Prima di scoprire come aggiungere documenti a Google Drive, dobbiamo capire cos'è il prodotto e quali sono le sue funzionalità. Questo articolo offre una visione completa delle funzionalità di Google Drive, di come aggiungere documenti in Google Drive e della soluzione perfetta per gestire tutte le esigenze di flusso di lavoro dei documenti PDF. Cominciamo.
Presentazione di Google Drive
Google Drive fa parte di un vasto ecosistema di strumenti basati sul cloud, sviluppati da Alphabet, Inc. e precedentemente da Google, Inc. Il più popolare, di gran lunga, è Gmail, con una quota di mercato del 43% e 1,8 miliardi di utenti in tutto il mondo. Recentemente, tuttavia, Google Drive, il servizio di cloud storage associato, si è imposto all'attenzione di utenti aziendali e privati e ha già raggiunto oltre 1 miliardo di utenti e 5 milioni di aziende a partire dal 2022. Drive ha i suoi svantaggi, ma è ancora uno dei servizi di cloud storage più diffusi al mondo.
Come si aggiungono i documenti a Google Drive ?
Come aggiungere documenti a una cartella in Google Drive
Prima di tutto, è necessario un account Google, che chiunque può registrare. Una volta ottenuto, potete accedere a Drive accedendo al vostro account in una scheda del browser e facendo clic sull'icona della griglia in alto a destra, che in pratica è costituita da nove punti disposti in una griglia 3 x 3. Questo è il menu esteso per accedere a tutte le altre applicazioni e strumenti di Google.
Una volta entrati, ci sono un paio di modi per aggiungere un documento a Google Drive, a seconda del tipo di cartella a cui lo si vuole aggiungere. I processi sono essenzialmente gli stessi in termini di aggiunta, ma ci sono anche altre considerazioni, come si vedrà. Ecco tre diversi scenari :
Scenario 1 : come aggiungere documenti alla cartella "My Drive" di Google Drive
My Drive è la cartella predefinita di Google Drive. È il punto in cui si arriva quando si lancia Drive sul browser. Per aggiungere un documento a questa cartella è sufficiente trascinarlo dall'applicazione File Manager alla finestra del browser e rilasciarlo. C'è anche un altro modo :
1. Avviare Drive e accedere alla cartella My Drive, che è in realtà la visualizzazione predefinita.
2. All'interno, è possibile eseguire una delle due azioni :
a. Fare clic sul simbolo "+ New" in alto a sinistra e selezionare Carica file.
b. Fare clic sulla piccola freccia nera accanto a My Drive in alto (non a sinistra) e scegliere Upload File.
3. Entrambe le azioni apriranno la finestra di Esplora file o Finder, da cui si potrà scegliere il documento e fare clic su Apri o OK.
Scenario 2 : come aggiungere documenti a una cartella di Google Drive che si trova all'interno di My Drive
Se è stata creata una sottocartella all'interno di My Drive, è sufficiente aggiungere un paio di passaggi all'inizio del processo precedente:
1. Avviare Drive nel browser.
2. Fare doppio clic sulla cartella all'interno di My Drive. È possibile fare clic su di essa dalla visualizzazione dell'elenco di cartelle/file nel pannello centrale oppure espandere la voce di menu a sinistra Unità personale e fare clic sulla cartella desiderata.
3. Procedere come indicato nella sezione precedente.
Scenario 3 : Come aggiungere documenti alle cartelle condivise di Google Drive
La procedura è identica a quella descritta sopra, ma se non siete il proprietario della cartella condivisa, la vedrete solo nella sezione Condivisi con me del pannello di sinistra. Fate doppio clic sulla cartella per accedervi, quindi seguite i passaggi della sezione precedente.
Una cosa da ricordare sulle cartelle condivise di Google Drive è che l'accesso ad esse è basato sui permessi. Se il proprietario non ha condiviso la cartella con voi, non potete vederla e tanto meno accedervi. Anche se vi hanno concesso l'accesso, può trattarsi di uno dei tre livelli di autorizzazione :
● Visualizzatore - Consente di visualizzare solo i file. Non è possibile modificare, aggiungere o eliminare contenuti. Non è nemmeno possibile eliminare il contenuto della cartella.
● Commentatore - Questo livello consente di visualizzare e inserire commenti nel documento. Si applicano tutte le altre restrizioni
● Editor - Consente di accedere completamente al contenuto della cartella, ad eccezione della cartella stessa. Tuttavia, se necessario, è possibile condividere la cartella condivisa principale con qualcun altro.
La condivisione avviene facendo clic con il tasto destro del mouse su un file o una cartella e selezionando l'opzione Condividi. Si apre una finestra in cui è possibile invitare persone specifiche (ID e-mail) a visualizzare, commentare o modificare la cartella o il file, oppure generare un link di sola visualizzazione o con autorizzazioni di modifica complete. È inoltre possibile limitare l'accesso a questo link alle persone che non fanno parte dell'elenco di condivisione.
Quali azioni si possono eseguire dopo aver aggiunto i documenti a Google Drive ?
Esistono diversi modi per gestire un file una volta caricato su Drive. Ecco un elenco delle azioni più comuni che vengono eseguite regolarmente :
● Apertura o anteprima - Aprire il file con un'applicazione Google compatibile o un componente aggiuntivo di terze parti, oppure visualizzarlo in anteprima.
● Eliminare o rinominare - Eliminare il file dall'unità (spostare nel cestino) o modificarne il nome per poterne identificare il contenuto, ecc.
● Condividi - Se si dispone dell'autorizzazione di modifica per la cartella, è possibile condividere un file al suo interno facendo clic con il pulsante destro del mouse sul nome del file e selezionando Condividi, come descritto nella sezione precedente.
● Scaricare, spostare il file o farne una copia - È possibile scaricare i file in tutti i casi, ma se si dispone dei permessi di modifica, è possibile creare una copia del file e spostarla altrove o spostare il file originale stesso.
● Altre azioni - Si può creare un link o un codice embed per pubblicare il file su una pagina web, si può tradurre un documento modificabile, si possono attivare vari componenti aggiuntivi per gestire diversi tipi di file e per eseguire altre operazioni, e si può anche rendere un file disponibile per la modifica offline: le modifiche saranno sincronizzate quando sarà disponibile una connessione a Internet.
Come aggiungere documenti a Wondershare Document Cloud
Archiviazione cloud premium da 100 GB Firma elettronica di alta qualità Annotazione online collaborativa Condivisione di file facile e veloce
Wondershare Document Cloud
Mentre Drive è adatto all'archiviazione di un'ampia varietà di tipi di file, Wondershare Document Cloud è progettato specificamente per gestire i flussi di lavoro in PDF. Se lavorate principalmente con documenti PDF, potete utilizzare questo servizio sicuro. Il vantaggio maggiore, oltre all'accesso ai file da qualsiasi dispositivo connesso con un browser installato, è il servizio di firma elettronica PDF incluso in Wondershare Document Cloud. Vediamo come aggiungere documenti a questo esclusivo prodotto basato sul cloud.
Il processo di caricamento dei documenti
1. In qualsiasi browser supportato (Chrome, Edge, Mozilla, Safari, ecc.), accedere a Wondershare Document Cloud utilizzando un ID Wondershare. Se non ne avete già uno, potete creare un account gratuito da un altro prodotto Wondershare come PDFelement, Filmora, ecc.
2. Nella pagina principale, cercate e fate clic sul pulsante Carica file. Si trova sul lato destro della scheda del browser, sotto la dashboard e sopra l'elenco Recent Document Activity.
3. Selezionare i file PDF dal disco rigido locale e fare clic su OK o Apri per iniziare a caricarli. Una volta importati, appariranno nell'elenco Recent Document Activity.
Dopo aver caricato i file, è possibile eseguire le seguenti operazioni. Per visualizzare le opzioni disponibili, fare clic sull'icona del menu ... accanto a un file :
● Aprire e leggere i PDF
● Scaricatelo su qualsiasi altro dispositivo utilizzando il browser
● Rinominare il file per tenere traccia della versione, ecc.
● Rimuovere il file eliminandolo dal cloud
● Firme elettroniche - Esistono due modi per inviare un documento da far firmare ad altri :
○ Se è necessario che altri firmino la stessa copia del documento, utilizzare l'opzione Richiedi firme.
○ Se è necessario che più persone firmino individualmente sulle proprie copie del documento, utilizzare la funzione di invio massivo.
Estensione delle funzionalità di Wondershare Document Cloud con PDFelement Pro DC
Wondershare PDFelement Pro DC
Semplifica il tuo flusso di lavoro con Document Cloud per PDFelement.
Avere un servizio di archiviazione cloud esclusivamente per i PDF è ottimo, soprattutto se è dotato di un servizio di firma elettronica integrato. E se aveste anche un editor PDF professionale per aiutarvi a creare e controllare i vostri flussi di lavoro PDF in modo più completo ? È proprio così che PDFelement Pro DC può integrare Wondershare Document Cloud. È un robusto editor di PDF con una suite completa di funzioni ed è integrato con Document Cloud in modo da poter accedere al servizio online dall'interno dell'applicazione stessa.
Strumenti PDF disponibili in PDFelement Pro DC per Windows
● Possibilità di modifica completa : controllo di ogni contenuto dei file PDF, che si tratti di tabelle, grafici, link, immagini, blocchi di testo, piè di pagina o filigrana.
● Creare e convertire da PDF - Rendering accurato di centinaia di tipi di file in PDF o conversione di PDF in formati utili per poterli modificare con applicazioni native come MS Word per i file DOCX e Photoshop per i formati immagine.
● Sicurezza dei PDF - Aggiunta di password per limitare l'accesso e/o le modifiche, la copia e la stampa.
● Annotate - Comunicate in modo chiaro e nitido con strumenti di markup professionali e la possibilità di esportare le annotazioni.
● Moduli - Gestione end-to-end dei moduli, compresa la creazione, la conversione, l'estrazione dei dati, la compilazione e la firma.
● OCR - Riconoscimento accurato del testo in oltre 20 lingue diverse per convertire i file scansionati in PDF modificabili o per l'archiviazione.
● Processo batch - Perché perdere tempo nell'elaborazione di un file alla volta quando si può sfruttare la potenza dell'elaborazione in blocco ?
● Organizzate e ottimizzate - Sistemate i vostri PDF unendo o dividendo i file, riorganizzando le pagine, rimuovendo e aggiungendo intervalli di pagine, ecc.
Strumenti online disponibili in PDFelement Pro DC per Windows
La funzione di integrazione con il cloud consente di accedere a Document Cloud dall'interno del software, rendendo più comodo salvare e recuperare i PDF dal cloud e inviarli per la firma.
● Caricare i documenti aperti nel cloud utilizzando il pulsante Condividi.
● Scaricate e aprite un PDF dal cloud con il menu File → Apri
● Facendo clic su Firma elettronica nella scheda Protezione, il browser aprirà la scheda Firma per inviare il documento corrente per la firma.
L'esperienza multi-terminale
L'idea di aggiungere i documenti a Google Drive o a Wondershare Document Cloud è di consentire un'esperienza multi-terminale. Ciò significa che potete accedere ai vostri documenti e lavorarci indipendentemente dal dispositivo o dal tipo di schermo. Questo aspetto diventa ancora più importante nello scenario lavorativo odierno, dove il lavoro da remoto (work from home) è la norma piuttosto che l'eccezione. Inoltre, anche se lavoriamo in remoto, abbiamo tutti una "base station" che di solito è un PC, da qui la necessità di PDFelement Pro DC - per completare l'esperienza e renderla ibrida. Se a ciò si aggiunge un servizio di firma elettronica, si ottiene la combinazione ideale di strumenti per lavorare a casa, in ufficio o sul campo. Provate questi strumenti e diventate più produttivi che mai.