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Applicazione di Firme Digitali su PDF nelle Redazioni di Editing Giornalistici

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2022-04-11 19:40:29 • Filed to: How-Tos • Proven solutions

Una firma digitale in PDF è un'impronta legale su un documento elettronico che convalida l'identità del firmatario e l'autenticità del documento. In un ufficio editoriale, i file PDF sono in genere utilizzati come documentazione legale, il che rende la parte di autenticazione dell'identità una componente cruciale del processo di flusso di lavoro. Questo è vero sia per un ufficio di rivista scientifica e tecnologica che per altri tipi di uffici di editing di riviste in cui la veridicità di qualsiasi informazione documentata è fondamentale.


Parte 1. Come Autenticare Documenti Elettronici

Vari tipi di documenti, come trasferimenti di copyright, avvisi di assunzione, avvisi di tassa di layout e altri richiedono che il contenuto del documento sia legalmente convalidato utilizzando una firma o un sigillo. Anche l'autenticazione dell'identità del firmatario è importante. Come tale, ci sono due scopi chiave di una firma digitale su PDF:

1. Per assicurarsi che il documento sia rilasciato dall'autore o dalla redazione.

Una firma digitale PDF conferma il fatto che il documento è stato, infatti, rilasciato dall'autore o dalla redazione in questione. In altre parole, conferma la fonte delle informazioni per scopi legali come la proprietà del copyright, il riconoscimento formale dell'occupazione, ecc.

2. Per verificare che il file non sia stato modificato in alcun modo durante i trasferimenti di rete.

Un'altra funzione delle firme digitali PDF è quella di garantire che non siano state apportate modifiche non autorizzate al documento durante il transito. Poiché i documenti possono essere intercettati da altri o cadere nelle mani sbagliate, questo costituisce una parte importante del processo di convalida.


Parte 2. Panoramica delle Firme Digitali

Quindi, come fanno le firme digitali raggiungere tali standard di autenticazione? Per capire che abbiamo bisogno di sapere che cosa è una firma digitale e come l'autenticazione viene eseguita con una firma digitale. Diamo un'occhiata a questi due aspetti.

1. Definizione di Firma Digitale

Una firma digitale è molto simile a una firma autografa, ma va ben oltre in termini di sicurezza. Essenzialmente, consiste di una chiave privata e di una chiave pubblica che è generata da un algoritmo a chiave pubblica. Queste due chiavi sono matematicamente collegate l'una all'altra nel modo in cui una serratura e una chiave sono abbinate l'una all'altra. L'autenticazione dell'origine di un documento, insieme al suo stato e all'identità dell'autore, può essere effettuata confermando questa corrispondenza. In altre parole, se l'origine di un documento è autentica, la chiave pubblica corrisponderà alla chiave privata.

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2. Basi per l'Autenticazione

La chiave privata permette all'autore di un documento di convalidare se stesso e l'origine delle informazioni in quel documento. Quando la chiave pubblica accessibile dal destinatario di un documento corrisponde alla chiave privata, il documento viene autenticato. Naturalmente, l'intero processo dipende dal fatto che la chiave privata rimanga privata al proprietario della firma digitale. In caso contrario, non c'è garanzia che il documento sia autentico perché chiunque abbia accesso a quella chiave privata può generare una firma digitale per quella persona.

Per espandere l'analogia della serratura e della chiave, la chiave privata rappresenta essenzialmente la serratura, mentre la chiave pubblica rappresenta la chiave per aprire quella serratura. Se la chiave privata cade nelle mani sbagliate, può essere creata un'altra serratura, che può essere aperta dalla chiave pubblica, indicando così - erroneamente - che il proprietario originale della chiave privata ha autenticato quel documento.

La crittografia asimmetrica è solo uno dei metodi usati per proteggere un documento. Altri includono:

  • Codici password, PIN e password
  • TSP Validation
  • CA Validation
  • CRC
  • Checksum


Parte 3. Come Firmare un PDF

Le firme digitali in PDF possono essere generate da qualsiasi editor PDF tipo Wondershare PDFelement o Adobe Acrobat. Queste piattaforme possono anche generare firme elettroniche, che sono diverse dalle firme digitali ma sono anche legalmente valide. In questa sezione, vedremo come creare e applicare una firma digitale a un documento PDF utilizzando Wondershare PDFelement.

  • 1. Avviare PDFelement e fare clic su Apri nella pagina di benvenuto per importare il documento da firmare.
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  • 2. La barra degli strumenti ora mostrerà diversi strumenti di annotazione. Porta il mouse sopra l'ultimo e seleziona Crea firma nel menu a discesa.
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  • 3. Nella nuova finestra, è possibile disegnare una firma con il mouse o utilizzare la funzione di firma trackpad.
  • 4. Dopo aver creato la firma, fai clic su un'area del documento in cui vuoi che appaia la firma.
  • 5. Ora è possibile ridimensionare la firma utilizzando le maniglie del bordo della casella o portandovi il mouse e trascinandola in un'altra posizione nel documento.

Ora è possibile salvare il file e anche proteggerlo con una password per una maggiore sicurezza. La tua firma può ora autenticarti come l'autore delle informazioni in quel documento.


Parte 4. Qual è il Futuro delle Firme Digitali

Le firme digitali sono già ampiamente utilizzate in vari settori e campi. Agenzie governative come l'IRS le usano per elaborare le dichiarazioni dei redditi e altri processi transazionali. Il settore manifatturiero li utilizza per la garanzia della qualità, i contratti di vendita, ecc. Nel settore sanitario, le firme digitali vengono utilizzate per rafforzare la sicurezza dei dati e per raggiungere la conformità con rigorosi standard normativi come l'HIPPA. Le istituzioni finanziarie li usano per l'elaborazione di prestiti, le banche senza contanti, i contratti, i documenti assicurativi e così via. Anche le tecnologie blockchain come le criptovalute utilizzano le firme digitali per convalidare l'autenticità di una blockchain e la proprietà della valuta degli utenti.

Il mercato del supporto alla firma digitale è in rapida espansione e ha accelerato nel corso della pandemia, poiché sempre più aziende optano per i formati di documenti elettronici rispetto ai documenti cartacei tradizionali. Secondo ResearchAndMarkets, l'industria globale della firma digitale valeva 1,5 miliardi di dollari nel 2019. Entro il 2030, tale cifra dovrebbe espandersi a quasi 30 miliardi di dollari, crescendo a un tasso di crescita annuo composto o CAGR del 28,6% tra oggi e allora.

Quindi perché il mercato delle firme digitali sta crescendo così rapidamente? Il motivo principale è che offre diversi vantaggi rispetto alle firme fisiche tradizionali:

  • Risparmia Tempo - Le firme digitali possono essere applicate ai documenti online e condivise elettronicamente, risparmiando il tempo altrimenti necessario per firmare fisicamente un documento e inviarlo tramite corriere o posta.
  • Risparmia Denaro - L'utilizzo delle risorse fisiche può essere notevolmente ridotto passando alle firme digitali. Ciò include carta, spazio di archiviazione, costi di consegna, ecc.
  • Tracciabilità - Poiché le firme digitali generano audit trail, tali trail possono essere utilizzati per ridurre l'errore umano.
  • Marcatura Temporale - Dal momento che le firme digitali sono dotate di un timestamp se richiesto, svolge un ruolo cruciale in settori come le domande di brevetto, gli scambi azionari, ecc.
  • Salva il Pianeta - Contribuendo a ridurre l'uso della carta fisica, le firme digitali aiutano l'ambiente.
  • Accettazione Globale - Nel corso degli anni, quasi tutti i paesi del mondo sono arrivati ad accettare le firme digitali come prova legale valida in qualsiasi tribunale.

Pensieri Finali

Non tutte le firme digitali sono uguali. Ci sono essenzialmente tre classi di firme digitali basate sul potenziale impatto legale quando i dati corrispondenti sono compromessi.

Classe 1: Alta Severità - Queste firme digitali sono in genere utilizzate per l'emissione elettronica di biglietti, per i depositi giudiziari, per le aste elettroniche, ecc., dove il firmatario deve dimostrare la propria identità a un'autorità di certificazione prima di firmare il documento. In questi casi, le conseguenze delle informazioni compromesse sono spesso estreme.

Classe 2: Severità Moderata - Deposito fiscale, dichiarazioni GST, ecc. utilizzare questa classe di firma digitale. In questi casi, viene mantenuto un database di identità e l'identità del firmatario viene autenticata confrontando questo database.

Classe 3: Bassa Severità - Nei casi in cui l'impatto economico o giuridico dei dati è relativamente basso, si può ricorrere a tali firme. Esempi di ciò possono essere i documenti HR interni diffusi per il riconoscimento da parte dei dipendenti, ecc. Tuttavia, questa classe di firme digitali non può essere utilizzata per documenti commerciali legali come contratti di lavoro, accordi di non concorrenza, accordi di non divulgazione, ecc. qualora possa portare ad un giudizio da parte di un giudice o di un arbitro terzo.

PDFelement è una parte essenziale del flusso di lavoro aziendale perché non solo genera firme elettroniche e firme digitali, ma aiuta anche le aziende a digitalizzare e gestire i loro flussi di lavoro di documenti. Ecco alcune delle funzioni di PDFelement:

  • Modifica - I documenti PDF possono essere modificati prima di applicare una firma digitale, garantendo l'accuratezza e la validità dei dati contenuti nel file.
  • Creazione e Conversione di PDF - PDFelement può convertire più di 300 tipi di file in documenti PDF a scopo di sicurezza, condivisione, visualizzabilità, ecc. Può anche convertire i PDF in formati nativi come Word, Pages, HTML, Images, EPUB, ecc.
  • Annotazioni, Compilazione e Firma - Le annotazioni possono essere aggiunte a un file prima che sia firmato digitalmente, ma è anche possibile utilizzare una soluzione alternativa per creare una copia di un file firmato per l'annotazione senza modificare l'originale e violare l'autenticazione. Inoltre, PDFelement consente di compilare e firmare moduli digitali e autenticarli.
  • Sicurezza PDF - Per proteggere ulteriormente un documento firmato digitalmente, è possibile aggiungere una protezione con password come livello di sicurezza aggiuntivo. Ciò impedirà a chiunque di aprire il file o modificarlo, copiarlo o stamparlo. La crittografia può anche essere applicata a un lotto di file utilizzando la funzione Processo in blocco.

Con questi e tanti altri vantaggi che rendono PDFelement un'opzione validissima, non è sorprendente che le aziende stiano rapidamente scegliendo questa piattaforma. Ciò che la rende davvero attraente è che tutte queste funzionalità sono disponibili per una frazione del prezzo di un editor PDF premium. Inoltre, è facile da distribuire e ci sono versioni per iOS, Windows e Mac, rendendo facile per i dipendenti di un'azienda utilizzarlo su diversi dispositivi a casa, al lavoro o in viaggio.

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Salvatore Marin

staff Editor

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