'azienda richieda l'utilizzo delle firme digitali dei certificati quando si firmano elettronicamente i moduli W-9. Viene fatto per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza e garantire l'autenticità del documento firmato. In questo caso, dovresti invece utilizzare la funzione Firma documento di Wondershare PDFelement. Ecco come:
- Apri il tuo modulo W-9 con Wondershare PDFelement.
- Clicca su Proteggi > Firma documento.
- Clicca sul punto del PDF in cui desideri che appaia la firma digitale certificata.
- Verrà visualizzata una finestra pop-up. Clicca su Nuovo ID.
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- Seleziona Voglio creare un nuovo ID digitale > Avanti > Avanti.
- Inserisci il tuo nome e indirizzo email > clicca su Avanti.
- Imposta una password complessa e clicca su Fine.
- Tornerai alla schermata Firma documento con il nuovo ID selezionato automaticamente. Inserisci la password.
- Clicca su Firma. La firma digitale certificata apparirà sul PDF.
- Salva il documento firmato.
Parte 4. Promemoria importanti per la firma dei moduli W-9
Ecco alcune note importanti che devi tenere a mente quando firmi i moduli W-9:
Sii accurato
Controlla sempre il modulo W-9 prima di firmarlo. Assicurati che il tuo nome sia scritto correttamente e di aver inserito l'indirizzo e il codice fiscale corretti. La tua firma significherà che hai confermato che tutte le informazioni sono corrette. Se viene rilevato un errore, potresti essere soggetto a ritenuta d'imposta sul reddito. Non solo, ma potresti anche dover affrontare problemi legali.
Tienilo al sicuro
I moduli W-9 sono documenti importanti che contengono informazioni riservate. Mostra il tuo nome completo, indirizzo e TIN. Detto questo, dovresti assicurarti di utilizzare strumenti sicuri quando firmi e invii i moduli W-9. Per quanto possibile, evita di utilizzare strumenti online per proteggere i tuoi dati. Se ciò non può essere evitato, controlla la reputazione del servizio prima di utilizzare i suoi strumenti.
Non è necessario inviare il modulo W-9 ogni anno
Ancora una volta, a seconda della società da cui ricevi un pagamento di $ 600 in un anno, potrebbe non essere necessario inviare annualmente un modulo W-9. Ma se una qualsiasi delle informazioni importanti è cambiata, devi sempre inviarne una nuova.
Parte 5. Elenco delle persone che hanno maggiori probabilità di dover firmare i moduli W-9
Prima di firmare un modulo W-9, è importante chiedersi: "È davvero necessario?" La legge richiede di inviare un modulo W-9 al richiedente?
Per fare luce su questo argomento, diamo un'occhiata ai vari gruppi di persone che potrebbero dover inviare il Modulo W-9 ai richiedenti. Ecco alcuni gruppi comuni:
Appaltatori indipendenti
Se fornisci servizi come appaltatore indipendente o libero professionista alle aziende, ti potrebbe essere richiesto di inviare un modulo W-9 alle aziende che ti assumono. L'azienda utilizza le informazioni sul W-9 per segnalare all'IRS i pagamenti effettuati al contraente indipendente.
Proprietari unici
Gli imprenditori individuali che gestiscono la propria attività potrebbero dover inviare un modulo W-9 a clienti o clienti che li pagano per beni o servizi. Ciò consente al pagatore di ottenere i dati di identificazione fiscale dell'impresa individuale a fini di rendicontazione.
Venditori e fornitori
Se il tuo lavoro comporta la fornitura di beni o servizi ad altre aziende, potresti dover inviare un modulo W-9. A chi? Ai tuoi clienti. Ciò consente al cliente di ottenere le tue informazioni di identificazione fiscale per segnalare i pagamenti effettuati.
Proprietari
Hai un immobile che affitti ad un'attività? Se l'azienda ti paga $ 600 o più per l'affitto entro l'anno fiscale, avrà bisogno del tuo TIN. Pertanto, è necessario inviare loro un modulo W-9.
Conclusione
È possibile firmare elettronicamente un modulo W-9? SÌ. Ma fai attenzione allo strumento di firma elettronica che utilizzi. Il tuo modulo W-9 contiene informazioni sensibili e dovresti proteggerle.
Puoi utilizzare strumenti come Wondershare PDFelement. Permette di apporre firme elettroniche o firme digitali certificate sui documenti. Puoi anche utilizzare Wondershare PDFelement per inviare direttamente il modulo W-9 all'entità o all'individuo che ne ha bisogno.