Qual è la differenza tra una fattura firmata digitalmente e una non firmata? Semplice. È meglio protetto. Una fattura digitale firmata viene autenticata e verificata elettronicamente utilizzando tecniche crittografiche. Fornisce garanzia della sua autenticità, integrità e non ripudio. Pertanto, è fondamentale per le aziende che utilizzano le fatture sapere come firmare le fatture digitali. Questo articolo ti insegnerà come farlo e altro ancora.
Prima di procedere, selezioniamo uno strumento di firma elettronica. Consigliamo Wondershare PDFelement perché offre due modi per firmare i documenti. Puoi anche usarlo per firmare facilmente i documenti.
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In questo articolo
Parte 1. Le fatture devono essere firmate?
Innanzitutto, cos’è una fattura? È un documento commerciale rilasciato da un venditore a un acquirente. Una fattura contiene informazioni sul venditore, sui servizi o prodotti venduti, sulla quantità, sul prezzo e sul totale. Serve come richiesta formale di pagamento da parte dell'acquirente e come registrazione della transazione per entrambe le parti.
Se sei un venditore è necessario firmare le fatture che invii ai tuoi clienti? Non proprio. Alcuni clienti pagherebbero comunque anche se la fattura che invii loro non è firmata. Ma non tutti i clienti sono così.
La tua firma su una fattura conferma che il suo contenuto è effettivamente vero. Alcuni clienti potrebbero desiderare questo senso di sicurezza. Detto questo, è comunque meglio firmare le fatture anche se ad alcune persone non importa quando le fatture non vengono firmate.
Parte 2. Perché dovresti firmare una fattura?
In generale, il soggetto responsabile della fornitura di beni o servizi indicati nella fattura è colui che deve firmarla. In altre parole, dovrebbe essere l'imprenditore o un valido rappresentante dell'azienda.
Firmando la fattura, riconosci la transazione e verifichi l'esattezza delle informazioni fornite. Inoltre, la firma della fattura conferma l'accettazione dei termini e delle condizioni delineati. La firma funge da forma di autenticazione, garantendo all'acquirente che la fattura è legittima. Si può fare affidamento su di essi per l'elaborazione dei pagamenti e per scopi di tenuta dei registri.
Ecco un elenco di motivi per cui dovresti firmare le fatture:
Autenticazione: questo è il fattore più importante. La tua firma su una fattura conferma che i beni o i servizi descritti nel documento sono stati forniti da te o dalla tua azienda. Aggiunge un livello di autenticità alla transazione, rassicurando il destinatario sulla legittimità della fattura.
Conformità legale: in molti luoghi, una fattura firmata ha valore legale come prova di transazione. Fornisce documentazione che i clienti possono utilizzare in controversie, audit o procedimenti legali. La firma aiuta a stabilire i diritti e gli obblighi di entrambe le parti coinvolte.
Conservazione dei registri: le fatture firmate costituiscono documenti importanti per entrambe le parti coinvolte nella transazione. Forniscono una storia chiara e documentata dei beni o servizi scambiati. Inoltre le fatture contengono i termini concordati e le transazioni finanziarie legate al rapporto commerciale. Anche le fatture non firmate fanno lo stesso, sì. Ma si può sostituire il documento con uno fabbricato. Ciò non accadrà se le fatture saranno firmate.
Monitoraggio dei pagamenti: le fatture forniscono un punto di riferimento per il monitoraggio dei pagamenti. Anche se sulla fattura è presente una sola voce, avere un registro documentato delle transazioni può aiutare a garantire che i pagamenti vengano effettuati in tempo e in modo accurato. Con una firma su di esso, puoi essere certo che le informazioni in esso contenute sono accurate.
Parte 3. Quali strumenti puoi utilizzare per firmare digitalmente le fatture?
Puoi scegliere tra tanti programmi software di firma elettronica. Alcuni di essi sono strumenti online, mentre altri sono integrati con altri programmi come le soluzioni PDF. Se il programma supporta le firme digitali certificate, è meglio, perché sono molto sicure
Detto questo, Wondershare PDFelement è una delle scelte più solide. Questa soluzione PDF offre due modi per firmare i documenti. È possibile utilizzare firme elettroniche ordinarie o firme digitali certificate. Ma non è tutto. Wondershare PDFelement può anche compilare moduli. La tua azienda lo troverà sicuramente utile.
Inoltre, Wondershare PDFelement ha un Template Mall. Puoi trovare modelli modificabili per contratti, moduli aziendali, fatture e altro ancora. Puoi utilizzarlo per semplificare la creazione di documenti. Puoi anche utilizzare Wondershare PDFelement per inviare direttamente documenti ai tuoi clienti utilizzando la funzione Condividi.
Parte 4. Come firmare digitalmente le fatture utilizzando Wondershare PDFelement
Puoi firmare fatture digitali utilizzando le funzionalità Firma o Firma digitale del certificato di Wondershare PDFelement. Come accennato in precedenza, quest'ultimo è più sicuro. Quindi dovresti usarlo per i documenti che hanno grande importanza.
Ecco le guide su come utilizzare entrambe le funzionalità:
Parte 4.1. Crea una fattura con firma digitale utilizzando la funzione di firma
- Apri la fattura digitale utilizzando Wondershare PDFelement.
- Vai alla scheda Commento.
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- Clicca su Firma > Crea.
- Crea la tua firma. Wondershare PDFelement offre tre modi per farlo:
- Carica: carica un'immagine della tua firma. Per quanto possibile, l'immagine dovrebbe avere uno sfondo bianco.
- Disegna: disegna la tua firma a mano libera utilizzando il mouse o lo stilo.
- Digita: digita la tua firma, quindi stilizzala selezionando un colore e uno stile di carattere.
- Clicca su OK.
- Clicca sul campo firma nella fattura per firmarla digitalmente.
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Parte 4.2. Crea una fattura firmata con firme di certificati digitali
- Apri la tua fattura con Wondershare PDFelement.
- Vai alla scheda Proteggi.
- Clicca su Firma documento.
- Clicca sul punto del PDF in cui desideri inserire la firma.
- Nella finestra pop-up, clicca su Nuovo ID.
- Selezionare Voglio creare un nuovo ID digitale > Avanti > Avanti.
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- Inserisci le informazioni che desideri che contenga la firma digitale del certificato. Al termine, clicca su Avanti.
- Seleziona una cartella di destinazione per il certificato e imposta una password. Clicca su Fine.
- Reinserire la password per utilizzare la firma.
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- Clicca su Firma.
- Salva la fattura firmata.
Parte 5. Quando è giusto non firmare le fatture?
Come discusso sopra, non sei tenuto a firmare le fatture. Ma quando è davvero accettabile non firmarle? Forniremo qui alcuni scenari di esempio.
Ripeti ordini
Supponiamo che tu abbia un cliente fedele. Ti hanno ordinato servizi o beni così tante volte. Pertanto, non è la prima volta che devi inviare loro una fattura. Hai già costruito fiducia e un rapporto forte con questo cliente. Quindi puoi saltare la parte della firma. Il cliente ti pagherà comunque anche se la fattura non è firmata.
Mini transazioni
I clienti possono acquistare un solo articolo dalla tua attività. Anche se così fosse, è comunque buona norma creare una fattura. Ma non è necessario sforzarsi e perdere tempo a firmarlo.
Uso interno
In alcuni casi, le fatture possono essere generate ed elaborate esclusivamente per scopi di tenuta dei registri interni. Non sono per transazioni esterne con terzi. In tali casi, le firme potrebbero non essere necessarie.
Termini prestabiliti
Supponiamo che tu e il cliente abbiate concordato termini pre-concordati in merito alla fatturazione. Ad esempio, lo hai menzionato in un contratto che avete firmato entrambi. In questo caso, non è necessario firmare le fatture per i prodotti o servizi venduti durante il tuo accordo o partnership.
Conclusione
Anche se non sono sempre obbligatorie, le fatture firmate sono importanti per le aziende che vendono beni e servizi. Ma ora che il mondo è diventato digitale, come si crea una fattura firmata digitalmente? Puoi utilizzare qualsiasi piattaforma di firma elettronica.
Suggeriamo di utilizzare Wondershare PDFelement per questa attività. Offre due diversi modi per firmare i documenti. Uno dei metodi utilizza firme digitali certificate, che aggiungono un ulteriore livello di sicurezza. Inoltre, Wondershare PDFelement offre modelli per la creazione di fatture. Quindi questa scelta ha molto senso. È molto facile da usare e anche conveniente!