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Come Proteggere i Documenti dei Clienti Lavorando da Remoto

Al giorno d'oggi, sono milioni le persone che eseguono la propria attività direttamente da casa. Per alcune si tratta di una condizione positiva, in quanto consente loro di passare più tempo con la famiglia e a casa. Ma altre percepiscono il lavoro da remoto come sfiancante, pesante, meno efficiente e meno sicuro. Per comprendere meglio la prospettiva della seconda fetta di persone è importante capire le origini della dinamica del lavoro da remoto. Cosa è cambiato, e perché lavorare da casa è così importante, ora come ora?

lavoro da remoto

Prima Parte. L'Importanza di Proteggere i Documenti Lavorando da Remoto

Quando è iniziato il processo di democratizzazione dell'accesso alla tecnologia, molte società hanno cominciato a considerare il lavoro da remoto come una possibilità concreta, e non più rappresentata da elevati costi di gestione. Tuttavia, c'erano ancora diverse problematiche da risolvere. Si pensava che lavorare da remoto riducesse le interazioni sociali tra lavoratori, peggiorasse il loro stato d'animo, ostacolasse la collaborazione e mettesse a rischio le informazioni aziendali.

Poiché è ora necessario adeguarsi a specifiche misure di distanziamento, le società hanno accelerato le attività di soluzione dei problemi relativi alle interazioni sociali e alla cooperazione. Come conseguenza, sempre più aziende investono ingenti quantità di denaro e impegno per ottimizzare l'organizzazione del lavoro da remoto e la formazione di impiegati e impiegate. C'è un pezzo che ancora manca a questo puzzle, ed è quello della sicurezza delle informazioni, che resta una preoccupazione più che viva per amministratori e dirigenti.

La violazione dei dati non è affatto uno scherzo. Secondo quanto stimato da alcune delle più rilevanti aziende di cyber-sicurezza degli Stati Uniti, il costo medio di una violazione dei dati, per le aziende di tutto il mondo, è di 3,86 milioni di dollari. Per fortuna, al giorno d'oggi esistono strumenti per la gestione documentale che utilizzano la crittografia per proteggere e tutelare i dati, consentendo alle aziende di tirare un sospiro di sollievo.

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Seconda Parte. Come Proteggere i Documenti dei Clienti Lavorando da Remoto

Nel lavorare da remoto, è spesso necessario inviare e ricevere informazioni tramite Internet. E qui sorge il problema, giacché le abitazioni dei lavoratori mancano delle infrastrutture di sicurezza installate negli uffici aziendali. Di conseguenza, ogni lavoratore deve prendere misure precauzionali per impedire che i dati dell'azienda finiscano nelle mani sbagliate.

Attacchi Malware: i malware sono dei piccoli software spesso caricati in modo non intenzionale su una rete, che poi vengono fatti scaricare agli ignari navigatori in modo ingannevole. Una volta nel sistema, i malware agiscono indisturbati e rubano dati senza che l'utente possa accorgersene. I malware basati su cripto-virologia sono specializzati nel bloccare l'accesso ai file coinvolti, salvo pagare una sorta di riscatto. Questi particolari malware sono altresì noti come "ransomware". Stando ai dati forniti dalle società di cyber-sicurezza degli Stati Uniti, ogni 11 secondi una nuova azienda finirà vittima di un ransomware nel 2022.

Phishing: il phishing è una tecnica di ingegneria sociale tramite la quale si ingannano le persone al fine di convincerle a condividere volontariamente informazioni personali, come le password per accedere a piattaforme social, servizi cloud o software aziendali. Di norma, il phishing viene effettuato tramite email, su forum o sui social network. Si stima che il 30% dei messaggi di phishing venga aperto dagli utenti riceventi, e che nel 12% di questi casi l'utente clicchi sul link o sull'allegato.

Metodo n. 1. Tutela delle Informazioni

Proteggere i documenti è un'attività che dovrebbe iniziare ben prima dell'invio o della condivisione. Al contrario, dovrebbe essere la massima priorità sin dal momento in cui si scrive la prima parola. Seguite i consigli esposti qui di seguito per tutelare al massimo i dati aziendali.

Utilizzo della Tecnologia PDF

La tecnologia PDF è nota per la sua capacità di garantire visualizzazione perfetta e precisa con qualsiasi dispositivo, ma questo non è l'unico vantaggio offerto. Alcuni software professionali, come PDFelement, supportano l'utilizzo di strumenti di cyber-sicurezza, utilizzando i quali è possibile stilare documenti confidenziali ultra sicuri, senza il timore che soggetti non autorizzati possano accedervi.

Aggiornamento

Tutti i software presentano vulnerabilità, ma affinché la casa di sviluppo possa occuparsi di risolverle (tramite un aggiornamento) è innanzitutto fondamentale che i tester o gli utenti le rilevino. Ricordatevi sempre di aggiornare sia il sistema operativo che i software che utilizzate, perché farlo può ridurre considerevolmente le possibilità che le informazioni aziendali vengano compromesse.

Solo Siti Sicuri

Ogni volta che navigate sul web, sinceratevi che le pagine visitate integrino un certificato SSL, che assicura la cifratura del traffico dei dati. Come fare? Molto semplice. Basta controllare che le URL dei siti abbiano il prefisso HTTPS al posto di HTTP.

Protezione Tramite VPN

Le VPN (Virtual Private Network; Reti Virtuali Private) si connettono a una rete che funge da filtro tra il computer e il fornitore internet utilizzato. In altre parole, una VPN è una sorta di intermediario che protegge dati inerenti all'identità e al luogo dell'utente, consentendo una navigazione su una rete sicura. Poiché le informazioni sono cifrate, anche ove un cyber-criminale dovesse mettervi le manacce su, non riuscirebbe ad accedervi. Bella comodità.

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Gestire i documenti PDF non è mai stato semplice come con PDFelement!

Metodo n. 2. Cifratura dei Documenti

La cifratura dei dati opera a partire dalla considerazione di ogni documento come un set di bit. Di questi bit viene prelevata una porzione che, insieme a una password impostata dall'utente, viene utilizzata come riferimento entro un algoritmo che rappresenta lo stato corrente del documento. I restanti bit vengono disposti in modo caotico e disordinato, in modo da ostacolare l'accesso alle informazioni. Al fine di riportare ordine nei dati è necessario fare uso del segmento di bit iniziale e della password impostata dall'utente.

La sicurezza delle chiavi crittografiche dipende dal numero di valori utilizzato per generarle. Ma già l'utilizzo di un segmento di appena 128 bit richiederebbe ai cyber-criminali migliaia di anni per risolvere l'algoritmo procedendo per tentativi ed errori (metodo Forza Bruta). È davvero meraviglioso poter far affidamento su programmi come PDFelement, che consentono di applicare questo genere di cifratura e, pertanto, tutelare i propri dati. Per di più, farlo è facilissimo!

Non bisogna fare altro che aprire il documento con PDFelement, cliccare sulla scheda "Proteggi", immettere una password nella sezione "Password di Apertura", selezionare il livello di cifratura e cliccare su "Salva"

password di apertura

Metodo n. 3. Restrizione dell'Accesso

La limitazione dell'accesso non è una pratica nuova. Persino Windows, come saprete, permette di assegnare permessi di lettura e scrittura. Quando si tratta di documenti testuali, è comune voler conferire ad alcuni utenti la possibilità di apportare modifiche o stampare i contenuti, per esempio. Ebbene, con PDFelement farlo è possibile e semplicissimo. Il software consente di assegnare permessi specifici per consentire solo alle persone autorizzate di leggere e modificare i documenti.

Basta selezionare il campo "Password per i Permessi", configurare le impostazioni desiderate, selezionare il livello di cifratura e cliccare su "Salva".

password per i permessi

Conclusioni

Lavorare da remoto è ormai diventata una necessità. Le aziende fanno del loro meglio per tenersi al passo con le attività, tutelando al contempo la sicurezza delle informazioni e degli impiegati, ma non sempre è facile. Le organizzazioni cyber-criminali lo sanno bene e si impegnano ad approfittare di queste vulnerabilità. Ecco perché, ora più che mai, è necessario prendere precauzioni in merito alla gestione delle informazioni. PDFelement è la soluzione definitiva a queste problematiche. È professionale, semplice da usare e garantisce la sicurezza dei dati in ogni circostanza. Grazie per aver letto e buon lavoro!